Définir des permissions et des contrôles administrateur

Chaque équipe a besoin d'un espace numérique où elle peut facilement connecter des idées à des projets entre les silos de l'entreprise. Pour garantir un environnement professionnel sain, il est essentiel de permettre l'ajout d'utilisateurs à un projet en fonction de leurs permissions, mais aussi d'autoriser les utilisateurs à créer du contenu et à y accéder librement.

Comme elle dispose de tout le contrôle nécessaire à portée de main, votre équipe peut évoluer, tout en sécurisant la propriété intellectuelle dans Trello.

Administration de l'espace de travail

Après avoir créé votre espace de travail, invité des membres, ajouté des tableaux et commencé activement à collaborer, prenez un instant pour réfléchir à comment améliorer la gestion de votre espace de travail.

Fonctionnalités d'administration des espaces de travail gratuits

Un espace de travail gratuit facilite la collaboration, car tous les membres se voient accorder le statut d'administrateur par défaut. Lorsque tous les utilisateurs de l'espace de travail disposent de permissions uniformes, rien ne vient entraver la productivité de l'équipe. Voici ce que peuvent faire les administrateurs d'espaces de travail gratuits :

Permissions des membres et des invités

• Invitez et supprimez des membres de l'espace de travail.
• Créez des liens d'invitation dans l'espace de travail.
• Convertissez des invités en membres de l'espace de travail.

Contrôle du tableau

• Affichez et rejoignez les tableaux publics et visibles par l'espace de travail (à condition que les paramètres du tableau permettent aux membres de s'ajouter eux-mêmes).

Contrôle de l'espace de travail

• Modifiez les informations de profil d'espace de travail, telles que le nom et la description.
• Modifiez la visibilité de l'espace de travail.
• Mettez à niveau l'espace de travail vers la version Premium.
• Demandez l'ajout d'un espace de travail à Enterprise.
• Supprimez l'espace de travail.

Si votre espace de travail requiert des permissions plus granulaires, telles que la gestion d'administrateurs ou de membres classiques, la modification des permissions est disponible en tant que fonctionnalité Trello Premium (consultez la section ci-dessous « Voyez les choses en grand avec Premium »).

Le fait d'être administrateur d'espaces de travail gratuits (qui n'ont pas été mis à niveau vers Trello Premium) n'octroie pas un contrôle d'administration sur les tableaux de ces espaces. Pour apporter des changements aux tableaux d'autres utilisateurs de votre espace de travail, vous devrez être invité manuellement en tant qu'administrateur du tableau.

Visibilité de l'espace de travail

Sur la page de votre espace de travail, cliquez sur l'onglet « Paramètres » pour définir la visibilité de votre espace de travail.

La visibilité de l'espace de travail indique si votre espace de travail est répertorié par les moteurs de recherche ou s'il est consultable par des utilisateurs qui n'en sont pas membres. Elle peut être publique ou privée. Cela ne signifie PAS que vos tableaux privés ou visibles par l'espace de travail seront tout d'un coup accessibles au public. Ne vous inquiétez pas !

Cependant, imaginons que vous prévoyez de créer un grand nombre de tableaux publics formidables, tels qu'un calendrier de lancement des produits, un tableau pour la communauté des utilisateurs ou un tableau de ressources contenant des informations sur votre équipe ou votre entreprise. Dans ces situations, la meilleure solution consiste probablement à créer un espace de travail accessible au public, car cela fournira un endroit dédié pour vos utilisateurs, clients et fans qui souhaitent consulter vos tableaux publics.

Définition des permissions de tableau

Bien que nous l'ayons déjà mentionné dans le chapitre 2, nous pensons qu'il est important de répéter les informations clés concernant les permissions et la visibilité des tableaux. Voici donc un bref résumé.

Si vous créez un tableau hébergé dans un espace de travail, le paramètre par défaut est « Visible par l'espace de travail ». Voici les options de confidentialité pour les différents paramètres du tableau :

• Si un tableau est défini comme Visible par l'espace de travail, cela signifie que tous les membres de cet espace de travail peuvent afficher, rejoindre et modifier des cartes.
• Si un tableau est privé, seuls ses membres peuvent le consulter, et rejoindre et modifier des cartes.
• Si un tableau est public, toute personne disposant du lien vers celui-ci peut le consulter, mais seuls ses membres peuvent modifier des cartes. Remarque : ces tableaux sont indexés par les moteurs de recherche et sont visibles par tous les internautes.

Pour en savoir plus, c'est par ici.

Gestion des utilisateurs avec Trello Premium

Au fur et à mesure que votre équipe se développe, vous devez vous assurer que les bonnes personnes disposent de l'accès adéquat aux tableaux de votre espace de travail. Grâce à Trello Premium, les administrateurs des espaces de travail disposent de fonctionnalités de sécurité avancées pour s'assurer que tout fonctionne correctement.

Dans Trello Premium, les équipes peuvent améliorer leur expérience Trello grâce à des fonctionnalités de sécurité et d'administration payantes supplémentaires :

• Ajout d'un autre administrateur à votre espace de travail  : si jamais vous avez créé l'espace de travail et que vous êtes en vacances ou en réunion, l'administrateur n º2 peut se charger des actions nécessaires.

• Restrictions d'adhésion à l'espace de travail  : assurez-vous qu'aucune personne extérieure à votre entreprise n'est ajoutée à votre espace de travail en définissant des restrictions d'adhésion en fonction du domaine de messagerie.

• Restrictions de création de tableaux  : contrôlez qui peut créer des tableaux privés, visibles par l'espace de travail et publics Ces restrictions vous permettent d'autoriser n'importe quel membre de l'espace de travail, uniquement les administrateurs ou de n'autoriser personne. Elles sont essentielles si vous préférez éviter que des membres de l'espace de travail créent des tableaux publics.

• Restrictions de suppression de tableaux  : il faut impérativement éviter qu'un tableau important ne soit supprimé par inadvertance. Définissez les membres de l'espace de travail qui peuvent supprimer des tableaux privés, visibles par l'espace de travail et publics.

• Invitation de membres dans les tableaux  : déterminez les membres qui peuvent ajouter des invités aux tableaux de l'espace de travail. Un moyen simple de vous assurer qu'aucune personne extérieure à votre espace de travail n'est ajoutée aux tableaux de ce dernier.

• Gestion des tableaux privés  : en tant qu'administrateur, vous pouvez voir tous les tableaux privés de l'espace de travail. Même si vous n'en êtes pas explicitement membre, vous pouvez apporter des changements à n'importe quel tableau privé de votre espace de travail.

• Exportation de vos données  : le regroupement de tous vos tableaux en un seul et même endroit vous permet d'exporter plus facilement toutes vos données à la fois. Sur la page de votre espace de travail Trello, cliquez sur le bouton Exporter. Vous pouvez même inclure des pièces jointes. Vous obtenez alors un fichier ZIP qui inclut des membres, des tableaux et toutes les autres données au format CSV et JSON, que vous pouvez ouvrir sur votre bureau.

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Besoin d'appliquer la sécurité et la confidentialité au sein de plusieurs espaces de travail ? Grâce à Trello Enterprise, vous bénéficiez d'une couche supplémentaire de gestion des utilisateurs et du contenu à l'aide du rôle Administrateur système. Voir les articles : Qu'est-ce qu'un administrateur Enterprise ? et Guide de démarrage pour Enterprise – Administrateurs système.

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