Lege Berechtigungen und die Administratorkontrolle fest

Jedes Team braucht einen digitalen Ort, an dem sich Mitarbeiter aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen problemlos über Ideen und Projekte austauschen können. Für eine effektive Arbeitsumgebung ist es wichtig, dass Benutzer basierend auf ihren Berechtigungen zu einem Projekt hinzugefügt werden können sowie auf Inhalte frei zugreifen und diese selbst erstellen können.

Da die Kontrolle in deinen Händen liegt, kann dein Team skalieren, während das geistige Eigentum innerhalb Trello geschützt ist.

Verwaltung des Arbeitsbereichs

Sobald du deinen Arbeitsbereich erstellt, Mitglieder eingeladen und Boards hinzugefügt hast und die Zusammenarbeit in vollem Gange ist, solltest du dir einen Moment Zeit nehmen und darüber nachdenken, wie du deinen Arbeitsbereich noch besser organisieren kannst.

Admin-Funktionen für kostenlose Arbeitsbereiche

In einem kostenlosen Arbeitsbereich ist die Zusammenarbeit einfach, da alle Mitglieder standardmäßig den Admin-Status erhalten. Wenn im Arbeitsbereich alle einheitliche Berechtigungen haben, gibt es keine Blockaden für die Team-Produktivität. Folgendes können Admins von kostenlosen Arbeitsbereichen tun:

Berechtigungen für Mitglieder und Gäste

• Arbeitsbereich-Mitglieder einladen und entfernen
• Einladungslinks für Arbeitsbereiche erstellen
• Gäste zu Arbeitsbereich-Mitgliedern machen

Board-Steuerung

• Du kannst Boards ansehen und ihnen beitreten, wenn sie im Arbeitsbereich sichtbar bzw. öffentlich sind (vorausgesetzt, „Selbst hinzufügen“ ist in den Board-Einstellungen aktiviert)

Arbeitsbereich-Steuerung

• Profilinformationen im Arbeitsbereich bearbeiten, z. B. Name und Beschreibung
• Sichtbarkeit des Arbeitsbereichs ändern
• Arbeitsbereich auf Premium upgraden
• Hinzufügen eines Arbeitsbereichs zur Enterprise-Version beantragen
• Arbeitsbereich löschen

Für den Fall, dass du für deinen Arbeitsbereich detailliertere Berechtigungen benötigst, z. B. um festzulegen, wer Admin bzw. normales Mitglied ist, gibt es eine Trello Premium-Funktion, mit der du die Berechtigungen ändern kannst (siehe Abschnitt unten: "Großes wagen mit Premium").

Bei kostenlosen Arbeitsbereichen (die noch nicht auf Trello Premium upgegradet wurden) erhält der Arbeitsbereich-Admin nicht automatisch Administratorrechte für Arbeitsbereich-Boards. Um Änderungen an den Boards von anderen Benutzern in deinem Arbeitsbereich vornehmen zu können, benötigst du eine manuelle Einladung als Board-Admin.

Arbeitsbereich-Sichtbarkeit

Klicke auf deiner Arbeitsbereich-Seite auf den Tab "Einstellungen". Dort kannst du die Sichtbarkeit deines Arbeitsbereichs festlegen.

Bei der Sichtbarkeit des Arbeitsbereichs geht es darum, ob dein Arbeitsbereich von Suchmaschinen indiziert wird bzw. für Personen außerhalb des Arbeitsbereichs sichtbar ist. Die Sichtbarkeit kann auf "öffentlich" oder "privat" festgelegt werden. Das heißt NICHT, dass deine privaten oder die für den Arbeitsbereich sichtbaren Boards plötzlich für die Öffentlichkeit sichtbar sind. Keine Sorge!

Aber angenommen, du planst, viele, wundervolle, öffentliche Boards zu erstellen, wie z. B. eine Produkt-Roadmap, ein Benutzer-Community-Board oder ein Ressourcen-Board für Informationen über dein Team oder dein Business. In solchen Fällen könnte ein öffentlich sichtbarer Arbeitsbereich genau das Richtige für dich sein, da du so einen festen Ort für deine Benutzer, Kunden und Fans hast, an dem sie sich deine öffentlichen Boards ansehen können.

Festlegen von Board-Berechtigungen

Auch wenn wir es bereits in Kapitel 2 erwähnt hatten, finden wir es immer wichtig, wesentliche Details bezüglich der Board-Berechtigungen und der Sichtbarkeit zu wiederholen. Also hier eine kurze Zusammenfassung.

