ขจัดความเชื่อผิด ๆ เกี่ยวกับการทำงานระยะไกล: เคล็ดลับและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

การทำงานระยะไกลมีชื่อเสียงที่ไม่ดี แต่มันสมควรแล้วเหรอ

เมื่อพูดเรื่องการทำงานระยะไกล ไม่ใช่เรื่องแปลกที่หลายคนจะรู้สึกกังขาในทันที คำพูดที่มักได้ยินได้แก่:

"มันใช้งานกับระบบของเราไม่ได้หรอก"

"มันฟังดูดีในทางทฤษฎี แต่คนที่ทำงานระยะไกลไม่สามารถมาประชุมได้ และจะไม่เคยมีข้อมูลครบถ้วนเลย"

"ใช่ เราลองแล้ว แต่มันไม่ได้ผล ส่วนทีมระยะไกลสุดท้ายก็ถูกไล่ออก"

"คุณจะรู้ได้ยังไงว่าพนักงานไม่ได้อู้งาน"

อึ๋ย

ข้อความเหล่านี้ต่างอ้างอิงมาจากสมมติฐานที่ไม่ถูกต้องหรือกระบวนการที่ล้มเหลว การทำงานระยะไกลมีชื่อเสียงที่ไม่ดีทั้งที่ในความจริงแล้วปัญหาที่เกิดล้วนแต่สามารถบ่งชี้สาเหตุจากพฤติกรรมและนโยบายต่าง ๆ ได้โดยง่าย

การทำงานระยะไกลที่มีประสิทธิภาพต้องเริ่มจากระดับสูง เมื่อผู้นำวัฒนธรรมของบริษัทแก้ไขพฤติกรรมที่ไม่เป็นมิตรกับการทำงานระยะไกลและเริ่มใช้กระบวนการที่เปิดกว้างต่อทุกฝ่าย ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นก็จะค่อย ๆ แผ่ขยายลงไปเป็นประสบการณ์ความสำเร็จสำหรับทุกคน

เรื่องเล่า #1

"คนทำงานระยะไกลเป็นจอมอู้"

มีความคิดกันว่า ถ้าคุณไม่ได้มองเห็นใครนั่งทำงานอยู่ที่โต๊ะตรงหน้า คนคนนั้นไม่มีทางทำงานอะไรเสร็จ

พนักงานทุกคนไม่ว่าจะทำงานอยู่ที่ไหนก็อาจอู้งานได้ ถ้าหากผู้จัดการไม่ได้สื่อสารความคาดหวังและเวลาที่กำหนดให้เหมาะสม หากพนักงานเข้าใจว่าเราต้องรับผิดชอบงานอะไร (เป้าหมาย) และจะต้องทำให้เสร็จเมื่อไหร่ (เวลาที่กำหนด) และทำงานตามกำหนดดังกล่าว (พร้อมอัปเดตอย่างสม่ำเสมอ) พนักงานคนดังกล่าวก็ไม่ควรได้ชื่อว่าเป็นคนอู้ ไม่ว่าเขาจะทำงานจากที่ไหนก็ตาม ทีมที่ให้รางวัลกับผลลัพธ์ที่ได้จะดึงดูดและรักษาบุคลากรที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพไม่ว่าจะอยู่ที่ใดไว้ได้

เคล็ดลับ: นอกเหนือจากการใช้เครื่องมือแชทสำหรับการสนทนาอย่างเร่งด่วนแล้ว ผู้จัดการยังควรมีการตรวจเช็คสถานะรายสัปดาห์ผ่านวิดีโอคอลกับพนักงานสายตรงในทีมของตนเพื่อตอบคำถามและเรียนรู้ปัญหาที่เกิดขึ้น

อย่าทำงานที่เตียง
เมื่อฉันเริ่มทำงานจากระยะไกลเต็ม 100% ที่ Buffer ฉันตั้งกฎสำหรับตัวเองว่าฉันจะไม่ทำงานจากเตียงด้วยเหตุผลต่อไปนี้:
การนอนหลับกลายเป็นเรื่องยากเพราะการทำงานจากบนเตียงทำให้ความเชื่อมโยงในใจระหว่างห้องนอนกับการนอนหลับถดถอยลง
คุณอาจจะเริ่มรู้สึกเหมือนอยู่ที่ทำงานเสมอและสูญเสียสถานที่ที่เรียกว่าบ้านไป
คุณภาพการนอนหลับของคุณจะลดลงเพราะการใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ก่อนนอนจะลดเมลาโทนินที่คุณต้องการในการนอนหลับ

- Hailley Griffis นักการตลาดของ Future of Work, Buffer

เรื่องเล่า #2

“พนักงานระยะไกลต้องเป็นฝ่ายพิสูจน์อยู่เสมอว่าพวกเขากำลังทำงาน”

พนักงานระยะไกลจำนวนมากรู้สึกว่าพวกเขาจำเป็นต้อง “เป็นที่มองเห็นได้” ในพื้นที่ทำงานดิจิทัลของพวกเขาอย่างต่อเนื่องเพื่อ “พิสูจน์” ว่าพวกเขากำลังทำงานอยู่ พวกเขารู้สึกจำเป็นที่จะต้องเข้าร่วมการพูดคุยทุกครั้งในแชท หรือไม่สามารถปล่อยให้การแจ้งเตือนค้างอยู่นานกว่าสองสามนาทีได้โดยไม่ตอบ

ความกดดันนี้เพิ่มความวิตกกังวลโดยไม่จำเป็น แทนที่จะสามารถโฟกัสกับการทำงานได้โดยไม่วอกแวก พนักงานกลับต้องกังวลอย่างต่อเนื่องว่าการมีส่วนร่วมของพวกเขาถูกมองแบบไหน

