Skip to main content
Ceny

Porównaj plany i ceny

Bez względu na to, czy Twój zespół liczy 2 osoby, czy 2000, dzięki elastycznemu modelowi cenowemu Trello płacisz tylko za to, czego potrzebujesz.

Rozdział 2

Tworzenie pierwszego projektu

Trello to dostatecznie elastyczne i szybkie rozwiązanie, aby umożliwić zarządzanie projektem dowolnej wielkości, od początku do końca. Dowiedz się, jak utworzyć swoją pierwszą tablicę i przystąpić do pracy.

Utworzenie pierwszego projektu w Trello

Podobnie jak w przypadku każdego projektu na każdym jego etapie musisz zarządzać dużą ilością informacji, śledzić stan realizacji zadań i angażować odpowiednich interesariuszy. Celem jest kontynuowanie prac w stałym tempie i zapewnienie możliwości dostarczania wyników na czas i w ramach założonego budżetu — a to wszystko z uśmiechem na twarzy.

Trello może pomóc Ci na każdym etapie tego procesu. Teraz, gdy opanowaliśmy już podstawy konfiguracji tablic Trello, nadszedł czas, aby przejść do pierwszego projektu.

Przegląd sekcji

Zagadnienia omówione w tej sekcji:

  • Tworzenie tablicy
  • Dostosowywanie tablicy
  • Rozpoczynanie współpracy
  • Tworzenie przepływu pracy
  • Dodawanie zadań i czynności do wykonania

Tworzenie tablicy

Nadanie projektowi struktury uwzględniającej wszystkich członków, pomysły, zadania i terminy, a następnie zoptymalizowanie jej pod kątem współpracy zespołowej, może być przytłaczające. Na szczęście możesz zacząć od początku, tworząc tablicę Trello, która pozwoli Ci z powodzeniem uporządkować wszystko według potrzeb.

Obraz przedstawiający sposób tworzenia nowej tablicy w przestrzeni roboczej Trello
  • Na karcie Przestrzeń robocza zespołu kliknij „Utwórz nową tablicę” lub kliknij przycisk plusa (+) w nagłówku Trello z lewej strony swojej nazwy użytkownika, a następnie wybierz opcję „Utwórz tablicę”.
  • Nadaj tablicy nazwę zgodną z tym, nad czym pracujesz — od organizacji wydarzenia lub zarządzania blogiem po monitorowanie potencjalnych klientów lub wprowadzanie nowego produktu na rynek.
Obraz przedstawiający sposób wybierania ustawień prywatności dla tablicy Trello

Dane i informacje dotyczące projektu to Twoje najcenniejsze zasoby. Gdy tworzysz nową tablicę Trello, masz możliwość dostosowania swoich ustawień prywatności.

  • Po utworzeniu tablicy jej ustawienie domyślne to „Widoczna w przestrzeni roboczej”, co oznacza, że każdy członek przestrzeni roboczej może ją wyświetlić, dołączyć do niej oraz edytować karty.
  • Jeśli zmienisz ustawienia na Prywatna , tylko członkowie tej konkretnej tablicy będą mogli ją wyświetlić. Zazwyczaj chcesz ustawić domyślnie opcję Prywatna, jeśli pracujesz nad bardziej restrykcyjnym projektem i nie chcesz, aby inni członkowie zespołu mieli do niego dostęp. Jest to doskonałe rozwiązanie w przypadku tablic do współpracy bezpośredniej, prywatnych tablic zadań do wykonania lub tablic udostępnianych klientom.
  • Tablice publiczne pozwalają każdemu, kto ma łącze do tablicy, wyświetlić ją. Publiczne tablice są klasyfikowane w wyszukiwarkach, takich jak Google, co oznacza, że dowolne informacje na tej konkretnej tablicy będą dostępne dla wszystkich w Internecie. To ustawienie można zastosować do publicznego projektu lub harmonogramu prac nad produktem, który jest otwarty na publiczne opinie. Podobnie jak w przypadku innych ustawień tablicy, możesz szczegółowo określić, kto może zamieszczać komentarze, dodawać i usuwać członków, edytować tablicę i dołączać do niej.

Więcej informacji na temat tablic publicznych i prywatnych znajdziesz tutaj.

Dostosowywanie tablicy

Nie ma dwóch identycznych przepływów pracy, dlaczego więc tablica nie miałaby wyglądać i działać w wyjątkowy sposób? Stawiając na dobrą zabawę i elastyczność, dajemy Ci możliwość dostosowania tła tablicy w taki sposób, aby odzwierciedlało unikatowy charakter Twojego zespołu.

