Luku 3
Perehdytä työryhmäsi Trellon käyttöön
Muodostuipa työryhmäsi sitten kymmenestä hengestä tai kymmenestä tuhannesta, saat perehdytettyä työryhmäsi jäsenet sekä asetettua luvat ja aloitettua yhteistyön vain muutamassa minuutissa.
Tiedot voivat kadota helposti tai niitä saatetaan tulkita virheellisesti, mikäli niitä on jaettu pirstaleisesti eri viestintäkanavissa, kuten sähköpostissa tai laskentataulukoissa. Trello keskittää työryhmäsi huomion merkitykselliseen työhön intuitiivisella suunnittelulla, ominaisuuksilla ja integroinneilla, joiden avulla voi helpottaa oppimista ja vähentää pitkästyttävän työn osuutta. Trellon avulla kaikilla on sama tietoperusta projektien saattamiseksi loppuun ja oikeat välineet työtehtävien suorittamiseen.
Osion yleiskatsaus
Tässä osiossa opit:
- Mikä on työtila?
- Määritä tauluja
- Vinkkejä onnistuneeseen perehdytykseen
- Kuinka saavutat koko työryhmän kattavan perspektiivin
Rakenna työtila työryhmäsi projekteille
Trello-työtilat ovat tietoturvallisia alustoja kaikille työryhmäsi projekteille. Voit saada yhdellä silmäyksellä kokonaiskuvan kaikkien työryhmäsi jäsenten työstä, siirtyä työryhmäsi taulujen välillä, katsoa tietoja ja koota kaikki tärkeät sidosryhmät yhteen paikkaan.
Mikä on työtila?
Työtila on työryhmäsi navigointikeskus, jossa kaikki voivat tarkastella työryhmän tauluja, jäseniä ja työtilanäkymiä. Työtilassa saat kaiken tarvitsemasi kontekstin, jotta voit antaa tuottavan panoksesi työryhmän työhön.
Työtila on toimintaympäristö, josta tietoa on helppo löytää, jossa sitä on helppo jakaa ja jossa myös yhteistyö sen parissa on helppoa.
Liittyessäsi Trelloon sinut lisätään automaattisesti työtilaan. Tässä tilassa voit luoda jopa kymmenen taulua ilmaiseksi. Luo työtilaan taulu napsauttamalla Luo-painiketta työtilasi ylävalikossa.
Premium-vinkkihälytys:
Laajenna työtilakokemusta lisäämällä rajattomasti tauluja ja paljon muuta.
Perehdytä työryhmäsi
Vähennä väärinymmärrysten mahdollisuutta (tai työ-FOMOa) ja kutsu kaikki tärkeät työryhmän jäsenet ja kollegat mukaan. Voit lisätä työtilaan niin monta jäsentä kuin haluat; jäsenten lukumäärää ei ole rajattu.
Kutsu jäseniä työtilaan Jäsenet-välilehdellä napsauttamalla Kutsu työtilan jäseniä. Voit hakea heitä sähköpostin tai nimen perusteella.
Vapaissa työtiloissa kukin jäsen saa oletusarvoisesti ylläpitäjän tilan, jolloin kyseiset jäsenet voivat kutsua työtilaan uusia jäseniä ja poistaa heitä sieltä. He voivat myös luoda työtilan kutsulinkkejä ja tehdä vieraista Työtilan jäseniä sekä tehdä muita toimia.
Voit asettaa tarkkaan rajattuja työtilan käyttöoikeuksia tilaamalla Premium-versiomme. Tässä tapauksessa yllä luetellut ominaisuudet ovat vain työtilan ylläpitäjiksi määritettyjen henkilöiden käytössä, ja ylläpitäjät voivat asettaa muille työtilan jäsenille roolit: ylläpitäjä, tavallinen tai katselija. Premium-tason työtilan ylläpitäjät voivat lisäksi
olla ylläpitäjiä työtilan kaikissa tauluissa, mukaan lukien yksityiset taulut
hallita sitä, keillä on mahdollisuus luoda ja poistaa eri näkyvyystasoilla olevia työtilan tauluja
päättää siitä, ketkä voivat lisätä tauluun vieraita
antaa yhdellä taululla vieraana olevalle henkilölle mahdollisuuden olla vieraana useammalla taululla.
