2. fejezet
Az első projekt létrehozása
A Trello kellően rugalmas és gyors ahhoz, hogy bármekkora projektet az elejétől végéig kezelhess vele. Ismerd meg, hogyan hozhatod létre az első tábládat, és hogyan kezdhetsz bele a munkába!
Az első projekt létrehozása a Trellóban
A projekteknél számtalan információt kell kezelni, nyomon kell követni a feladatok állapotát, és minden fázisban be kell vonni a megfelelő személyeket. A cél, hogy a projekt folyamatosan haladjon, és hogy költségkereten belül, határidőre tudj teljesíteni – mindezt mosolyogva.
A Trello ezek mindegyikében képes segíteni. Most, hogy bemutattuk a Trello-tábla létrehozásának alapjait, ideje rátérni az első projekt elindítására.
Szakasz áttekintése
Ebben a szakaszban a következőket fogod megtanulni:
- Tábla létrehozása
- Tábla testreszabása
- Az együttműködés megkezdése
- Munkafolyamat kialakítása
- Feladatok és teendők hozzáadása
Tábla létrehozása
Megterhelő feladat lehet kialakítani a projektek struktúráját a csapattagokkal, ötletekkel feladatokkal és határidőkkel, valamint úgy optimalizálni a projekteket, hogy a csapat könnyen együtt tudjon dolgozni. Szerencsére a Trello-táblával tiszta lappal indulhatsz, amelyen a siker érdekében mindent úgy szervezhetsz meg, ahogyan az igényeidnek megfelel.

- A csapat Munkatér lapján kattints az „Új tábla létrehozása” lehetőségre, vagy a Trello fejlécében, a nevedtől közvetlenül balra kattints a plusz gombra (+), és válaszd a „Tábla létrehozása” lehetőséget.
- Nevezd el úgy a táblát, hogy kifejezze, amin dolgozol. Ez lehet bármi a rendezvények szervezésétől a blog kezelésén és az értékesítési lehetőségek nyomon követésén át egy új termék bevezetéséig.

A projekt adatai és információi felbecsülhetetlen értéket képviselnek. Amikor létrehozol egy új Trello-táblát, lehetőséged van meghatározni az adatvédelmi beállításokat.
- A létrehozott táblák alapértelmezett beállítása a „munkatérben látható”, ami azt jelenti, hogy az adott munkatér bármelyik tagja csatlakozhat, valamint megtekintheti és szerkesztheti a kártyákat.
- Ha a Privát értékre módosítod a beállítást, akkor a táblát csak a hozzá tartozó tagok láthatják. Akkor érdemes a Privát beállítást használni alapértelmezettként, ha egy szigorúbban szabályozott projekten dolgozol, amelyhez nem szeretnéd, hogy más csapattagok is hozzáférjenek. Ez a beállítás kiváló a kétszemélyes táblákhoz, a személyes teendők táblájához vagy az ügyfelekkel megosztott táblákhoz.
- A Nyilvános beállítás használata esetén a link birtokában bárki megtekintheti a táblát. A nyilvános táblák megjelennek a keresőmotorokban (például a Google-ben), azaz az adott táblán található információkhoz az interneten keresztül mindenki hozzáfér. Ezt a beállítást érdemes a nyilvános projektek, valamint a nyilvános visszajelzésre nyitott termékútvonaltervek esetében használni. A többi táblabeállításhoz hasonlóan részletesen megadhatod, hogy ki adhat hozzá megjegyzést a táblához, ki adhat hozzá vagy távolíthat el tagokat, ki szerkesztheti a táblát, valamint ki csatlakozhat.
Itt találsz további információkat a nyilvános és privát táblákról.
Tábla testreszabása
Nincs két ugyanolyan munkafolyamat. Miért ne adnál egyedi külsőt minden táblának?! A jókedv és a rugalmasság szellemében lehetővé tesszük a tábla hátterének testreszabását, így csapatod saját képére formálhatja a megjelenést.

Kiválaszthatod az egyik alapszínt, feltölthetsz saját képet*, vagy választhatsz egy képet az Unsplash óriási fotógyűjteményéből, hogy szép és egyedi táblaháttereket állíts be. A tábla menüjében bármikor módosíthatod a tábla hátterét.
Az együttműködés megkezdése
Egyes tagok az egész projekt végrehajtásáért felelősek, mások csak időnként néznek rá a projekt állapotával kapcsolatos friss hírekre, de mindig hatékonyabb együttműködést érhetsz el, ha gondoskodsz róla, hogy mindenkihez ugyanazok az információk jussanak el.
Meghívhatsz tagokat a táblára, akiket aztán feladatokhoz rendelhetsz, és közösen dolgozhattok a táblán.

