Skapa en kultur för distansgrupper
Hur du bygger upp ett framgångsrikt team inom flera tidszoner
Ett av de största problemen när företag överväger distansvänligt arbete är den upplevda negativa effekten på kulturen. Arbetsplatser har förlitat sig på att vara på samma ställe för att bygga upp företagskulturen så länge att det känns dystert att tänka på december utan den typiska kontorsjulfesten med glitter och bål.
Hemligheten för att skapa bra distansrelationer är att göra det avsiktligt. Du måste arbeta hårdare för att hitta gemensamma intressen, ha meningsfulla möten och verkligen förstå varje persons perspektiv. Resultatet kan bli ett varaktigt nätverk med riktiga vänner som du kan lita på, oavsett vart dina resor tar dig.
Det krävs två saker för att skapa en stark kultur för distansteam:
- En tydlig uppsättning ”regler att leva efter” som hela företaget följer.
- Ett hälsosamt system med möten, evenemang och vanor som gör att människor kommunicerar.
Och glöm inte att använda en massa 😄 och 👍.
5 regler för distansarbete att följa
När man tänker på en energisk, självständig kultur kanske man inte tänker på regler. Men i det här fallet är regler sociala normer som ger deltagarna den förväntade upplevelsen när de kommer till ”kontoret”. Det speciella med normer är att de är vedertagna. När alla tror på dem skapar regler tillit, förståelse och stöd.
Låter inte det som ett bra ställe att jobba på?
- Empati är avgörande. Utgå alltid från att människor har goda avsikter. Tonlägen och betydelsenyanser kan gå förlorade i en chatt. Att anta att din kollega vill dig väl kan därför bidra till att reda ut eventuella missförstånd.
- Var öppen med andra. Låt viktig information vara tillgänglig för alla: chattbeslut på loggsidan, spela in videomöten och gör alltid anteckningar för att dela på offentliga platser.
- Det är okej att vara asynkron. Välkomna kommunikation från arbetsscheman i olika tidszoner. Planera framåt: Inga beslut fattas i sista minuten. Det kan se ut som extraarbete, men det är faktiskt mer organiserat.
- Förvänta dig struktur. Upprätta ett tillvägagångssätt, en struktur och en dagordning för möten och uppdateringar så att alla kan följa med – oavsett var de befinner sig. Utse en mötesledare och skribent för att säkerställa att viktiga beslut antecknas skriftligen
- Olika men jämlika. Acceptera denna grundläggande verklighet: Alla teammedlemmar är likvärdiga, men deras erfarenheter skiljer sig åt. Det är okej för teammedlemmar som arbetar på samma plats att träffas. Det viktiga är att visa hänsyn. Om det rör sig om ett företagssponsrat evenemang kan du ge distansarbetarna en alternativ förmån.
Mer information om att skapa balans mellan team som arbetar på kontoret och de som arbetar på distans finns i Trellos sex budord för kontors- och distansarbetande teammedlemmar, som du hittar här.
Att lägga till ”Välkomna distansarbete” på listan över teamvärden var enkelt, eftersom det återspeglar den bredare insatsen vi gör för Trello varje dag – vi vill förbättra människors sätt att arbeta. Det finns många bra teorier om varför distansarbete är värt det, men ännu mer spännande är de resultat vi har upplevt:
- Vår produkt är bättre. Genom att stärka Trello som ett distansteam tar vi in massor av perspektiv och flyttar gränserna för samarbetsfunktionerna.
- Vår kompetens är större. Vi har lyckats hitta och introducera några av de bästa människorna i branschen eftersom vi kan ge dem möjlighet att jobba på mer än en plats.
- Vårt syfte är tydligare. Vi har ett tydligt varumärke eftersom vi har ett sammanhållet team. Genom att följa de bästa standarderna för kommunikation och samarbete minimerar vi silos och våra kreativa ansträngningar delas i hela organisationen.Och vi får alla äta tårta. Alla får en tårta levererad på sin födelsedag.
- Michael Pryor, en av grundarna av Trello
Skapa ett system för medveten socialisering
Ge både extroverta och introverta människor chansen att chatta med sina kollegor på ett meningsfullt sätt.
Här är tre typer av sociala interaktioner som du enkelt kan ordna för ditt fjärranslutna team:
Allmän sammankomst för hela företaget
Glöm alla föreställningar om det traditionella kvartalsvisa uppdateringstalet. Detta ska vara ett öppet forum för frågor, diskussioner och (korta) teampresentationer som äger rum minst en gång i månaden. Alla stormöten på Trellos inleds med en genomgång av företagets värderingar, prioriteringar och de anställdas årsdagar. Sedan får nyanställda presentera sig. Resten av timmen är fylld med dagordningsartiklar som samlats in från företaget i förväg.
Varför fungerar stormötet så bra? Det är välorganiserat, stimulerande och dessutom demokratiskt. Det äger rum enligt ett fastställt schema och du får se alla personers ansikten på deras egna videoskärmar. Försök göra det i ett rum med 100 personer!
Tjena Roger!
I takt med att företag växer går det inte att garantera att alla känner eller pratar med alla. Låt oss presentera Roger, en 15 minuter lång sammankomst med slumpmässigt utvalda teammedlemmar som deltar i en videochatt för att göra just det: bara chatta.
Efter sessionen loggas höjdpunkterna och en skärmbild av deltagarna. Hur skulle du annars få veta att Anders hellre lyfter ett ton än tar ton i en kör?
Varför fungerar Roger så bra? Det visar gemensamma intressen och får igång samtal på det årliga besöket. Det ger en paus från arbetssamtal och bygger upp personliga relationer i lagom takt.
Sammankomster för distansteam
Att flyga alla till en exotisk plats och ha ett stort teambuildingevent är fantastiskt, men också dyrt. Det bör inte vara ditt företags enda lösning för att samlas.
Du kan också dela erfarenheter som ett distansteam med ett eget företagsäventyr. På Trello innebär detta en ledig sommardag för hela företaget, under vilken samlokaliserade kontorsmedlemmar beger sig till stranden, medan distansarbetare får ett stipendium för att anordna ett eget äventyr.
Varför fungerar ett eget evenemang så bra? Vi sammanför alla med en hashtag och en delad Trello-tavla fylld med sammanfattningar och bilder som granskas vid nästa stormöte.
Alla har samma (men en annorlunda) möjlighet att ha lite kul, och sedan minnas upplevelserna tillsammans. Lär dig mer
Att arbeta på distans, strukturera ditt liv och leva var och hur du vill är fantastiskt! Flexibiliteten är en styrka i denna unika arbetsstil.
Det är också superviktigt att du träffar ditt team i verkligheten. Om du har möjlighet är det viktigt att du träffar dina teammedlemmar i verkligheten, sitter ner för en måltid tillsammans och delar minnesvärda upplevelser.
- Stephen Olmstead, vice VD för designpartnerskap på InVision
Fler artiklar om distansarbete
Trello har allt du behöver för att få jobbet gjort.
Bli en av de miljoner människor som älskar Trello.