Tworzenie kultury w zespole zdalnym
Jak stworzyć efektywny zespół z osób pracujących w różnych strefach czasowych
Jedną z największych obaw związanych z tworzeniem środowiska sprzyjającego pracy zdalnej jest dostrzegalny szok kulturowy. Budując kulturę korporacyjną, pracodawcy od tak dawna polegali na wspólnej lokalizacji, że myśl o grudniu bez obowiązkowej świątecznej imprezy z ciasteczkami i lampką wina w biurze wydaje się wręcz niedorzeczna.
Tymczasem kluczem do nawiązania fantastycznych relacji zdalnych są chęci. Trzeba wysilić się bardziej, aby znaleźć wspólne obszary zainteresowania, organizować spotkania, które faktycznie coś wnoszą, i autentycznie zrozumieć punkt widzenia każdej osoby. Rezultatem może być trwała sieć prawdziwych przyjaciół, na których można polegać, bez względu na to, gdzie poprowadzą Cię koleje losu.
Utworzenie dobrze rozwiniętej kultury w zespole zdalnym wymaga dwóch rzeczy:
- Wyraźnego zbioru zasad postępowania, których cała firma będzie przestrzegać w 100%.
- Sensownego systemu spotkań, wydarzeń i zwyczajów, które pozwolą podtrzymać komunikację między ludźmi.
Nie można też zapomnieć o częstym używaniu 😄 i 👍
5 zasad kultury zdalnej, których należy przestrzegać
Myśląc o żywej, rozwijającej się samodzielnie kulturze, być może nie zastanawiasz się nad zasadami. Jednak w tym przypadku zasadami są normy społeczne, dzięki którym uczestnicy trafiają do oczekiwanego środowiska, gdy wkraczają do przysłowiowego biura. Tym co wyróżnia normy, jest fakt, że uzgadnia się je wspólnie. Wprowadzenie tych zasad w 100% pozwala budować zaufanie, zrozumienie i wsparcie.
Czy to nie brzmi jak świetne miejsce do pracy?
- Empatia to podstawa. Zawsze zakładaj pozytywne zamiary. Podczas rozmowy na czacie ton oraz niuanse umykają, dlatego przyjęcie założenia, że druga osoba jest do nas życzliwie nastawiona, pomaga uniknąć wszelkich potencjalnych nieporozumień.
- Zachowuj przejrzystość w relacjach z innymi. Zadbaj, aby każdy miał dostęp do ważnych informacji: rejestruj decyzje podejmowane na czacie, nagrywaj spotkania wideo i zawsze rób notatki do udostępnienia w przestrzeniach publicznych.
- Nie bój się asynchronicznej pracy. Opanuj komunikację obejmującą harmonogramy pracy osób rozproszonych po różnych strefach czasowych. Planuj z wyprzedzeniem, aby nie zostawiać żadnych decyzji na ostatni moment. Możesz odnieść wrażenie, że wymaga to większego nakładu pracy, ale w rzeczywistości jest to bardziej uporządkowane.
- Oczekuj konkretnej struktury. Ustal procedurę, strukturę oraz plan spotkań i przekazywania aktualności, aby każdy mógł je śledzić, niezależnie od miejsca, w którym się znajduje. Wyznacz osobę prowadzącą spotkanie oraz sekretarza, aby mieć pewność, że najważniejsze decyzje zostaną odnotowane na piśmie.
- Różni, a jednocześnie równi. Zaakceptuj ten podstawowy fakt: wszyscy członkowie zespołu zdalnego są równi, ale ich doświadczenia są różne. Jeśli osoby pracujące blisko siebie chcą się spotykać osobiście, to dobrze. Grunt to zachować takt. Jeśli organizujesz imprezę sponsorowaną przez firmę, zapewnij alternatywną korzyść osobom pracującym zdalnie.
Więcej informacji na temat równoważenia pracy zespołów lokalnych i zdalnych znajdziesz w artykule Trello na temat sześciu przykazań tworzenia kultury między członkami zespołów pracującymi w biurze oraz zdalnie, który jest dostępny tutaj.
Dodanie „opanowania pracy zdalnej” do naszej listy wartości zespołowych nie było trudne, ponieważ odzwierciedla wysiłki, jakie w szerszej perspektywie wkładamy na co dzień w rozwój Trello: chcemy usprawniać sposób, w jaki ludzie pracują. Powstało wiele wspaniałych teorii podkreślających zalety pracy zdalnej, jednak jeszcze ciekawsze są rezultaty, jakie udało nam się osiągnąć:
- Tworzymy lepszy produkt. Jako zespół zdalny korzystający z tworzonego przez siebie narzędzia przyglądamy się mu z wielu różnych perspektyw i do granic możliwości wykorzystujemy funkcje współpracy, jakie oferuje.
- Rozwijamy nasz talent. Udało nam się pozyskać i zatrzymać najlepszych specjalistów w branży, ponieważ możemy zapewnić im wsparcie w wielu różnych miejscach.