- Kattints a tábla tetején látható „Meghívás” lehetőségre, és válaszd ki a csapat bármely tagját, akit szeretnél felvenni a táblára. Emellett e-mail-cím vagy név alapján is meghívhatsz tagokat.
- A Meghívás menü alján létrehozhatsz egy egyszerűen megosztható linket, amellyel meghívhatsz másokat a táblára. Másold be ezt az egyedi linket egy Slack-csatornába, vagy küldd el e-mailben bárkinek, hogy megkezdhessétek az együttműködést. Ha még elegánsabb megoldásra vágysz, töltsd le a meghívó QR-kódját, amelyet beolvasva bárki csatlakozhat a tábládhoz.
Csapattag-jogosultságok beállítása
A szerepkörök egyértelmű meghatározása érdekében beállíthatod a tagok jogosultságait. A csapattag-jogosultságokkal részletesen szabályozhatod, hogy a megfelelő személy a megfelelő hozzáféréssel rendelkezzen. Ismerkedj meg a következő felhasználói beállításokkal, hogy mindig a megfelelő személyek kezeljék az információkat:
Normál: Megtekintheti és szerkesztheti a kártyákat, ezenkívül az általad kiválogatott beállításoktól függően szerkesztheti az egyes táblajogosultságokat. Tökéletes azoknak a munkatértagoknak, akik aktívan dolgoznak egy adott projekten.
Adminisztrátor: Megtekintheti és szerkesztheti a kártyákat, eltávolíthat tagokat, valamint módosíthatja a tábla összes beállítását. Tökéletes a projektmenedzsereknek és a vezetőknek, akik teljes körű irányítást igényelnek a projekthez.
Megfigyelő*: Hozzáférhet a táblán megjelenő tartalmakhoz, azonban nem szerkesztheti a kártyákat. Engedélyezheted, hogy megjegyzéseket írjon, emojikkal reagáljon, valamint az általad beállított módokon használja a táblát. Tökéletes az olyan táblákhoz, amelyeken tájékoztatni akarsz másokat, például ügyfeleket, vezetőket, harmadik feleket stb.

Munkafolyamat kialakítása
A Trello listáival állapot szerint rendszerezheted a kártyáidat. A listák különböző dolgokra használhatók: összegyűjtheted rajtuk az ötleteidet, de akár egy nagyobb projekt feladatait is. Legyen szó alapszintű kanbanról, értékesítési csatornáról, marketingnaptárról vagy robusztus projektmenedzsmentről, a lényeg, hogy a csapatod munkamódszeréhez igazodó munkafolyamatot alakíts ki.

- Kattints a „Lista hozzáadása” lehetőségre, add hozzá az első listádat a tábládhoz, és válassz olyan címet, amely jól leírja az aktuális fázist vagy a listában feltüntetni kívánt információkat. Használhatsz egyszerű listaneveket (például „Teendők”, „Folyamatban” és „Kész”), de ha az adott munkához szükséges, pontosabb információkat is megadhatsz. Ne feledd, hogy a Trello teljes mértékben az igényeidnek megfelelően alakítható: olyan nevet adsz a listáidnak, amilyet csak szeretnél.
- Hozz létre a tábládhoz annyi listát, amennyi csak egy munkafolyamat felépítéséhez szükséges.
Feladatok és teendők hozzáadása
A kártyák a táblák alappillérei, amelyek a feladatokat és az ötleteket képviselik. A kártyák a teendők leképezésére használhatók: például ügyféltámogatási problémákhoz, az új dizájnhoz, egy blogposzthoz vagy bármihez a projekttel kapcsolatban, amit semmiképpen sem szeretnél elfelejteni.
Ha szeretnéd a saját igényeidhez igazítani a kártyákat, és különböző hasznos információkat elhelyezni rajtuk, egyszerűen kattints a kívánt kártyára. Az előrehaladás megjelenítéséhez húzd a kártyákat a listákra. A táblákhoz korlátlan számú kártyát adhatsz.

