Luo ensimmäinen projektisi

• Napsauta työryhmän Työtila-välilehdeltä Luo uusi taulu -kohtaa tai napsauta plus-painiketta (+) Trellon ylävalikosta suoraan nimesi vasemmalta puolen ja valitse sitten Luo Taulu.
• Nimeä luomasi taulu työnkuvan mukaisesti. Työnkuvaan voi kuulua mitä tahansa tapahtuman järjestämisestä tai blogin hallinnoinnista myynnin mahdollisten asiakkaiden seurantaan tai uuden tuotteen julkaisuun.

Projektisi tietoperusta on arvokkain pääomasi. Luodessasi uutta Trello-taulua voit säätää tietosuoja-asetuksiasi.

• Kun luot taulua, oletusasetuksena on Näkyy työtilan jäsenille. Se tarkoittaa, että kukin työtilan jäsen voi tarkastella ja muokata kortteja sekä liittyä niihin.
• Mikäli vaihdat asetuksesi Salainen -tilaan, vain kyseisen taulun jäsenet voivat nähdä sisällön. Tavanomaisesti Salainen-tila kannattaa määrittää oletukseksi, jos työskentelet rajoitetussa projektissa, etkä halua muiden työryhmän jäsenten pääsevän käyttämään sitä. Tämä sopii hyvin 1:1-tauluille, henkilökohtaisille tehtäväluettelotauluille tai asiakkaiden kanssa jaettaville tauluille.
• Julkinen -tilassa olevia tauluja voivat tarkastella kaikki, joilla on linkki tauluun. Julkiset taulut näkyvät hakukoneissa, kuten Googlessa, joten niiden tiedot ovat verkossa kaikkien saatavilla. Tätä asetusta voidaan käyttää julkisissa projekteissa tai tuotteiden etenemissuunnitelmissa, jotka ovat avoinna julkiselle palautteelle. Kuten muidenkin taulujen asetuksissa, voit valita, kuka voi kommentoida, lisätä tai poistaa jäseniä sekä muokata taulua ja liittyä siihen.

Lisätietoa julkisista ja yksityisistä tauluista löydät täältä.

Unsplashista voit valita yhden perusväreistämme, ladata sinne henkilökohtaisen kuvasi* tai valita sieltä tallennetun kuvan. Unsplash on valtava kuvakirjasto, josta voi valita kauniita ja ainutlaatuisia taulun taustakuvia ja -värejä. Voit milloin tahansa vaihtaa taulun taustakuvan ja/tai -värin taulun valikosta.

1. Napsauta taulun yläosasta Kutsu-valikkoa ja valitse sen jälkeen haluamasi työryhmäsi jäsen kutsuttavaksi tauluusi. Voit kutsua jäseniä myös heidän sähköpostiosoitteensa tai nimensä kautta.
2. Valikosta voit liittää helposti jaettavan kutsulinkin taulullesi. Linkki löytyy Kutsu-valikon alaosasta. Pudota erityislinkki Slack-kanavalle tai jaa se sähköpostitse ulkoisille sidosryhmille, jotta voit aloittaa yhteistyön. Voit myös ladata QR-koodin, jonka skannaamalla ihmiset saavat kutsun taulullesi.

Jäsenten käyttöoikeuksien määrittäminen

Määritä jäsenten käyttöoikeudet, jotta saat yksilöityä heidän eri roolinsa läpinäkyvästi. Jäsenten käyttöoikeuksilla hallitset yksityiskohtaisesti käyttöoikeuksien määrittämistä oikeille henkilöille. Perehdy seuraaviin käyttäjäasetuksiin, jotta voit varmistaa, että oikeat tiedot ovat oikeiden henkilöiden käytettävissä:

Tavallinen: Käyttäjä voi tarkastella ja muokata kortteja. Nämä käyttäjät pystyvät myös muokkaamaan joitain taulun käyttöoikeuksia valitsemistasi asetuksista riippuen. Soveltuu sellaisille työtilan jäsenille, jotka työskentelevät aktiivisesti tietyn projektin parissa.

Ylläpitäjä: Käyttäjä voi tarkastella ja muokata kortteja, poistaa jäseniä sekä säätää kaikkia taulun asetuksia. Soveltuu projektia johtaville henkilöille, joilla on täysi projektin hallinnointioikeus.

Katselija*: Käyttäjällä on pääsy taululla näytettävään sisältöön, mutta hän ei voi muokata kortteja. Voit kuitenkin antaa Katselija-jäsenelle oikeuden kommentoida, reagoida emojeilla ja osallistua taulun työstämiseen haluamallasi tasolla. Katselija-jäseneksi määrittäminen soveltuu tauluille, joiden päämääränä on viestiä eri henkilöille, kuten asiakkaille, esihenkilöille ja kolmansien osapuolien edustajille.