- Nasz cel nabiera kształtu. Nasza marka się wyróżnia, ponieważ nasz zespół ściśle ze sobą współpracuje. Dążąc do osiągania najwyższych standardów w dziedzinie komunikacji i współpracy, eliminujemy izolację oraz udostępniamy efekty naszej pracy twórczej na poziomie całej organizacji. No i wszyscy zajadamy się tortem. W swoje urodziny każdy otrzymuje tort prosto pod drzwi.
- Michael Pryor, współzałożyciel Trello
Utwórz system na potrzeby kontaktów towarzyskich
Daj ekstrawertykom i introwertykom równe szanse na wartościową rozmowę ze współpracownikami.
Poniżej przedstawiono kilka rodzajów interakcji społecznych, które można w łatwy sposób zorganizować dla zespołów zdalnych:
Spotkanie zarządu z pracownikami
Pozbądź się wszelkich wyobrażeń opartych na tradycyjnych kwartalnych przemowach dotyczących bieżących spraw. To środowisko powinno stanowić otwarte forum do zadawania pytań, dyskusji oraz (krótkich) prezentacji zespołów, które zwołuje się co najmniej raz w miesiącu. W Trello każde spotkanie zarządu z pracownikami zaczyna się od przeglądu wartości i priorytetów firmy oraz rocznic pracowniczych. Następnie przedstawiają się nowi członkowie zespołu. Pozostałą część godziny wypełniają punkty harmonogramu wyznaczone wcześniej w firmie przez crowdsourcing.
Dlaczego spotkania zarządu z pracownikami się sprawdzają? Są starannie wyselekcjonowane, dynamiczne, a jednocześnie mają demokratyczny charakter. Organizuje się je według ustalonego harmonogramu, a każdy widzi twarze innych członków zespołu na swoim ekranie. Spróbuj zrobić to samo w pomieszczeniu, gdzie znajduje się setka ludzi!
Dzień dobry, panie Kowalski
Jako że firma się rozwija, nie można zagwarantować, że wszyscy będą się znali i ze sobą rozmawiali. Wprowadź zabawę w „Pana Kowalskiego”, polegającą na cotygodniowym 15-minutowym spotkaniu na czacie wideo członków zespołu podzielonych losowo na grupy, którzy mają… po prostu ze sobą porozmawiać.
Po zakończeniu sesji zapisuje się zrzut ekranu uczestników i najważniejsze informacje. Jak inaczej moglibyście się dowiedzieć, że Marcin wolałby walczyć z jednym dzierżącym pochodnię chomikiem wielkości człowieka niż z 700 dzierżącymi pochodnie ludźmi wielkości chomików?
Dlaczego zabawa w „Pana Kowalskiego” się sprawdza? Pozwala odkryć wspólne zainteresowania i zainicjować rozmowy, które następnie można kontynuować w trakcie dorocznych imprez firmowych. Daje moment wytchnienia od rozmów o pracy i wytwarza pewien stały rytm nawiązywania relacji osobistych.
„Wypady” zespołów zdalnych
Zafundowanie wszystkim podróży do egzotycznego miejsca i zorganizowanie wielkiej firmowej imprezy integracyjnej jest fantastyczne, ale też kosztowne. Nie powinno to być jedyne rozwiązanie na integrację pracowników firmy.
Jako zespół zdalny możecie również dzielić się wrażeniami, inicjując przygodę firmową na zasadzie „wybierz coś dla siebie”. W Trello polega to na zorganizowaniu latem dla całej firmy dnia wolnego, w trakcie którego pracownicy biurowi będący na miejscu udają się na plażę, a pracownicy zdalni otrzymują dietę na pokrycie wydatków związanych ze zorganizowaniem sobie własnej przygody.
Dlaczego wydarzenie typu „wybierz coś dla siebie” się sprawdza? Integrujemy wszystkich za pomocą hashtagu i wspólnej tablicy w Trello, wypełnionej krótkimi opisami i zdjęciami, które przeglądamy przy okazji kolejnego spotkania pracowników z zarządem.
Każdy ma jednakową (a jednocześnie odmienną) możliwość rozrywki, a powstałe w związku z tym historie stają się podstawą do zacieśniania relacji między nami. Dowiedz się więcej
Praca zdalna i związana z nią możliwość organizowania własnego życia w dowolny sposób i w dowolnym miejscu, całkowicie po swojemu, są wspaniałe! Ta elastyczność jest zaletą tego unikatowego stylu pracy.
Niezwykle ważne są również kontakty twarzą w twarz z członkami zespołu. Jeśli macie możliwość, spotkajcie się osobiście, zapoznajcie się i dzielcie się niezapomnianymi chwilami.
- Stephen Olmstead, wiceprezes ds. relacji partnerskich z projektantami, InVision
Trello ma wszystko, czego potrzebujesz, aby realizować zadania.
Dołącz do milionów osób, które doceniły Trello.