如何與遠端團隊建立強大的溝通及協同合作方式
虛擬討論和視訊會議的最佳做法。
遠端團隊溝通需要兩項基本要務：周到的考量和一些適應虛擬辦公室的方式。
隨著越來越多團隊進行數位化及轉向遠端工作，請務必記住，您在辦公室環境中使用的微妙溝通方式不一定可以在網路上實現。
為團隊溝通設定一些基本規則，可以確保您的團隊始終保有生產力且心情愉快。
務必以共同團隊行為準則的方式建立溝通規則，此種方式能在建立規則時直接將團隊及其願望納入考量。
我們何時應使用聊天功能？為何我們要撰寫電子郵件？我們會在什麼時候接聽電話？這些答案需要由我們共同努力來取得，而且可反映出團隊努力與個人努力的差異。
- Evernote 的 EMEA 地區總經理 Beat Buhlmann
遠端工作時，情境最重要
當您以數位方式進行通訊時，您永遠不會知道其他人當時在做什麼。他們可能像您一樣坐在桌前，也可能正瘋狂地趕赴一場銷售會議，因為沒有時間，所以只對您的問題回答「是」，而不是詳細說明。
在不理解其他人的情境之下，當該人員真的只是在舊金山追趕計程車 (希望他能順利趕上) 時，您可能會誤以為他並不在乎您所提出的問題。
如有這個人的情境資訊，突然間，簡短失禮的答案就變得有道理：並不是您的同事不在乎，而是他們當時不方便。
說明自己的情境作為溝通的開端，確實有助於在事情發展不尋常時避免任何溝通不良的情形。當您全心投入專案而無法立即回應問題時，請讓團隊成員知道。過度溝通總是比妄加臆測好。
工具可以掩蓋參與者的意圖和情緒。
建立遠端工作的基本規則
如果您已經在遠端團隊中工作，那麼您的團隊可能有其最愛的工具清單。您要自問的重要問題是如何及何時使用這些工具來傳達正確的資訊。這些考量全都可以歸納為一個簡單的問題，為您節省了大量的時間和精力。
資訊是否具時效性？如果是，請前往聊天。如果不是，請前往 Trello。
舉例來說，如果某個專案更新不那麼急迫，在聊天中標註某人可能會令人分心，而且會打亂他們一整天試圖進入的深度專注狀態。
何時以遠端工作者的身分使用聊天工具與視訊通話
讓員工理解以下這 4 個真理：
- 工具可以掩蓋意圖和人性：請記住，聊天終究還是有感情和反應的人類。
- 如果您有建設性的回饋，請透過視訊通話進行，讓您的意圖得以表達。
- 由於缺乏言語和情緒線索：某個人可能覺得聊天對話是爭論，而另一個人則覺得是討論。
- 由於根本問題沒有解決，不滿會隨著時間漸漸累積。數位通訊失控可能會產生誤解且傷害感情。
最簡單的防患未然方法，是透過視訊通話看到臉部表情來分辨團隊成員的情緒。這是一個改變遊戲規則的方式。
遠端世界中的會議
會議背負莫須有的罪名，但沒有什麼比會議更有效率，其中的所有相關人員都會知道正在討論什麼、會議會持續多久，以及要做何準備。您如何做到這一點？
如果...
您希望會議中的每個人都覺得自己發言的權利是平等的...
然後...
請勿在會議室畫面上聚集同地辦公的人員，而將遠端人員當成巨型聊天頭像。
為什麼？
要透過視覺 (嘗試查看誰在說話) 與聽覺 (與麥克風的距離不同) 跟上對話的進展並不容易。
為了讓每個人都能協同合作，關鍵規則就是：除非每個人都位於同一個空間，否則都以視訊會議的方式進行所有會議。
我們全都曾經是撥打電話的那個人，結果只聽到房間另一端充滿了噪音、回音和竊竊私語。這是一個很糟糕的經驗。因此，當某個人透過「遠端」開會時，每個人都是如此。
我們會遵循一些準則，將干擾降至最低並確保有效率的高品質通話：
- 為每位員工提供優質的耳機，以防止音訊品質不佳。
- 讓可靠的網際網路連線成為當地辦公室和遠端機構的優先要務。
- 制定視訊通話禮儀 (並加以遵循！)。 在未說話時設為靜音、開啟視訊以保持互動，以及避免在吵雜的咖啡廳中進行通話。
- Litmus 的行銷副總 Justine Jordan
每個人都應該覺得在會議中擁有平等的代表權和出席權。
如果...
您想要協助遠端團隊關係更緊密...
然後...
分配部分的會議時間來閒聊非工作的活動、破冰遊戲和聊聊公司八卦。
為什麼？
藉由納入「團隊喝采」時段來保持正向態度，這是成員展現彼此貢獻的好時機。
「閒聊」時段有助於讓每個人感覺到與公司的連結。
如果...
您想要避免會議中有人單調地進行看似無盡的獨白...
然後...
使用 Trello 看板來建立民主化的參與過程和架構。
為什麼？
團隊成員需要知道團隊會議的架構、節奏和期望。
任何人都可以隨時將卡片新增至「會議期間討論」清單。
Trello 擁有完成工作所需的一切。
成為愛上 Trello 的數百萬人之一。