1. Lisää tauluusi ensimmäinen luettelo napsauttamalla Lisää luettelo. Nimeä luettelo sen mukaan, mitä vaihetta se edustaa tai mitä tietoja se sisältää. Luetteloiden nimet voivat olla yleisluontoisia, kuten Tehtävä, Työn alla tai Valmis, tai työnkuvan mukaisesti yksilöityjä. Huomioi, että voit mukauttaa Trellon omiin tarpeisiisi. Voit siten nimetä luettelosi kuten haluat!
2. Lisää niin monta luetteloa kuin tarvitset työnkulun rakentamiseen.

1. Lisää kortteja jokaiseen suoritettavaan tehtävään napsauttamalla ensimmäisessä luettelossa Lisää kortti -kohtaa. Pidä korttien otsikot lyhyinä, jotta jokaisen taululla olevan kortin etsiminen ja niiden tilan tarkasteleminen olisi helppoa.
2. Jotta kaikille tulee selväksi, mitä pitää tehdä, napsauta kortteja ja lisää esimerkiksi seuraavia tietoja:

• Kuvaukset
• Määräajat
• Jäsenet
• Tarkistuslistat
• Liitteet
• Kommentit

Siinä on kolme osiota, joihin kannattaa tutustua:

A. Korttikuvaukset: Kun työryhmäsi jäsenet viestivät keskenään päivittäin, sinulla tulee olla edellytykset ymmärtää ja lisätä tausta-aineistoa. Oikeilla tiedoilla voit ohjata viestintää ja estää väärinymmärryksiä projektisi sisällä. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä jäsenille, jotka eivät hallinnoi taulua päivittäin vaan jotka tarkistavat sen säännöllisesti.

Voit lisätä kuvauskenttään yksityiskohtaisempaa tietoa kortistasi, kuten linkkejä nettisivuille tai vaiheittaisia ohjeistuksia. Lisää yksityiskohtaisia tietoja korttiisi napsauttamalla kortin takaosan yläreunasta Muokkaa kuvausta -kohtaa. Voit muokata tekstiäsi myös Markdowneilla.

B. Lisää: Lisää-osiosta löydät lisää työvälineitä kortin takaosalle.

• Lisää jäseniä kortteihin tehtävien osoittamiseksi heille ja tarkastele helposti, kuka tekee mitäkin ja mitä muuta tulisi vielä tehdä.
• Lisää tarkistuslistoja alitehtäviä sisältäville tai useita vaiheita vaativille korteille, jotta mitään ei jää huomaamatta. Voit myös kopioida tarkistuslistoja taulun muista korteista. Paranna selkeyttä ja vastuullisuutta osoittamalla tarkistuslistan tehtäville jäseniä ja lisäämällä niihin määräaikoja laajennetuilla tarkistuslistoilla, jotka ovat saatavilla Standard- ja Premium-tilaajille.
• Kun lisäät päivämäärän kortteihin määräaikojen seuraamiseksi, kortin jäsenet saavat asiasta ilmoituksen 24 tuntia ennen määräajan umpeutumista. Voit seurata projektien ja tehtävien alkamista ja päättymistä valitsemalla päivämäärävalikosta alkamispäivän ja määräajan. Kun tehtävät on suoritettu, päivämäärät voidaan merkitä valmiiksi.
• Lisää liitteitä sekä tietokoneeltasi että monista pilvitallennuspalveluista, kuten Dropbox, Google Drive, Box ja OneDrive.
• Kansikuva: Tee taulustasi siisti ja visuaalinen. Kun lisäät kortteihisi kansikuvia ja värejä, voit luoda visuaalista kontekstia sekä antaa lisätietoja. Korttiin liitetyt kuvat voidaan näyttää etualalla täysikokoisina kansikuvina, ja voit myös vaihtaa kortin väriä.

C. Kommentit ja toiminta: Kortteihin on mahdollista lisätä kommentteja silloin, kun työryhmän jäsenet tekevät yhteistyötä ja viestivät keskenään. Kommentit voivat olla palautteenantoa tai tilannepäivitysten julkaisemista. Mikäli @-mainitset taulusi tai työryhmäsi jäsenen kommentissasi, hän saa ilmoituksen tästä Trelloon. Uutissyöte on aikajana tietyn kortin kommenteista ja sen sisällä suoritetuista toimista.

Nyt voit nähdä, kuinka Trello pitää kaikki ajan tasalla yhdistämällä tiedot samaan paikkaan. Olet valmiina tukemaan koko työryhmäsi onnistumista!