Lisätietoa löydät täältä.
Määritä tauluja
Voi olla haastavaa saada kaikki käyttämään samoja työkaluja. Ohessa on muutamia vinkkejä, joiden avulla saat sujuvasti perehdytettyä työryhmäsi Trelloon.
Luo Trello-tauluja työryhmän projektien ja toiminnan mukaisesti
Helpoin tapa perehdyttää työryhmäläinen Trelloon on aloittaa hänen taustatietojensa pohjalta. Valitse toiminta tai projekti, johon työryhmäsi on jo tutustunut, ja luo Trello-taulu sen toteuttamista varten. Meillä on onneksi sivupohjat, joilla pääset alkuun.
Asiantuntijavinkki
On olemassa miljoonia (jopa miljardeja?) eri tapoja olla tuottava Trelloa hyödyntämällä. Saat inspiraatiota muilta Trellon käyttäjiltä vierailemalla Sivupohjagalleriassamme.
Luo selkeitä toimintaympäristöjä kullekin työryhmälle tai projektille luomalla tauluja, joissa määritetään olemassa olevat työnkulut. Vältä lisäämästä yhteen tauluun liian paljon tietoa. Luo tämän sijaan uusia tauluja, joilla voit jaotella työnkulun helpommin omaksuttavaksi.
Vinkkejä onnistuneeseen perehdytykseen
Pura tietosiiloja lisäämällä kontekstia. Kun astut toimistoon, katselet vaistomaisesti ympärillesi sisäistääksesi toimintaympäristön, johon olet tullut. Sama pätee myös Trello-tauluun. Jotta voit tarjota työryhmällesi mahdollisimman paljon kontekstia, suosittelemme luomaan Tietoa tästä taulusta -osion. Voit lisätä siihen tietoja taulun tarkoituksesta ja tavoitteista sekä paljon muuta sisältöä. Se toimii apuvälineenä kelle tahansa tauluusi liittyvälle, aina asiakkaista ja uusista työryhmän jäsenistä väliaikaisiin sidosryhmien edustajiin.
Tietoa tästä taulusta -luettelossa tulisi olla kolme osiota:
Tekijä: taulun tekijöiden korostamiseksi.
Kuvaus: tietojen jakamiseksi taulun kontekstista, tarkoituksesta, parhaista käytännöistä ja työvaiheista.
Toimet: helposti havainnoitavat äänestys- ja kommentointioikeudet.
Kuinka saavutat koko työryhmän kattavan perspektiivin
Perspektiivin saaminen omaan työskentelyyn tarkoittaa, että työtä on mahdollista tarkastella monesta eri kulmasta ja että kyseisistä lähestymistavoista voi valita työlleen sopivimman. Sama pätee ryhmätyöskentelyyn: aika, joka käytetään työvaiheen uudelleentarkasteluun tai tiettyjen yksityiskohtien tarkempaan pohtimiseen, voi auttaa työryhmääsi saattamaan projektin seuraavalle tasolle.
Työtilan pöytänäkymässämme voit visualisoida kortteja tietyn työtilan eri taulujen välillä sekä lajitella ja suodattaa niitä eri kriteerein. Mikäli olet esimies, tämä on loistava keino hahmottaa työryhmäsi jäsenten työmääriä tai saada havainnollistus sellaisesta työhaarasta, jonka useammat eri työryhmät jakavat.
Lue lisää työtilanäkymistä täältä.
Trello-työtilat mahdollistavat tehokkaan ja tietoturvallisen toimintaympäristön tuottavaan työryhmätyöskentelyyn. Trello-tauluilla taas saa joustavasti lukemattomia eri mahdollisuuksia työryhmän työnkulun järjestämiseen saumattomasti.
* Saatavilla Premium- ja Enterprise-asiakkaille
Lisäresurssit
Kokeile Premiumia ilmaiseksi 14 päivän ajan
Näe työsi uudella tavalla Trello Viewsin avulla.