Az első projekt létrehozása

• A csapat Munkatér lapján kattints az „Új tábla létrehozása” lehetőségre, vagy a Trello fejlécében, a nevedtől közvetlenül balra kattints a plusz gombra (+), és válaszd a „Tábla létrehozása” lehetőséget.
• Nevezd el úgy a táblát, hogy kifejezze, amin dolgozol. Ez lehet bármi a rendezvények szervezésétől a blog kezelésén és az értékesítési lehetőségek nyomon követésén át egy új termék bevezetéséig.

A projekt adatai és információi felbecsülhetetlen értéket képviselnek. Amikor létrehozol egy új Trello-táblát, lehetőséged van meghatározni az adatvédelmi beállításokat.

• A létrehozott táblák alapértelmezett beállítása a „munkatérben látható”, ami azt jelenti, hogy az adott munkatér bármelyik tagja csatlakozhat, valamint megtekintheti és szerkesztheti a kártyákat.
• Ha a Privát értékre módosítod a beállítást, akkor a táblát csak a hozzá tartozó tagok láthatják. Akkor érdemes a Privát beállítást használni alapértelmezettként, ha egy szigorúbban szabályozott projekten dolgozol, amelyhez nem szeretnéd, hogy más csapattagok is hozzáférjenek. Ez a beállítás kiváló a kétszemélyes táblákhoz, a személyes teendők táblájához vagy az ügyfelekkel megosztott táblákhoz.
• A Nyilvános beállítás használata esetén a link birtokában bárki megtekintheti a táblát. A nyilvános táblák megjelennek a keresőmotorokban (például a Google-ben), azaz az adott táblán található információkhoz az interneten keresztül mindenki hozzáfér. Ezt a beállítást érdemes a nyilvános projektek, valamint a nyilvános visszajelzésre nyitott termékútvonaltervek esetében használni. A többi táblabeállításhoz hasonlóan részletesen megadhatod, hogy ki adhat hozzá megjegyzést a táblához, ki adhat hozzá vagy távolíthat el tagokat, ki szerkesztheti a táblát, valamint ki csatlakozhat.

Itt találsz további információkat a nyilvános és privát táblákról.

Kiválaszthatod az egyik alapszínt, feltölthetsz saját képet*, vagy választhatsz egy képet az Unsplash óriási fotógyűjteményéből, hogy szép és egyedi táblaháttereket állíts be. A tábla menüjében bármikor módosíthatod a tábla hátterét.

1. Kattints a tábla tetején látható „Meghívás” lehetőségre, és válaszd ki a csapat bármely tagját, akit szeretnél felvenni a táblára. Emellett e-mail-cím vagy név alapján is meghívhatsz tagokat.
2. A Meghívás menü alján létrehozhatsz egy egyszerűen megosztható linket, amellyel meghívhatsz másokat a táblára. Másold be ezt az egyedi linket egy Slack-csatornába, vagy küldd el e-mailben bárkinek, hogy megkezdhessétek az együttműködést. Ha még elegánsabb megoldásra vágysz, töltsd le a meghívó QR-kódját, amelyet beolvasva bárki csatlakozhat a tábládhoz.

Csapattag-jogosultságok beállítása

A szerepkörök egyértelmű meghatározása érdekében beállíthatod a tagok jogosultságait. A csapattag-jogosultságokkal részletesen szabályozhatod, hogy a megfelelő személy a megfelelő hozzáféréssel rendelkezzen. Ismerkedj meg a következő felhasználói beállításokkal, hogy mindig a megfelelő személyek kezeljék az információkat:

Normál: Megtekintheti és szerkesztheti a kártyákat, ezenkívül az általad kiválogatott beállításoktól függően szerkesztheti az egyes táblajogosultságokat. Tökéletes azoknak a munkatértagoknak, akik aktívan dolgoznak egy adott projekten.

Adminisztrátor: Megtekintheti és szerkesztheti a kártyákat, eltávolíthat tagokat, valamint módosíthatja a tábla összes beállítását. Tökéletes a projektmenedzsereknek és a vezetőknek, akik teljes körű irányítást igényelnek a projekthez.

Megfigyelő*: Hozzáférhet a táblán megjelenő tartalmakhoz, azonban nem szerkesztheti a kártyákat. Engedélyezheted, hogy megjegyzéseket írjon, emojikkal reagáljon, valamint az általad beállított módokon használja a táblát. Tökéletes az olyan táblákhoz, amelyeken tájékoztatni akarsz másokat, például ügyfeleket, vezetőket, harmadik feleket stb.