นัยความเชื่อเหล่านี้คือแนวคิดที่ว่าพนักงานระยะไกลเป็น “คนอื่น” หรือต่างจากเพื่อนร่วมงานคนอื่น ๆ ด้วยเหตุผลบางอย่าง ถ้าพนักงานระยะไกลรู้สึกกดดันที่จะต้องเป็นที่มองเห็นได้ ก็เป็นไปได้ว่าจะเกิดจากความคิดที่ว่าพวกเขาไม่ได้ถูกมองว่ามีคุณค่าในระดับเดียวกับพนักงานในสำนักงาน

เคล็ดลับ: ความวิตกกังวลเหล่านี้จะบรรเทาลงเมื่อการทำงานระยะไกลเป็นเรื่องปกติทั่วทั้งบริษัท เพื่อนร่วมงานเหล่านี้ไม่ได้แตกต่างหรือด้อยกว่า (พวกเขาอาจพบสิ่งรบกวนน้อยลงอีกด้วย) ทุกคนควรระบุเวลาในการ “โฟกัสกับการทำงาน” ในปฏิทินของพวกเขา หรือใช้การอัปเดตสถานะในเครื่องมือแชทเพื่อระบุความพร้อมของตน

พนักงานระยะไกลก็ตื่นขึ้นมาทำงานทุก ๆ วันเช่นเดียวกับคนอื่น ๆ เพียงแต่พวกเขาอาจจะมีการเดินทางที่สั้นกว่า!

เรื่องราว #3

การทำงานระยะไกลคือหายนะของวัฒนธรรมองค์กร

บางคนอาจระแวงทีมระยะไกลเพราะกลัวการขาดความสนิทสนมกันในทีม จริงอยู่ที่ทีมระยะไกลนั้นจะไม่มีช่วงเวลาฮาเฮในห้องชงกาแฟหรือการ "หยุดยืนคุย" ที่ทางเดิน แต่การวางแผนที่มีประสิทธิภาพก็สามารถแทรกช่วงเวลาการเข้าสังคมเหล่านี้ไปในบรรยากาศการทำงานระยะไกลได้

เคล็ดลับ: จากการที่เราสามารถแลกเปลี่ยนสัญญาณนอกเหนือจากคำพูดได้ถึง 10,000 สัญญาณต่อนาทีในการพูดคุยกันต่อหน้า เครื่องมือการประชุมทางวิดีโอจึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการสร้างความสัมพันธ์กับผู้อื่น คุณสามารถจัดกิจกรรมการสร้างทีมผ่านวิดีโอที่เข้ากับจุดแข็งของการทำงานระยะไกลขึ้นได้ เช่น การแบ่งปันวิวที่มองเห็นจากสำนักงานของแต่ละคนหรือการแนะนำแมวของแต่ละคนให้รู้จักกันก่อนนั่งชมมิตรภาพขนปุยที่เกิดขึ้น

อันที่จริงเราเคยเขียนบทความไว้บทความหนึ่งเกี่ยวกับเคล็ดลับสำหรับวัฒนธรรมองค์กรให้กับคู่มือนี้แล้ว อ่านเพิ่มเติมได้ที่นี่

เรื่องเล่า #4

“พนักงานระยะไกลสามารถทำงานได้ตลอดทั้งวัน”

การสรุปไปว่าเพราะใครสักคนอยู่ที่บ้านตลอดเวลา เขาจึงพร้อมจะตอบคำถามเรื่องงานอย่างรวดเร็วได้ตลอดเวลา นี่เป็นเรื่องไม่จริงอย่างไม่ต้องสงสัย

หนึ่งในแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการทำงานระยะไกลที่ใช้กันมากที่สุดคือการกำหนดเวลาการทำงานที่ชัดเจนเช่นเดียวกับการทำงานในสำนักงาน พนักงานระยะไกลควรตัดสินใจ (และสื่อสาร) ชั่วโมงทำงาน พักรับประทานอาหารกลางวันอย่างเหมาะสม และปิดคอมแล้วลุกออกจากพื้นที่ทำงานเวลาที่ใช้ชีวิตปกติภายในบ้าน การแยกชีวิตส่วนตัวและงานออกจากกันยังคงเป็นไปได้อยู่แม้ว่าสำนักงานของคุณจะอยู่ภายในบ้านก็ตาม!

เคล็ดลับ: ติดตามความพร้อมวันทำงานบนบอร์ดของทีมที่มีข้อมูลสำคัญอื่น ๆ รวมอยู่ด้วย หากยังไม่ชัดเจนว่ามีใครว่างอยู่ ณ ตอนนั้นหรือไม่ คุณสามารถตรวจสอบการ์ดอีกครั้งเพื่อความแน่ใจได้!

กำหนดจังหวะให้ตัวเอง
การทำงานระยะไกลหมายความว่าคุณจะมีช่วงเวลาแห่งความเงียบสำหรับจดจ่อกับการทำงานที่ต้องใช้สมาธิเป็นส่วนใหญ่ แต่การทำงานที่ต้องโฟกัสอย่างมากนั้นใช้พลังงานมหาศาล! กำหนดช่วงพัก 5 นาทีไว้ในแต่ละวันของคุณเพื่อเดินไปรอบ ๆ บริเวณ โทรหาแม่ กอดแมวของคุณ ดูแลตัวเองเพื่อให้คุณมีพลังเหลือในวันศุกร์ที่จะสนุกกับเวลาส่วนตัวของคุณ

- Sarah Goff-Dupont หัวหน้านักเขียนของ Atlassian ซึ่งทำงานระยะไกลจากมินเนโซตา