Definición de permisos y controles de administrador

Todos los equipos necesitan un espacio digital en el que les resulte sencillo asociar ideas con proyectos de distintos grupos internos. La clave para mantener un entorno empresarial que funcione correctamente es permitir que los usuarios se añadan a un proyecto según su permiso y que puedan acceder a contenido y crearlo libremente.

Si tu equipo tiene todo el control al alcance de la mano, podrá escalar a la vez que se mantiene segura la propiedad intelectual dentro de Trello.

Administración de espacios de trabajo

Un vez que hayas creado tu Espacio de trabajo, invitado a miembros y añadido tableros, y que la colaboración vaya viento en popa, es el momento de informarte sobre las formas en las que puedes administrar mejor el Espacio de trabajo.

Funciones gratuitas para administradores de Espacios de trabajo

Colaborar en los Espacios de trabajo gratuitos es fácil porque a todos los miembros se les concede el estado de administrador de forma predeterminada. Como todo el mundo tiene los mismos permisos en el Espacio de trabajo, no hay impedimentos que obstaculicen la productividad de los equipos. Estas son las funciones gratuitas para administradores de Espacios de trabajo:

Permisos de miembro y de invitado

• Invita a miembros del Espacio de trabajo o quítalos.
• Crea enlaces de invitación al Espacio de trabajo.
• Convierte a invitados en miembros del Espacio de trabajo.

Control de tableros

• Consulta los tableros públicos y los que son visibles para el Espacio de trabajo y únete a ellos (si la configuración del tablero lo permite).

Control del Espacio de trabajo

• Edita la información del perfil del Espacio de trabajo, como el nombre y la descripción.
• Cambia la visibilidad del Espacio de trabajo.
• Mejora el Espacio de trabajo a Premium.
• Solicita que se añada un Espacio de trabajo a una empresa.
• Elimina el Espacio de trabajo.

Si tu Espacio de trabajo requiere permisos más detallados (por ejemplo, para gestionar quiénes son administradores y quiénes son miembros normales), el cambio de permisos está disponible como una función de Trello Premium (consulta la sección "Llega más lejos con Premium" que aparece más abajo) .

En los Espacios de trabajo gratuitos (aquellos que no se han mejorado a Trello Premium), ser administrador no da control sobre los tableros de los Espacios. Para hacer cambios en los tableros de otros usuarios en tu Espacio de trabajo, te tendrán que invitar manualmente como administrador del tablero.

Visibilidad del Espacio de trabajo

Para definir la visibilidad de un Espacio de trabajo, ve a la página del Espacio de trabajo y haz clic en la pestaña "Configuración".

Con "visibilidad del Espacio de trabajo" nos referimos a si el Espacio de trabajo se indexará en buscadores o si estará visible para los usuarios que no sean miembros en él. La visibilidad puede ser pública o privada. De todos modos, tus paneles privados y visibles para el Espacio de trabajo no se harán públicos. ¡No te preocupes!

Sin embargo, supongamos que quieres crear muchos paneles públicos impresionantes, como la hoja de ruta de un producto, un tablero comunitario para usuarios o un tablero de recursos con información sobre tu equipo o empresa. En esos casos, puede que te venga bien tener un Espacio de trabajo visible públicamente, ya que así dispondrás de un lugar al que pueden ir tus usuarios, clientes y seguidores para ver tus tableros públicos.

Configurar permisos del tablero

Aunque ya lo mencionamos en el capítulo 2, creemos que siempre es importante incidir en detalles clave sobre los permisos y la visibilidad de los tableros, así que hagamos un resumen rápido.

Si creas un tablero alojado en un Espacio de trabajo, la configuración predeterminada es "Visible para el Espacio de trabajo". Estas son las opciones de privacidad disponibles según el ajuste del tablero:

• Si un tablero está establecido en Visible para el Espacio de trabajo, significa que cualquier miembro del Espacio de trabajo puede verlo, unirse a las tarjetas y editarlas.
• Si un tablero es Privado, solo los miembros de ese tablero pueden verlo, unirse a las tarjetas y editarlas.
• Si un tablero es Público, puede verlo cualquier persona con el enlace, pero solo los miembros pueden editar las tarjetas. Recuerda que los tableros públicos se indexan con motores de búsqueda y aparecen públicamente en Internet.

Encontrarás más información aquí.

Gestión de usuarios con Trello Premium

A medida que tu equipo crece, debes asegurarte de que las personas adecuadas tengan el acceso correcto a los tableros del Espacio de trabajo. Con Trello Premium, los administradores de Espacios de trabajo tienen a su disposición funciones de seguridad avanzadas para que todo vaya sobre ruedas.

Con Trello Premium, los equipos disfrutan de una experiencia de Trello optimizada, ya que cuentan con funciones de seguridad y administración de pago adicionales:

• Añade otro administrador a tu Espacio de trabajo: en caso de que tú, el creador del Espacio de trabajo, estés de vacaciones u ocupado en una reunión, el administrador n.º 2 puede llevar a cabo las acciones necesarias.

• Restricciones de acceso al Espacio de trabajo: asegúrate de que no se añada a ninguna persona ajena a tu empresa al Espacio de trabajo estableciendo restricciones de acceso basadas en el dominio de correo electrónico.

• Restricciones de creación de tableros: controla quién puede crear tableros privados, visibles para el Espacio de trabajo y públicos. Esta opción se puede configurar para permitir la creación de tableros a todos los miembros del Espacio de trabajo, solo a administradores o a nadie. Es muy importante configurarla si te preocupa que los miembros del Espacio de trabajo creen tableros públicos.

• Restricciones de eliminación de tableros: con esta opción, puedes prevenir que se eliminen tableros por error. Configura qué miembros del Espacio de trabajo pueden eliminar tableros privados, visibles para el Espacio de trabajo y públicos.

• Invitar a los tableros: decide qué miembros pueden añadir invitados a los tableros del Espacio de trabajo. Una forma sencilla de evitar que se añada a cualquier persona ajena a los tableros del Espacio de trabajo.

• Gestión de tableros privados: como administrador, puedes ver todos los tableros privados del Espacio de trabajo. Puedes modificar cualquier tablero privado de tu Espacio de trabajo, aunque no seas miembro.

• Exportación de datos: tener todos tus tableros reunidos en un solo lugar te permite exportar fácilmente todos los datos a la vez. En la página de tu Espacio de trabajo de Trello, haz clic en el botón Exportar. Si quieres, puedes incluir adjuntos. Se generará un archivo zip que incluirá miembros, tableros y todos los demás datos en formato CSV y JSON, y que podrás abrir en el ordenador.

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¿Necesitas aplicar medidas de seguridad y privacidad en varios Espacios de trabajo? Con Trello Enterprise, tienes acceso a la función Administrador de sistemas, que te proporciona una capa adicional de gestión de usuarios y contenido. Consulta los artículos ¿Qué es un administrador de Enterprise? y Guía de introducción de Enterprise: administradores de sistemas.

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