- Adj kártyákat a befejezendő feladatokhoz: kattints a „Kártya hozzáadása” lehetőségre az első listában. A kártyáknak adj rövid címet, hogy gyorsan áttekinthesd őket és állapotukat a táblán.
- Hogy mindenki számára világos legyen, mi a teendő, kattints a kívánt kártyára, és adj meg további információkat, például a következőket:
- Leírások
- Határidők
- Tagok
- Ellenőrzőlisták
- Csatolmányok
- Megjegyzések
A kártyahátoldalon belemehetsz a részletekbe
Korábban már említettük, hogy ha rákattintasz egy kártyára, kibonthatod, így hozzáférsz a további részletekhez, és akár új elemeket is létrehozhatsz. Ez a kártyahátoldal, amely a pontosabb információk feltüntetésére szolgál.

Három fő területe van, amelyekkel érdemes megismerkedni:
A) Kártyaleírás: A csapat napi kommunikációja során szükség van a kontextus megadására és értelmezésére. A megfelelő információkkal megágyazhatsz a hatékony kommunikációnak, és segíthetsz elkerülni a projekttel kapcsolatos félreértéseket. Ez azoknak a tagoknak lehet hasznos, akik nem kezelik napi szinten a táblát, de rendszeresen be kell jelentkezniük.
A leírás mezőben a kártyára vonatkozó további konkrét információkat is megadhatsz, például webhelyekre mutató linkeket vagy részletes utasításokat. Ha ilyeneket szeretnél elhelyezni a kártyán, kattints a kártyahátoldal tetején lévő „Leírás szerkesztése” lehetőségre. Markdown használatával is formázhatod a szöveget.
B) Hozzáadás: A „Hozzáadás” szakaszban további eszközöket találsz a kártya hátoldalához.
- Tagokat vehetsz fel a kártyákra, így kioszthatod a feladatokat az egyes személyeknek, és bármikor könnyedén átláthatod, hogy ki mivel foglalkozik, és mit kell még teljesíteni.
- Ellenőrzőlistát társíthatsz a részfeladatokból vagy több lépésből álló kártyákhoz, így biztosan semmi nem marad ki. Akár a tábla más kártyáiról is átmásolhatsz ellenőrzőlistákat. Ha még egyértelműbbé és követhetőbbé szeretnéd tenni a folyamatot, a Standard és a Premium előfizetők számára elérhető haladó ellenőrzőlistákkal tagokat rendelhetsz hozzá, és határidőket adhatsz az ellenőrzőlista tételeihez.
- Dátumot is hozzáadhatsz a határidők nyomon követése céljából, így a kártya tagjai 24 órával a határidő előtt értesítést kapnak. A dátummenüből kiválaszthatsz egy kezdő dátumot és egy határidőt, hogy követni tudd, mikor indulnak és fejeződnek be a projektek és a feladatok. Ha a feladat elkészült, teljesítettként jelölheted a határidőket.
- A számítógépedről, valamint számos felhőtárhely-szolgáltatásból, például a Dropboxról, a Google Drive-ról, a Boxról és a OneDrive-ról egyaránt hozzáadhatsz csatolmányokat.
- Fedlap: Hatékonyan rendszerezheted és vizuálisabbá teheted a tábládat. A fedlapokkal és a színekkel vizuális kontextust biztosíthatsz a kártyáidnak, figyelemfelhívásokat helyezhetsz el, és további részleteket is megadhatsz. A kártyához csatolt képeket teljes méretű fedlapként is megjelenítheted, emellett a kártya színét is módosíthatod.
Profi tipp
Részletes emlékeztetőket állíthatsz be, amelyek értesítenek, ha közeleg egy határidő.
C) Megjegyzések és aktivitás: Amikor a csapattagokkal egy feladatról kommunikáltok vagy egy feladaton dolgoztok, a kártyákhoz megjegyzéseket, például visszajelzéseket és új információkat adhatsz. A tábla vagy a csapat tagjait megemlítheted (@) a megjegyzésekben, és ők értesítést kapnak erről a Trellóban. Az aktivitáshírek idővonalán a kártya összes megjegyzése és művelete megjelenik.

Most már láthatod, hogyan éri el a Trello az egy helyen elérhető információkkal, hogy mindenki tisztában legyen a fontos tudnivalókkal. Minden készen áll arra, hogy sikerre vidd a csapatodat!
*Fizetős funkció
További források
Webinárium
Próbáld ki a Premiumot ingyen 14 napig!
A Trello nézeteivel teljesen új módon láthatod a munkát.