Obraz przedstawiający sposób dostosowania obrazów na tablicy Trello

Możesz użyć jednego z naszych kolorów podstawowych, przekazać własny obraz* lub wybrać zdjęcie z ogromnej biblioteki zdjęć Unsplash, aby tworzyć atrakcyjne i niepowtarzalne tła tablic. W dowolnej chwili możesz zmienić tło tablicy z poziomu jej menu.

Rozpoczynanie współpracy

Bez względu na to, czy konkretny członek jest odpowiedzialny za projekt, czy pojawia się tylko okazjonalnie, aby sprawdzić jego status, zapewnienie wszystkim członkom zespołu dostępu do bieżących informacji usprawni współpracę nad projektem.

Zaproś członków do tablicy, aby przypisać ich do zadań i podjąć współpracę.

Obraz przedstawiający sposób zapraszania członków do tablicy Trello
  1. W górnej części tablicy kliknij przycisk „Zaproś” i wybierz członka zespołu, którego chcesz dodać do tablicy, lub zaproś członków, korzystając z ich adresów e-mail lub nazw użytkownika.
  2. U dołu menu Zaproś możesz pobrać łatwe do udostępnienia łącze zaproszenia do tablicy. Umieść to specjalne łącze na kanale Slack lub w e-mailu do zewnętrznych interesariuszy, aby rozpocząć współpracę. Żeby było jeszcze ciekawiej, możesz pobrać kod QR, który ludzie będą mogli zeskanować w celu dołączenia do Twojej tablicy.

Ustawianie uprawnień członków

Ustaw uprawnienia członków, aby w sposób przejrzysty zdefiniować role. Dzięki uprawnieniom członków zyskujesz precyzyjną kontrolę nad przyznawaniem właściwym osobom odpowiedniego dostępu. Zapoznaj się z poniższymi ustawieniami użytkowników, aby mieć pewność, że odpowiednie osoby sprawują kontrolę nad konkretnymi informacjami:

Normalny: może wyświetlać i edytować karty, ma także możliwość edycji niektórych uprawnień do tablic, w zależności od wybranych ustawień. Doskonała opcja dla członków przestrzeni roboczej, którzy aktywnie pracują nad projektem.

Administrator: może wyświetlać i edytować karty, usuwać członków oraz zmieniać wszystkie ustawienia tablicy. Ta opcja najlepiej sprawdza się w przypadku liderów lub kierowników projektów, którzy mają pełną kontrolę nad projektem.

Obserwator*: może przeglądać zawartość tablicy, ale nie może edytować kart, można mu jednak zezwolić na komentowanie, reagowanie za pomocą emoji i angażowanie się do poziomu zdefiniowanego w tablicy. Doskonałe rozwiązanie w przypadku tablic informacyjnych na przykład dla klientów, menedżerów, osób trzecich itp.

Obraz przedstawiający sposób ustawiania uprawnień członków na tablicy Trello

Tworzenie przepływu pracy

Listy w Trello ułatwiają porządkowanie kart według statusu. Mogą one reprezentować różne rzeczy, na przykład zbiór pomysłów lub zadań w obrębie większego projektu. Jednak niezależnie od tego, czy chodzi o podstawowy proces Kanban, pipeline sprzedaży, kalendarz działań marketingowych, czy wydajne zarządzanie projektami, najważniejsze jest utworzenie przepływu pracy odpowiadającego stylowi pracy zespołu.

Obraz przedstawiający sposób tworzenia list na tablicy Trello
  1. Kliknij przycisk „Dodaj listę”, aby dodać pierwszą listę do swojej tablicy, i nadaj jej tytuł odzwierciedlający etap prac lub rodzaj zawartych w niej informacji. Nazwy list mogą być proste i odpowiadać poszczególnym krokom, na przykład „Do zrobienia”, „W trakcie” i „Zrobione”, lub szczegółowe, w zależności od wykonywanych prac. Pamiętaj, że Trello to narzędzie, które naprawdę możesz dostosować do swoich unikatowych potrzeb, więc nie wahaj się i nadaj listom taką nazwę, jaką chcesz.
  2. Dodaj tyle list do swojej tablicy, ile potrzebujesz, aby utworzyć przepływ pracy.

Dodawanie zadań i czynności do wykonania

Karty, będące podstawową jednostką tablic, służą do przedstawiania zadań i pomysłów. Można ich użyć do zamieszczania zadań do wykonania, na przykład zgłoszenia do działu obsługi klienta, nowego projektu, wpisu na blogu lub innego zagadnienia związanego z projektem, o którym należy pamiętać.

Klikając karty, można je dostosować, aby zawierały wiele przydatnych informacji. Przeciągaj i upuszczaj karty na listach, aby pokazać postęp zadań. Do tablicy można dodać dowolną liczbę kart.