Wenn du ein Board erstellst, das innerhalb eines Arbeitsbereichs untergebracht ist, dann ist die standardmäßige Einstellung "für den Arbeitsbereich sichtbar". Dies sind die Datenschutzoptionen nach Board-Einstellung:

• Wenn ein Board für den Arbeitsbereich sichtbar ist, heißt das, dass alle Mitglieder dieses Arbeitsbereichs Karten sehen, ihnen beitreten und sie bearbeiten können.
• Wenn ein Board privat ist, können nur Mitglieder dieses bestimmten Boards das Board sehen sowie Karten beitreten und diese bearbeiten.
• Wenn ein Board öffentlich ist, können alle Personen, die den Link zu diesem Board haben, das Board sehen. Aber nur Mitglieder des Boards können Karten bearbeiten. Hinweis: Diese Boards werden von Suchmaschinen indiziert und sind im Internet öffentlich sichtbar.

Hier mehr erfahren

Benutzerverwaltung mit Trello Premium

Wenn dein Team wächst, musst du sicherstellen, dass die richtigen Personen den richtigen Zugriff auf Arbeitsbereich-Boards haben. Mit Trello Premium können Arbeitsbereich-Administratoren erweiterte Sicherheitsfunktionen nutzen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert.

Premium erweitert Trello für deine Teams mit zusätzlichen kostenpflichtigen Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen:

• Füge einen weiteren Admin zu deinem Arbeitsbereich hinzu: Falls du, der Ersteller des Arbeitsbereichs, gerade Urlaub hast oder in einem Meeting festsitzt, kann ein zweiter Admin die erforderlichen Aktionen ausführen.

• Einschränkungen für die Mitgliedschaft im Arbeitsbereich: Stell sicher, dass niemand außerhalb deines Unternehmens zu deinem Arbeitsbereich hinzugefügt wird, indem du die Beschränkungen für die Mitgliedschaft im Arbeitsbereich nach E-Mail-Domain festlegst.

• Einschränkungen bei der Board-Erstellung: Du kannst steuern, wer private und öffentliche Boards sowie Boards, die für den Arbeitsbereich sichtbar sind, erstellen kann. Entweder du lässt jedes Arbeitsbereich-Mitglied, nur Admins oder niemanden zu. Dies ist sehr wichtig, falls du dir Sorgen machst, dass Arbeitsbereich-Mitglieder öffentliche Boards erstellen.

• Einschränkungen beim Löschen von Boards: Das Letzte, was du gebrauchen kannst, ist, dass ein Board versehentlich gelöscht wird. Lege fest, welche Arbeitsbereich-Mitglieder private, öffentliche, sowie für den Arbeitsbereich sichtbare Boards löschen können.

• Einladen von Gästen zu Boards: Lege fest, welche Mitglieder Gäste zu den Arbeitsbereich-Boards hinzufügen dürfen. So stellst du sicher, dass Unbefugte keinen Zugriff auf deine Arbeitsbereich-Boards erhalten.

• Verwaltung von privaten Boards: Als Admin kannst du alle privaten Boards innerhalb des Arbeitsbereichs sehen. Auch wenn du nicht explizit Mitglied dieses Boards bist, kannst du an jedem privaten Board innerhalb deines Arbeitsbereichs Änderungen vornehmen.

• Exportieren deiner Daten: Da alle deine Boards an einem Ort organisiert sind, kannst du deine Daten einfach alle auf einmal exportieren. Klicke auf der Arbeitsbereich-Seite in Trello auf die Schaltfläche "Exportieren". Auch Anhänge können exportiert werden. Du erhältst eine ZIP-Datei, die Mitglieder, Boards und alle weiteren Daten im CSV- oder JSON-Format enthält und die du auf deinem Desktop öffnen kannst.

Bist du neugierig darauf, zu erfahren, was Premium noch enthält? Erfahre mehr über Premium.

Du musst Sicherheit und Datenschutz über mehrere Arbeitsbereiche hinweg durchsetzen? Mit Trello Enterprise erhältst du eine zusätzliche Ebene der Benutzer- und Inhaltsverwaltung durch die Rolle des Systemadministrators. Sieh dir diese Artikel an: Was ist ein Enterprise-Admin? und Erste Schritte mit Enterprise – System-Admins.

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