如何与远程团队建立强大的沟通与协作
虚拟讨论和视频会议的最佳实践。
远程团队沟通需要具备两个基本要素：深思熟虑和适当调整以适应虚拟办公室。
随着越来越多的团队走向数字化，转向远程办公，您务必要认识到办公室环境中的各种细微沟通在网络上无法实现。
制定一些团队沟通的基本规则，对保障团队高效办公、快乐工作来说大有裨益。
以共同团队行为准则的方式（其直接在创建过程中包含团队及其愿望）建立沟通规则非常重要。
我们何时使用聊天？我们为何要写电子邮件？我们何时拿起电话？这些答案应该是共同努力的结果，并且应该反映团队的成绩，而不是个人的成绩。
- Beat Buhlmann，Evernote 欧洲、中东和非洲地区总经理
远程办公时，了解处境最为重要
以数字方式交流时，您永远不知道对方正在做什么。他们可能和您一样坐在办公桌上，也可能心急如焚地赶着去参加销售会议，对您的问题只是一味回答“是”却没有详细说明，因为他们没有时间。
如果不了解对方的处境，您可能会认为对方不关心您提出的问题，而事实上他们只是在旧金山忙着赶出租车（祝他好运）。
有了这个人的处境信息，突然间，简略的回答就符合情理了：并不是您的同事不在乎，他们只是一时不太自在。
预先就处境进行沟通可在发生特殊情况时有效帮助您避免任何误解。当您正忙于一个项目而无法立即回答问题时，请务必告知团队成员。过度沟通总比胡乱猜测好。
工具可以掩盖相关员工的意图和性情。
建立远程工作的基本规则
如果您已经在远程团队中工作，那么您的团队很可能会有自己最喜欢的工具。自己要思考的重要问题是如何以及何时使用这些工具来传达正确的信息。所有这些考虑因素都可归结为一个简单的问题，从而节省大量的时间和精力。
信息对时间敏感吗？如果对时间敏感，就去回应聊天，否则就去 Trello。
例如，如果您的项目更新对时间并不敏感，在聊天中发送弹屏可能会分散他们的注意力，让他们无法进入一直在努力达到的全身心投入状态。
远程员工使用聊天工具与视频通话的注意事项
请牢记以下 4 条真理：
- 工具可以掩盖人的意图和性情：请记住，与您聊天的是一个有感情、有反应的人类。
- 如果您要提供建设性的反馈，请通过视频通话来完成，以便表达您的意图。
- 由于缺乏口头和情感方面的暗示：其中一方可能会将聊天视为争论，而另一方则可能会将其视为讨论。
- 由于根本问题没有得到解决，不满会日益加深。数字沟通险境可能会滋生误解并伤害感情。
要将这一点扼杀在萌芽中，最简单的方法是采用视频通话，通过看到团队成员的脸，从而分辨团队成员的性情。这是一种颠覆性的改变因素。
在偏远地区举行的会议
会议向来为人诟病，但如果所有利益相关者都知道讨论内容、持续时间和准备内容，会议的效率就会大大提升。如何做到这一点？
如果……
您想让参加会议的每个人都觉得他们的意见是平等的…...
然后...
以下做法不可取：将同一地点工作的员工围绕会议室屏幕坐成一圈，而屏幕上显示远程工作的员工的巨大聊天头像。
为什么呢？
同时在视觉（试图看到谁在说话）和听觉（与麦克风的间距不同）上跟踪对话可谓困难重重。
要使协作对每个人都产生作用，有一个关键规则：除非所有人都在同一个房间，否则所有会议都要通过视频会议进行。
我们都经历过这样一种情况：一个人拨入了一次通话，却听到房间里满是噪音、回声以及另一头的窃窃私语。这种体验非常糟糕。所以，当一个人在“远程”开会时，每个人都面临这种情况。
我们遵循以下几条准则来尽量减少中断，并确保高效、高质量的通话：
- 为每位员工提供高质量的耳机，以防止音频质量不佳。
- 将可靠的互联网连接作为本地办公室和远程机构的首要任务。
- 制定视频通话礼仪（并遵守！）。
- 不发言时请静音，一直打开视频以保持参与，避免在嘈杂的咖啡店接听呼叫。
- Justine Jordan，Litmus 市场营销副总裁
在会议中，应让每个人感到自己被平等展现。
如果……
您想帮助您的远程团队保持联系......
然后...
在会议中安排一些时间来讨论非工作活动，打破僵局的游戏，聊聊公司的八卦新闻。
为什么呢？
通过引入“团队喝彩”部分来保持积极的态度，这是成员们重点介绍彼此贡献的好时机。
“八卦”部分则可帮助每个人感受到自己与公司的联系。
如果……
您想避免在开会时人们没完没了的独白…...
然后...
使用 Trello 看板创建民主的参与和结构。
为什么呢？
团队成员需要了解团队会议的结构、节奏和期望。
任何人都可以随时在“会议期间讨论”列表中添加卡片。
Trello 可满足您在工作中的一切需求。
与全球数百万人一起爱上 Trello。