Lupien ja ylläpitäjien hallintaominaisuuksien asettaminen

Kaikki työryhmät tarvitsevat digitaalisen työtilan, jossa he voivat yhdistää ideoita projektiin tehokkaasti ja helposti tietosiilojen välillä. Mahdollisuus lisätä käyttäjiä projektiin lupien perusteella sekä käyttää ja luoda sisältöä vapaasti ovat tärkeitä tekijöitä toimivan työympäristön ylläpitämisessä.

Kun kaikki ohjat ovat käsiesi ulottuvilla, työryhmäsi voi skaalautua samalla, kun immateriaalioikeutesi säilyvät turvassa Trellossa.

Työtilan hallinta

Kun olet luonut työtilan ja jäsenet on kutsuttu, taulut on lisätty ja yhteistyö on täydessä vauhdissa, on aika tutkia hetken verran parempia tapoja hallita työtilaa.

Ilmaisten työtilojen ylläpito-ominaisuudet

Ilmaisessa työtilassa on helppo tehdä yhteistyötä, koska kaikki jäsenet määritetään oletuksena ylläpitäjiksi. Kun kaikilla työtilan jäsenillä on samat luvat, työryhmän tuottavuudelle ei ole esteitä. Ilmaisen työtilan ylläpitäjät voivat tehdä seuraavia:

Jäsenten ja vieraiden luvat

• Työtilan jäsenten kutsuminen ja poistaminen
• Työtilan kutsulinkkien luominen
• Vieraiden muuntaminen työtilan jäseniksi

Taulun ohjaus

• Katso työtilan jäsenille näkyviä ja julkisia tauluja ja liity niihin (kunhan taulun asetukset sallivat itsesi lisäämisen)

Työtilan ohjaus

• Muokkaa työtilan profiilitietoja, kuten nimeä ja kuvausta
• Muuta työtilan näkyvyyttä
• Päivitä työtila Premiumiin
• Pyydä työtilan lisäämistä Enterpriseen
• Poista työtila

Jos työtilasi edellyttää hienojakoisempia käyttöoikeuksia, kuten ylläpitäjien ja tavallisten jäsenten määrittämistä, lupien muuttaminen on mahdollista Trello Premium -ominaisuutena (katso alta kohta Kasva Premiumin avulla).

Ilmaisissa työtiloissa (joita ei ole päivitetty Trello Premiumiin) työtilan ylläpitäjällä ei ole työtilan taulujen ylläpito-oikeuksia – jotta voit tehdä muutoksia työtilasi muiden käyttäjien tauluihin, sinut pitää kutsua manuaalisesti taulun ylläpitäjäksi.

Työtilan näkyvyys

Napsauta työtilasi sivulta Asetukset-välilehteä, niin voit määrittää työtilasi näkyvyyden.

Työtilan näkyvyys säätelee sitä, lisäävätkö hakukoneet sen hakemistoihinsa ja näkevätkö työtilasi ulkopuoliset ihmiset sen. Näkyvyyden voi asettaa julkiseksi tai salaiseksi. Tämä EI merkitse, että salaiset tai työtilalle näkyvät taulut tulisivat yhtäkkiä näkyviksi julkisesti. Ei huolta!

Oletetaan, että suunnittelet luovasi useita mahtavia julkisia tauluja, kuten tuotteen etenemissuunnitelman, käyttäjien yhteisötaulun tai upeita tietoja työryhmästäsi tai yrityksestäsi sisältävän resurssitaulun. Näissä tapauksissa julkisesti näkyvä työtila saattaa sopia sinulle, koska se tarjoaa käyttäjillesi, asiakkaillesi ja faneillesi omistetun paikan, jossa he voivat lukea julkisia taulujasi.

Taulun käyttöoikeuksien määrittäminen

Kuten jo mainittiin luvussa 2, mielestämme on aina tärkeää kerrata taulujen käyttöoikeuksiin ja näkyvyyteen liittyvät tärkeät asiat, joten katsotaanpa niitä jälleen.

