Slik skaper du en kultur for eksterne arbeidsgrupper
Slik bygger du opp en velfungerende arbeidsgruppe over flere tidssoner
En av de største bekymringene når man skal vurdere fjernarbeid, er den antatte negative effekten på kulturen. Arbeidsplasser har i så lang tid vært avhengige av at alle er på samme sted for å bygge en bedriftskultur, at det virker nedslående å forestille seg en desember uten den tradisjonelle julefesten på kontoret.
Nøkkelen til å bygge opp gode relasjoner ved fjernarbeid ligger i intensjonen. Du må jobbe mer for å finne felles interesser, ha meningsfulle møter og virkelig forstå hver enkelts synspunkter. Resultatet kan være et varig nettverk av gode venner som du kan stole på, uansett hvor reisene dine tar deg.
Det å skape en solid kultur for fjernarbeidsgrupper er avhengig av to ting:
- et tydelig sett med leveregler, som alle i selskapet er med på
- et godt system for møter, arrangementer og rutiner som sørger for at folk kommuniserer
Og ikke glem å bruke mye 😄 og 👍
Fem kulturregler for fjernarbeid
Når du tenker på en levende, bærekraftig kultur, tenker du kanskje ikke på regler. Men i dette tilfellet er reglene sosiale normer som gir deltakerne trygge rammer når de ankommer det velkjente kontoret. Det som er spesielt med normer, er at de er noe man sammen er enige om. Når alle er enige om reglene, bidrar de til tillit, forståelse og støtte.
Høres ikke det ut som et bra sted å jobbe?
- Empati er avgjørende. Gå alltid ut fra at intensjonen er god. Tonefall og nyanser blir borte i en chat, så det bidrar til å unngå misforståelser hvis du har som utgangspunkt at medarbeiderne dine mener godt.
- Vær åpen overfor andre. Hold viktig informasjon tilgjengelig for alle: Loggfør beslutninger fra sidechatter, spill inn videomøter, og ta notater som deles på offentlige områder.
- Asynkront er bra. Gjør det beste ut av kommunikasjon på tvers av ulike tidssoner. Planlegg: Ingen beslutninger skal tas i siste øyeblikk. Det kan virke som det er mer arbeid, men egentlig er det mer organisert.
- Forvent deg struktur. Opprett en prosess, struktur og agenda rundt møter og oppdateringer slik at alle kan følge med uansett hvor de befinner seg. Utnevn en møteleder og en referent for å sikre at viktige avgjørelser registreres skriftlig
- Forskjellige, men likeverdige. Godta den grunnleggende situasjonen: Alle arbeidsgruppemedlemmene i eksterne arbeidsgrupper er likeverdige, men de har forskjellige arbeidsopplevelser. Det er greit at medarbeidere på samme sted samles fysisk. Det viktige er at man er hensynsfull. Hvis det er et arrangement som betales av firmaet, bør fjernarbeidere bli tilbudt et alternativt gode.
For mer informasjon om hvordan samlokaliserte og eksterne arbeidsgrupper kan tilpasses hverandre, kan du se Trellos seks kulturbud for arbeidsgruppemedlemmer på kontoret og for de som jobber eksternt her.
Det var enkelt å legge til «Ønsk fjernarbeidet velkommen» i listen over teamverdiene våre, fordi det gjenspeiler den enorme innsatsen vi legger i Trello hver dag: Vi ønsker å forbedre måten folk jobber på. Det er mange gode teorier om hvorfor det er verdt å satse på fjernarbeid, men enda mer spennende er resultatene vi har oppnådd:
- Produktet er bedre. Ved at vi selv bruker Trello i eksterne arbeidsgrupper, kan vi bidra med et vell av ulike perspektiver og tøye grensene til samarbeidsfunksjonene.
- Personalet er bedre. Vi har funnet og tilpasset oss noen av bransjens beste folk fordi vi kan støtte medarbeidere på mer enn ett sted.
- Formålet vårt er klarere. Vi har en karakteristisk merkevare fordi vi er en tett sammenknyttet arbeidsgruppe. Ved å følge de beste standardene for kommunikasjon og samarbeid, reduserer vi avgrensinger og deler den kreative innsatsen i hele organisasjonen.Og så får vi alle spise kake. Alle får en kake levert der de er, på bursdagen sin.
- Michael Pryor, medgrunnlegger av Trello
Utarbeid et system for bevisst sosialisering
Gi både utadvendte og innadvendte muligheten til å snakke med medarbeiderne sine en meningsfull måte.
Her er tre typer sosiale interaksjoner som du enkelt kan legge til rette for, for den eksterne arbeidsgruppen:
Plenumsmøte for selskapet
Glem alle tanker om en tradisjonell kvartalsvis oppdateringstale. Det bør være et åpent forum for spørsmål, diskusjoner og (korte) arbeidsgruppepresentasjoner som avholdes minst én gang i måneden. Hvert av Trellos plenumsmøter starter med en gjennomgang av selskapets verdier, prioriteringer og ansattes milepæler. Deretter får nyansatte muligheten til å presentere seg. Resten av tiden fylles med punkter fra dagsorden som på forhånd er crowdsourcet fra selskapet.
Hvorfor fungerer plenumsmøter? De er varierte og gir energi, pluss at de er demokratiske. De avholdes til en fast tid, og du kan se hver enkelt persons ansikt på videoskjermen. Prøv å få til det i et rom med 100 stykker!
Heisann!
Etter hvert som selskap blir større, kan du ikke garantere at alle kjenner eller snakker med alle andre. Da kommer Roger inn i bildet – en 15-minutters tilfeldig inndeling av arbeidsgruppemedlemmer som møtes i en videokonferanse for å prate litt løst sammen.
Etter møtet blir det registrert et skjermbilde av medlemmene og hovedpunktene. Hvordan skulle du ellers få vite at Einar heller hamler opp med en fakkelkastende hummer på størrelse med en bataljon, enn 700 fakkelkastende bataljoner på størrelse med en hummer?
Hvorfor fungerer Roger? Det finner felles interesser og setter i gang samtaler som kan gjenopptas på det årlige eksterne treffet. Det gir en pause fra jobbsnakk og utvikler personlige relasjoner med regelmessige oppdateringer.
Eksterne arbeidsgrupper
Det er supert å fly alle ut til en eksotisk destinasjon og ha et stort arrangement for hele selskapet, men det er også dyrt. Det bør ikke være selskapets eneste måte å komme sammen på.
Du kan også dele erfaringer i en ekstern arbeidsgruppe med et «velg selv»-arrangement. Hos Trello gjøres dette ved at hele selskapet tar en sommerdag fri. Kontormedarbeidere som er samme sted, drar på stranden, og fjernarbeidere får et bidrag til å betale for sin eventyrutflukt.
Hvordan fungerer «velg selv»-arrangement? Vi kobler alle sammen med en hashtag og delt Trello-tavle fylt med minner og bilder som tas med på neste plenumsmøte.
Alle har samme (men forskjellige) muligheter til å ha det moro, og så knytte bånd over historiene etterpå. Finn ut mer
Fjernarbeid og det å kunne strukturere livet og leve hvor og hvordan man vil, er fantastisk! Denne fleksibiliteten er en styrke ved denne unike arbeidsformen.
Det er også superviktig å treffe arbeidsgruppen ansikt til ansikt. Møt arbeidsgruppemedlemmene fysisk hvis du har muligheten, ta en matbit og del minneverdige opplevelser.
- Stephen Olmstead, direktør for designpartnerskap, InVision
Trello har alt du trenger for å få ting gjort.
Bli en av millioner av mennesker som har blitt glad i Trello.