1. Kattints a „Lista hozzáadása” lehetőségre, add hozzá az első listádat a tábládhoz, és válassz olyan címet, amely jól leírja az aktuális fázist vagy a listában feltüntetni kívánt információkat. Használhatsz egyszerű listaneveket (például „Teendők”, „Folyamatban” és „Kész”), de ha az adott munkához szükséges, pontosabb információkat is megadhatsz. Ne feledd, hogy a Trello teljes mértékben az igényeidnek megfelelően alakítható: olyan nevet adsz a listáidnak, amilyet csak szeretnél.
2. Hozz létre a tábládhoz annyi listát, amennyi csak egy munkafolyamat felépítéséhez szükséges.

1. Adj kártyákat a befejezendő feladatokhoz: kattints a „Kártya hozzáadása” lehetőségre az első listában. A kártyáknak adj rövid címet, hogy gyorsan áttekinthesd őket és állapotukat a táblán.
2. Hogy mindenki számára világos legyen, mi a teendő, kattints a kívánt kártyára, és adj meg további információkat, például a következőket:

• Leírások
• Határidők
• Tagok
• Ellenőrzőlisták
• Csatolmányok
• Megjegyzések

Három fő területe van, amelyekkel érdemes megismerkedni:

A) Kártyaleírás: A csapat napi kommunikációja során szükség van a kontextus megadására és értelmezésére. A megfelelő információkkal megágyazhatsz a hatékony kommunikációnak, és segíthetsz elkerülni a projekttel kapcsolatos félreértéseket. Ez azoknak a tagoknak lehet hasznos, akik nem kezelik napi szinten a táblát, de rendszeresen be kell jelentkezniük.

A leírás mezőben a kártyára vonatkozó további konkrét információkat is megadhatsz, például webhelyekre mutató linkeket vagy részletes utasításokat. Ha ilyeneket szeretnél elhelyezni a kártyán, kattints a kártyahátoldal tetején lévő „Leírás szerkesztése” lehetőségre. Markdown használatával is formázhatod a szöveget.

B) Hozzáadás: A „Hozzáadás” szakaszban további eszközöket találsz a kártya hátoldalához.

• Tagokat vehetsz fel a kártyákra, így kioszthatod a feladatokat az egyes személyeknek, és bármikor könnyedén átláthatod, hogy ki mivel foglalkozik, és mit kell még teljesíteni.
• Ellenőrzőlistát társíthatsz a részfeladatokból vagy több lépésből álló kártyákhoz, így biztosan semmi nem marad ki. Akár a tábla más kártyáiról is átmásolhatsz ellenőrzőlistákat. Ha még egyértelműbbé és követhetőbbé szeretnéd tenni a folyamatot, a Standard és a Premium előfizetők számára elérhető haladó ellenőrzőlistákkal tagokat rendelhetsz hozzá, és határidőket adhatsz az ellenőrzőlista tételeihez.
• Dátumot is hozzáadhatsz a határidők nyomon követése céljából, így a kártya tagjai 24 órával a határidő előtt értesítést kapnak. A dátummenüből kiválaszthatsz egy kezdő dátumot és egy határidőt, hogy követni tudd, mikor indulnak és fejeződnek be a projektek és a feladatok. Ha a feladat elkészült, teljesítettként jelölheted a határidőket.
• A számítógépedről, valamint számos felhőtárhely-szolgáltatásból, például a Dropboxról, a Google Drive-ról, a Boxról és a OneDrive-ról egyaránt hozzáadhatsz csatolmányokat.
• Fedlap: Hatékonyan rendszerezheted és vizuálisabbá teheted a tábládat. A fedlapokkal és a színekkel vizuális kontextust biztosíthatsz a kártyáidnak, figyelemfelhívásokat helyezhetsz el, és további részleteket is megadhatsz. A kártyához csatolt képeket teljes méretű fedlapként is megjelenítheted, emellett a kártya színét is módosíthatod.

C) Megjegyzések és aktivitás: Amikor a csapattagokkal egy feladatról kommunikáltok vagy egy feladaton dolgoztok, a kártyákhoz megjegyzéseket, például visszajelzéseket és új információkat adhatsz. A tábla vagy a csapat tagjait megemlítheted (@) a megjegyzésekben, és ők értesítést kapnak erről a Trellóban. Az aktivitáshírek idővonalán a kártya összes megjegyzése és művelete megjelenik.

Most már láthatod, hogyan éri el a Trello az egy helyen elérhető információkkal, hogy mindenki tisztában legyen a fontos tudnivalókkal. Minden készen áll arra, hogy sikerre vidd a csapatodat!