Rechten en beheerfuncties instellen

Elk team heeft een digitale space nodig waar ze eenvoudig ideeën en projecten kunnen koppelen tussen bedrijfssilo's. Gebruikers toe kunnen voegen aan een project op basis van hun rechten en ze in staat te stellen vrijelijk bij content te kunnen en content te maken is essentieel om een bedrijfsomgeving gezond te houden.

Door alle controle binnen handbereik te hebben, kan je team schalen en tegelijkertijd intellectueel eigendom veilig houden binnen Trello.

Workspace-beheer

Nu je een Workspace aangemaakt hebt, leden uitgenodigd, borden toegevoegd en de samenwerking in volle gang is, is dit het moment om stil te staan bij manieren waarop je je Workspace beter aan kunt sturen.

Gratis functies voor Workspace-beheerders

Het is met een gratis Workspace eenvoudig om samen te werken, want alle leden krijgen standaard de beheerdersstatus. Wanneer iedereen in de Workspace dezelfde rechten heeft, wordt de productiviteit van het team nergens geblokkeerd. Dit is wat beheerders van gratis Workspaces kunnen doen:

Rechten voor leden en gasten

• Workspace-leden uitnodigen en verwijderen
• Uitnodigingslinks voor Workspace maken
• Gasten omzetten in Workspace-leden

Bordbeheer

• Bekijk en neem deel aan openbare borden en voor Workspace zichtbare borden (mits de instellingen van het bord zelf deelnemen toestaan)

Workspacebeheer

• Workspace-profielinformatie wijzigen, zoals naam en beschrijving
• De Workspace-zichtbaarheid wijzigen
• Upgrade de Workspace naar Premium
• Aanvraag om een Workspace toe te voegen aan een Enterprise
• Workspace verwijderen

Als er meer gedetailleerde rechten nodig zijn voor je Workspace, zoals beheer van wie een beheerder of een normaal lid is, is het veranderen van rechten beschikbaar als functie van Trello Premium (zie het onderstaande gedeelte Pak het groots aan met Premium.)

Een Workspace-beheerder van een gratis Workspace (een die niet is geüpgraded naar Trello Premium) heeft geen beheer over Workspace-borden. Om wijzigingen te maken in borden van andere gebruikers in je Workspace, moet je handmatig uitgenodigd worden als bordbeheerder.

Workplace-zichtbaarheid

Klik vanuit je Workspace-pagina op het tabblad 'Instellingen', waar je de zichtbaarheid van je Workspace kan instellen.

Bij Workspace-zichtbaarheid draait het erom of jouw Workspace geïndexeerd zal worden door zoekmachines of zichtbaar is voor mensen buiten de Workspace. Zichtbaarheid kan worden ingesteld als openbaar of privé. Dat betekent NIET dat je besloten borden of borden die alleen zichtbaar zijn voor de Workspace ineens openbaar zichtbaar zijn. Geen zorgen!

Maar, laten we zeggen dat je van plan bent om een hoop geweldige openbare borden te maken, zoals een roadmap van een product, een communitybord voor gebruikers of een bord met middelen voor informatie over jouw team of bedrijf. In dergelijke gevallen kan het handig zijn om een publiekelijk zichtbare Workspace te hebben, want dan hebben jouw gebruikers, klanten en fans een toegewezen plek om jouw openbare borden te bekijken.

Bordrechten instellen

We hebben dit in Hoofdstuk 2 al benoemd, maar we vinden het belangrijk om een aantal essentiële details over bordrechten en zichtbaarheid nog eens te herhalen, dus hier volgt een korte samenvatting.

Als je een bord maakt dat binnen een Workspace is opgezet, is de standaardinstelling voor Workspace zichtbaar. Dit zijn de privacyopties bij de bordinstellingen:

• Als een bord voor Workspace zichtbaar is, betekent het dat alle leden van die Workspace kaarten kunnen zien, deel kunnen nemen en kaarten kunnen wijzigen.
• Als een bord privé is, kunnen alleen leden van dat specifieke bord het bord zien, er lid van worden en kaarten wijzigen.
• Als een bord openbaar is, kan iedereen met een link naar het bord het bord zien, maar kunnen alleen leden van het bord kaarten bewerken. Opmerking: deze borden worden geïndexeerd door zoekmachines en zijn openbaar zichtbaar op het internet.

Meer informatie vind je hier

Gebruikersbeheer met Trello Premium

Naarmate je team groeit, moet je zorgen dat de juiste mensen de juiste toegang hebben tot Workspace-borden. Workspace-beheerders hebben met Trello Premium geavanceerde beveiligingsfuncties bij de hand om er zeker van te zijn dat alles soepel loopt.

Met Trello Premium kunnen teams nog meer uit hun Trello-ervaring halen met aanvullende betaalde beveiliging en administratieve functies:

• Nog een beheerder toevoegen aan je Workspace: als jij, de maker van Workspace, op vakantie bent of vastzit in een vergadering, dan kan Beheerder #2 de nodige acties uitvoeren.

• Workspace-lidmaatschapsbeperkingen: zorg ervoor dat niemand buiten je bedrijf wordt toegevoegd aan je Workspace, door Workspace-lidmaatschapsbeperkingen per e-maildomein in te stellen.

• Aanmaakbeperkingen borden: bepaal wie privé-borden, voor Workspace zichtbare borden en openbare borden mag aanmaken. Dit kan ingesteld worden om alle Workspace-leden, alleen beheerders of niemand toe te laten. Dit is heel belangrijk als je je zorgen maakt om Workspace-leden die openbare borden aanmaken.

• Verwijderbeperkingen borden: je wilt uiteraard niet dat een belangrijk bord per ongeluk wordt verwijderd. Stel in welke leden van de Workspace privéborden, voor Workspace zichtbare borden en openbare borden mogen verwijderen.

• Gasten uitnodigen voor borden: beslis welke leden gasten kunnen toevoegen aan Workspace-borden. Een eenvoudige manier om er zeker van te zijn dat niemand buiten je Workspace wordt toegevoegd aan Workspace-borden.

• Beheer van privé-borden: als beheerder zie je alle privéborden binnen de Workspace. Zelfs als je niet expliciet lid bent van een bord, kun je wijzigingen aanbrengen in elk privé-bord binnen je Workspace

• Je gegevens exporteren: als je al je borden bij elkaar hebt, kun je eenvoudig al je gegevens tegelijkertijd exporteren. Klik op de knop Exporteren op je Workspace-pagina in Trello. Je kunt zelfs bijlagen bijvoegen. Er wordt dan een zip-bestand gemaakt met leden, borden en alle overige gegevens in CSV- en JSON-indelingen, dat je op je desktop kunt openen.

Nieuwsgierig naar de andere voordelen van Premium? Meer informatie over Premium.

Moet je beveiliging en privacy handhaven voor meerdere Workspaces? Met Trello Enterprise krijg je een extra laag gebruikers- en contentbeheer via de rol van Systeembeheerder. Lees de artikelen Wat is een Enterprise-beheerder? en Basishandleiding voor Enterprise: Systeembeheerders

Krijg SAML SSO met Atlassian Access. Als je op zoek bent naar extra beveiliging en gecentraliseerd beheer met SAML eenmalige aanmelding en verplichte 2FA, is Atlassian Access een apart abonnement dat je bedrijf in kan schakelen voor alle Atlassian-producten.