Jos olet luomassa työtilan sisältämää taulua, oletusasetus on, että se näkyy työtilan jäsenille. Nämä ovat tauluasetuskohtaiset tietosuoja-asetukset:

• Jos taulu on näkyvä työtilan jäsenille, kaikki työtilan jäsenet voivat nähdä sen, liittyä siihen ja muokata kortteja.
• Jos taulu on salainen, vain kyseisen taulun jäsenet voivat nähdä taulun, liittyä siihen ja muokata kortteja.
• Jos taulu on julkinen, kuka tahansa, jolla on taulun linkki, voi katsoa taulua, mutta vain taulun jäsenet voivat muokata kortteja. Huomaa: nämä taulut ovat hakukoneiden indeksoimia ja julkisesti nähtävillä Internetissä.

Lue lisää täältä

Käyttäjien hallinta Trello Premiumilla

Kun työryhmäsi kasvaa, sinun tulee varmistaa, että oikeilla henkilöillä on oikeat käyttöoikeudet työtilan tauluihin. Premiumin avulla työtilojen ylläpitäjät saavat kehittyneet tietoturvaominaisuudet, jotta kaikki toimii sulavasti.

Trello Premiumilla työryhmät voivat tehostaa Trello-käyttökokemusta tietoturvan ja hallinnon maksullisilla lisäominaisuuksilla:

• Lisää työtilaasi uusi ylläpitäjä: Jos sinä, eli työtilan luoja, olet lomalla tai jumissa kokouksessa, toinen ylläpitäjä voi suorittaa tarvittavat toimenpiteet.

• Työtilan jäsenyysrajoitukset: Varmista, että työtilaasi ei lisätä ketään yrityksesi ulkopuolelta, määrittämällä työtilan jäsenyysrajoitukset sähköpostin verkkotunnusten perusteella.

• Taulujen luontirajoitukset: Ohjaa, kuka voi luoda yksityisiä, työtilan jäsenille näkyviä ja julkisia tauluja. Nämä voidaan asettaa sallimaan kaikki työtilan jäsenet, vain ylläpitäjät tai ei ketään. Tämä on erittäin tärkeää, jos olet huolissasi, että työtilasi jäsenet luovat julkisia tauluja.

• Taulujen poistamisrajoitukset: Viimeinen asia, mitä kukaan haluaa, on että tärkeä taulu poistettaisiin vahingossa. Määritä, ketkä työtilan jäsenet voivat poistaa yksityisiä, työtilan jäsenille näkyviä ja julkisia tauluja.

• Vieraiden kutsuminen tauluihin: Päätä, ketkä jäsenistä voivat lisätä vieraita työtilan tauluihin. Tämä on helppo tapa varmistaa, että ketään työtilasi ulkopuolista ei lisätä työtilan tauluihin.

• Yksityisten taulujen hallinta: Ylläpitäjänä voit nähdä kaikki työtilan yksityiset taulut. Vaikka et olisi taulun nimenomainen jäsen, voit tehdä muutoksia kaikkiin työtilasi yksityisiin tauluihin.

• Tietojesi vienti: Kun kaikki taulusi ovat samassa paikassa, kaikkien tietojen vieminen kerralla on helppoa. Napsauta Trellossa työtilasi sivulla olevaa Vie-painiketta. Voit myös sisällyttää liitteitä. Saat zip-tiedoston, joka sisältää tiedot jäsenistä ja tauluista sekä muita tietoja CSV- ja JSON-muodoissa ja jonka voit avata tietokoneellasi.

Kiinnostavatko Premium-ominaisuudet sinua? Lue lisää Premiumista.

Tarvitseeko sinun vahvistaa tietoturvaa ja tietosuojaa eri työtilojen välillä? Trello Enterprise tarjoaa lisää ominaisuuksia käyttäjien ja sisällön hallintaan järjestelmän ylläpitäjän roolilla. Katso artikkelit Mikä on Enterprise-ylläpitäjä? ja Enterprisen aloitusopas – järjestelmien ylläpitäjät.

Hyödynnä SAML SSO:ta Atlassian Accessilla. Jos haluat lisätä tietoturvaa ja keskittää ylläpitoa yksittäisellä SAML-kirjautumisella tai pakotetulla 2FA-todennuksella, Atlassian Access on erillinen tilaus, jonka yrityksesi voi ottaa käyttöön kaikissa Atlassian-tuotteissasi.