Como criar uma comunicação e uma colaboração fortes com uma equipe remota
Práticas recomendadas para discussões virtuais e reuniões por vídeo.
A comunicação da equipe remota exige duas coisas básicas: consideração cuidadosa e algumas adaptações para o escritório virtual.
À medida que mais equipes se tornam digitais e trabalham em regime remoto, é importante lembrar que os tipos diferenciados de comunicação que existem no escritório nem sempre correspondem aos tipos on-line.
Estabelecer algumas regras básicas para a comunicação da equipe é muito importante para garantir que a equipe seja produtiva e feliz.
É importante estabelecer regras de comunicação em conjunto no momento de criação do código de conduta de time que inclua tanto os times como aquilo que eles querem.
Quando a gente usa chats? Por que a gente escreve e-mails? Em que momento a gente atende o telefone? Essas respostas devem ser um esforço conjunto e refletir os esforços do time em vez de esforços individuais.
- Beat Bühlmann, gerente geral da EMEA, Evernote
O contexto é soberano quando o trabalho é remoto
Na comunicação digital, nunca se sabe exatamente o que a outra pessoa está fazendo naquele momento. Ela pode estar sentada à mesa assim como você, ou pode estar correndo apressadamente para uma reunião de vendas, apenas respondendo “Sim” à sua pergunta sem maiores detalhes porque não tem tempo.
Sem entender o contexto da outra pessoa, você pode pensar que ela não se importa com o problema que você levantou, quando na verdade ela está apenas correndo para pegar um táxi em San Francisco (o que não é simples).
Com as informações sobre o contexto dessa pessoa, de repente as respostas secas fazem sentido: não é que seu colega de trabalho não se importe, ele apenas está indisposto no momento.
Acrescentar o contexto antes da comunicação pode ajudar a evitar qualquer problema de comunicação quando a situação está fora do comum. Informe os membros da equipe quando você estiver concentrado trabalhando em um projeto e não puder responder a perguntas na hora. Comunicar em excesso é sempre melhor do que fazer suposições.
As ferramentas podem mascarar a intenção e a humanidade das pessoas envolvidas.
Estabelecer regras de base para o trabalho remoto
Se você já está trabalhando em uma equipe remota, é provável que ela tenha um rol de ferramentas favoritas. A pergunta importante a fazer a si mesmo é como e quando usar essas ferramentas para transmitir as informações certas. Todas essas considerações podem ser resumidas a uma pergunta simples que poupa muito tempo e energia mental.
A informação é urgente? Caso seja, vá para o chat; caso contrário, use o Trello.
Por exemplo, se você tem uma atualização de projeto que não é urgente, chamar as pessoas no chat pode causar distração e fazer com que saiam do ótimo estado de concentração zen que elas passaram o dia todo tentado alcançar.
Quando usar ferramentas de chat vs. videochamadas como trabalhador remoto
Compreenda estas quatro verdades:
- As ferramentas podem mascarar a intenção e a humanidade: tenha em mente que, do outro lado do chat, há um ser humano com sentimentos e reações.
- Se você tiver feedback construtivo para dar, use videochamadas para que suas intenções fiquem claras.
- Devido à ausência de sinais verbais e emocionais: uma pessoa pode perceber uma conversa por chat como discussão, enquanto outra a percebe como debate.
- O ressentimento vai ficando acumulado com o tempo devido a problemas subjacentes não resolvidos. A comunicação digital traiçoeira pode gerar mal-entendidos e mágoas.
A melhor forma de cortar o mal pela raiz é reconhecer a humanidade dos membros da equipe vendo o rosto deles em videochamadas. É um divisor de águas.
Reuniões em um mundo remoto
As reuniões têm má reputação, mas nada é mais eficiente do que uma reunião em que todas as partes interessadas sabem o que está sendo discutido, quanto tempo ela vai durar e o que preparar. Como ter uma reunião assim?
Se…
Você quer que cada pessoa na reunião sinta que sua contribuição está em pé de igualdade…
Então…
Não reúna pessoas que estão no mesmo lugar em torno de uma tela de sala de conferências para conectar as pessoas remotas como fotos de chat gigantes.
Por quê?
É difícil acompanhar conversas em termos visuais (tentando ver quem está falando) e de áudio (com distâncias variáveis do microfone).
Para fazer com que a colaboração funcione para todos, existe uma regra fundamental: a menos que todas as pessoas estejam na mesma sala, todas as reuniões são realizadas por videoconferência.
Todo mundo já entrou em uma chamada apenas para ouvir uma sala cheia de ruído, eco e conversas paralelas do outro lado. É uma experiência terrível. Então, quando uma pessoa está “remota” para uma reunião, todo mundo está.
A gente segue algumas diretrizes para minimizar as interrupções e garantir chamadas produtivas e de alta qualidade:
- Dê a todos os funcionários ótimos fones de ouvido para evitar má qualidade de áudio.
- Faça da conexão de Internet confiável uma prioridade tanto para escritórios locais quanto para contextos remotos.
- Desenvolva (e siga!) uma etiqueta para videochamadas.
- Silencie o microfone quando você não estiver falando, mantenha o vídeo ligado para manter a participação e evite receber chamadas quando estiver em um café barulhento.
- Justine Jordan, vice-presidente de marketing, Litmus
Cada pessoa deve se sentir igualmente representada e presente na reunião.
Se…
Você quer ajudar a equipe remota a criar um vínculo…
Então…
Aloque partes da reunião para conversar sobre atividades não relacionadas ao trabalho, jogos para quebrar o gelo e atualização sobre fofocas da empresa.
Por quê?
Manter a positividade incluindo uma seção “Conquistas da equipe” é uma ótima estratégia para os membros destacarem as contribuições uns dos outros.
A seção “Fofoca” ajuda todos a se sentirem conectados à empresa.
Se…
Você quer evitar reuniões em que as pessoas se estendam em monólogos que parecem intermináveis…
Então…
Use um quadro do Trello para criar estrutura e participação democratizada.
Por quê?
Os membros da equipe precisam conhecer a estrutura, o ritmo e as expectativas das reuniões de equipe.
Qualquer um pode adicionar um cartão à lista “Discutir durante a reunião” a qualquer momento.
O Trello tem tudo o que você precisa para fazer acontecer.
Faça parte dos milhões de pessoas que se apaixonaram pelo Trello.