A csapat bevezetése a Trello használatába

Mi az a munkatér?

A munkatér a csapat navigációs központja, ahol mindenki hozzáfér a csapat tábláihoz, tagjaihoz és munkatérnézeteihez. A munkatérben a teljes kontextus a rendelkezésedre áll, így eredményesen hozzájárulhatsz a csapat közös erőfeszítéseihez.

Amikor csatlakozol a Trellóhoz, a rendszer automatikusan hozzáad egy munkatérhez. Ebben a munkatérben legfeljebb 10 táblát hozhatsz létre ingyenesen. Ha szeretnél létrehozni egy táblát a munkatérben, kattints a munkatér felső menüjének Létrehozás gombjára.

Tanítsd be a csapattagjaidat.

Csökkentheted a félreértések kockázatát (és elérheted, hogy senki ne maradjon le semmiről), és minden szükséges személyt és munkatársat meghívhatsz a csapatba. A munkatérbe tetszőleges számú csapattagot vehetsz fel.

Ha szeretnél új tagokat felvenni a munkatérbe, lépj a Tagok fülre, és kattints a „Meghívás a munkatérbe” lehetőségre. A meghívni kívánt személyeket e-mail-cím és név alapján is megkeresheted.

Az ingyenes munkaterekben minden tag alapértelmezés szerint adminisztrátori státuszt kap, tehát bárki meghívhat új tagokat, valamint eltávolíthatja a munkatér meglévő tagjait, létrehozhat a munkatérre szóló meghívólinkeket, tagokká alakíthatja a vendégeket, és így tovább.

Ha előfizetsz a Premium csomagra, részletesen is beállíthatod a munkatérrel kapcsolatos jogosultságokat. Ebben az esetben a fenti funkciókat csak a kijelölt munkatér-adminisztrátorok használhatják, akik általános, adminisztrátori vagy megfigyelői szerepet rendelhetnek a többi csapattaghoz a munkatérben. Emellett a Premium előfizetéssel a munkatér-adminisztrátoroknak az alábbiakra is lehetőségük van:

• Megtarthatják az adminisztrátori státuszukat a munkatér összes tábláján, beleértve a privát táblákat is.

• Meghatározhatják, hogy a különböző láthatósági szinteken ki hozhat létre és törölhet munkatértáblákat.

• Beállíthatják, hogy ki adhat hozzá vendégeket a táblákhoz.

• Az egytáblás vendégeket többtáblás vendégekké alakíthatják.

Itt találsz további információkat.

Néhány tábla beállítása

Nagy kihívást jelenthet mindenkit rávenni, hogy ugyanazokat az eszközöket használja, ezért adunk néhány tippet, amelyekkel zökkenőmentesen bevezetheted a csapatodat a Trello használatába.

Trello-táblák beállítása a csapat meglévő projektjei és aktivitásai alapján

A legkönnyebben úgy taníthatod meg a csapattagoknak a Trello használatát, ha az általuk már ismert környezetből indulsz ki. Válassz egy olyan aktivitást vagy projektet, amelyet a csapatod már ismer, és hozz létre egy Trello-táblát a levezényléséhez. Szerencsére sablonokat is létrehoztunk, amelyekkel könnyedén belevághatsz.

A meglévő munkafolyamatokat képviselő táblák létrehozásával külön munkatereket alakíthatsz ki minden csapatnak vagy projektnek. Ügyelj rá, hogy egy táblára ne kerüljön túl sok információ; inkább hozz létre új táblákat, és oszd fel a munkafolyamatot könnyebben emészthető részekre.

Tippek az új munkatársak sikeres bevezetéséhez

Biztosíts kontextust, és bontsd le az elszigetelt adathalmazok közötti akadályokat! Amikor belépsz egy irodába, automatikusan körülnézel, hogy felmérd, milyen környezetbe kerültél. Ugyanez a helyzet a Trello-táblákkal is. Javasoljuk, hogy határozd meg minél pontosabban a kontextust a csapattagoknak: hozz létre például egy bemutatkozó listát (Amit a tábláról tudni kell) a táblához. Ezen a listán összefoglalhatod a tábla célját, a célkitűzéseket és a többi hasznos információt. Ez mindenkinek jól jön, aki csatlakozik a táblához – az ügyfelektől kezdve az új csapattagokon át az ideiglenesen meghívott személyekig.

Az „Amit a tábláról tudni kell” részben ne feledkezz meg az alábbi három dologról:

1. Készítő: a tábla készítőjének/készítőinek feltüntetése.

2. Leírás: a táblával kapcsolatos részletek, például a tábla kontextusa, célja, bevált módszerei és fázisai.

3. Műveletek: szavazási és megjegyzés-hozzáfűzési jogosultságok.

Csapatokon átívelő perspektíva kialakítása

A munkáddal kapcsolatos perspektíva azt jelenti, hogy több különböző szemszögből tekintheted meg a feladatokat, és kiválaszthatod az adott feladatkörödhöz leginkább releváns nézőpontot. Ugyanez a csapatmunkánál is működik: ha léptek egyet hátra, vagy mélyebben beleássátok magatokat bizonyos részletekbe, hatékonyabban dolgozhattok a projekten.

A munkatér táblázatos nézetével a munkatér több tábláján is megjelenítheted a kártyákat, valamint különféle feltételek szerint rendezheted és szűrheted őket. Vezetőként ez remek módszer a csapattagok munkaterhelésének vagy a több csapatot átfogó munkafolyamatoknak az áttekintésére.

A munkatérnézetekről itt tudhatsz meg többet.

A Trello-munkaterekkel robusztus és biztonságos helyet hozhatsz létre, ahol a csapatod eredményesen dolgozhat, míg a Trello-táblák rugalmassága végtelen számú lehetőséget kínál, hogy olyan munkafolyamatokat alakíts ki, amelyekkel a csapatod fennakadás nélkül elvégezheti a munkát.