Obraz przedstawiający sposób dodawania kart do tablicy Trello
  1. Dodaj karty dla każdego zadania, które należy wykonać, klikając opcję „Dodaj kartę” na pierwszej liście. Nadawaj kartom krótkie nazwy, aby ułatwić ich przeglądanie i sprawdzanie statusów na tablicy.
  2. Aby każdy dokładnie wiedział, co trzeba zrobić, klikaj poszczególne karty i dodawaj informacje, takie jak:
  • opisy
  • terminy
  • członkowie
  • listy kontrolne
  • załączniki
  • komentarze

Szczegółowe informacje na rewersach kart

Jak już wcześniej wspomniano, można kliknąć kartę, aby ją rozwinąć i zapoznać się ze szczegółami lub dodać nowe informacje. Jest to tzw. „rewers karty”, czyli miejsce, w którym można zamieszczać bardziej szczegółowe informacje.

Widok rewersu karty Trello

Dostępne są trzy główne sekcje, z którymi warto się zapoznać:

A. Opisy kart: codzienna komunikacja zespołu wymaga możliwości dodawania i rozumienia kontekstu. Dysponując właściwymi informacjami, możesz przygotować wstęp do komunikacji i zapobiec wszelkim nieporozumieniom związanym z Twoim projektem. To bardzo przydatne dla członków, którzy nie zarządzają tablicą na co dzień, ale muszą z niej regularnie korzystać.

W polu opisu możesz dodać bardziej szczegółowe informacje na temat karty, na przykład łącza do witryn internetowych lub instrukcje krok po kroku. Aby dodać szczegóły do karty, kliknij opcję „Edytuj opis” w górnej części rewersu karty. Możesz nawet formatować tekst przy użyciu języka znaczników Markdown.

B. Dodaj: w sekcji „Dodaj” znajdziesz więcej narzędzi, z których można skorzystać na rewersie karty.

  • Dodawaj członków do kart, aby przypisać osoby do zadań i w łatwy sposób sprawdzić, kto zajmuje się jakim zadaniem i co jeszcze należy zrobić.
  • Dodaj listy kontrolne do kart, które wymagają zadań podrzędnych lub mają wiele kroków, aby upewnić się, że nic Ci nie umknie. Możesz nawet skopiować listy kontrolne z innych kart na tablicy. W celu zapewnienia dodatkowej przejrzystości i ustalenia zakresu odpowiedzialności przypisz członków i dodaj terminy do elementów listy kontrolnej, korzystając z zaawansowanych list kontrolnych dostępnych dla subskrybentów planów Standard i Premium.
  • Dodawaj daty do kart, aby śledzić terminy i aby członkowie zespołu otrzymywali powiadomienie na 24 godziny przed ich upływem. Z menu daty możesz wybrać datę rozpoczęcia i termin, aby kontrolować, kiedy projekty i zadania zaczynają się i kończą. Po ukończeniu zadań można oznaczyć ich terminy jako zrealizowane.
  • Dodawaj załączniki, zarówno z komputera, jak i licznych usług przechowywania danych w chmurze, takich jak Dropbox, Dysk Google, Box czy OneDrive.
  • Okładka: uporządkuj swoją tablicę i nadaj jej wyjątkowy charakter wizualny. Dodając okładki i kolory do kart, zyskujesz kontekst wizualny i możliwość zamieszczania dodatkowych objaśnień i szczegółów. Obrazy dołączone do karty można wyświetlić z przodu jako pełnowymiarowe okładki. Istnieje również możliwość zmiany koloru karty.
Porada eksperta:

Ustaw szczegółowo przypomnienia, wybierając konkretnie, kiedy chcesz, aby przypomniano Ci o zbliżającym się terminie.

C. Komentarze i aktywność: komentarze można dodawać do kart w trakcie komunikacji i współpracy z członkami zespołu, np. aby przekazać opinię lub aktualne informacje. Dodaj wzmiankę @, aby wspomnieć w komentarzu o członku tablicy lub zespołu, a otrzyma on powiadomienie w Trello. Kanał aktywności to oś czasu ze wszystkimi komentarzami i czynnościami z danej karty.

Widok tablicy Trello

Teraz widzisz, w jaki sposób Trello sprawia, że wszyscy są na bieżąco dzięki zgromadzeniu informacji w jednym miejscu. Możesz teraz przygotować cały zespół do osiągnięcia sukcesu.

*Jest to funkcja płatna

Wypróbuj plan Premium bezpłatnie przez 14 dni

Widoki Trello pozwolą Ci spojrzeć na swoją pracę w zupełnie nowy sposób.