Адаптируйте команду к работе в Trello

Что такое рабочее пространство?

Рабочее пространство — это центр навигации команды, в котором каждый может получить доступ ко всем используемым доскам и представлениям рабочего пространства или же связаться с любым участником команды. В рабочем пространстве вы получаете весь необходимый контекст и можете эффективно участвовать в совместной работе.

Когда вы присоединитесь к Trello, то будете автоматически добавлены в рабочее пространство, в котором можно создать до 10 бесплатных досок. Чтобы создать доску в рабочем пространстве, нажмите кнопку Create (Создать) в верхнем меню рабочего пространства.

Адаптируйте коллег

Чтобы избежать недопонимания (и избавиться от ощущения, что пропускаешь что-то важное), пригласите всех участников команды и коллег, занятых в проекте, на вечеринку. В рабочее пространство можно добавить неограниченное количество участников.

Пригласите участников в рабочее пространство, нажав «Пригласить участников рабочего пространства» на вкладке «Участники» в вашем рабочем пространстве. Можно искать их по имени или адресу электронной почты.

При использовании бесплатных рабочих пространств каждый участник автоматически получает статус администратора по умолчанию. Администраторы могут приглашать или исключать других участников рабочего пространства, создавать пригласительные ссылки, превращать гостей рабочего пространства в полноценных участников и не только.

При необходимости вы можете более точно настроить права доступа к рабочему пространству. Для этого достаточно оформить подписку на план Premium. В этом случае перечисленные выше возможности получат только назначенные администраторы рабочего пространства, которые смогут настроить для других участников такие роли, как «администратор», «обычный пользователь» или «наблюдатель». Кроме того, в рамках плана Premium администраторы рабочего пространства могут делать следующее.

• Сохранять статус администратора в отношении всех досок рабочего пространства, включая приватные.

• Определять, кто может создавать и удалять доски рабочего пространства с различными уровнями доступа.

• Определять, кто может добавлять на доски гостей.

• Менять статус гостя одной доски на статус гостя нескольких досок.

Подробнее см. здесь.

Настройка нескольких досок

Научить всех работать вместе в едином инструменте может быть непросто. Предлагаем несколько подсказок, которые помогут эффективно адаптировать команду к работе в Trello.

Настройка досок Trello на основе существующих проектов и событий команды

Адаптировать коллег к работе в Trello будет проще, если начать с известного им контекста. Выберите событие или проект, которые уже знакомы команде, и создайте для них доску Trello. К счастью, доступны шаблоны, которые помогут вам начать работу.

Создайте пустые разделы для каждой команды или проекта с помощью новых досок, отражающих существующие рабочие процессы. Не пытайтесь уместить на доску слишком много информации — создайте вместо этого несколько досок, чтобы разбить рабочий процесс на легко воспринимаемые части.

Подсказки для успешной адаптации

Предоставляйте контекст, чтобы преодолеть разрозненность. Оказавшись в офисе, вы захотите осмотреться в новой обстановке. То же самое касается досок Trello. Чтобы команда получила как можно больше контекста, рекомендуется заполнить раздел «О доске». В ней можно объединить все сведения о назначении доски, соответствующих целях и не только. Это пригодится всем, кто будет присоединяться к доске: и клиентам, и новым участникам команды, и временно заинтересованным сторонам.

В колонку «О доске» включите три раздела.

1. Автор: укажите авторов доски.

2. Описание: здесь можно опубликовать все сведения о контексте и назначении доски, перечислить этапы работы, а также указать рекомендации.

3. Действия: здесь будет удобно пояснить, кто имеет право участвовать в голосованиях и оставлять комментарии.

Получение наглядного представления о работе всех команд

Получить наглядное представление о работе — значит посмотреть на нее под разными углами и сосредоточиться на аспектах, актуальных для вашей должности. То же самое относится к совместной работе: порой нужно вернуться на шаг назад или разобраться в деталях, чтобы вывести проект на новый уровень.

С помощью представления в таблицах можно визуально объединить карточки со всех досок рабочего пространства, а также сортировать и фильтровать их по различным критериям. Для руководителей это отличный способ получить наглядное представление о рабочей нагрузке на участников команды или рассмотреть отдельный процесс, в котором задействовано несколько команд.

Подробнее о вариантах представления рабочего пространства см. здесь.

Рабочие пространства Trello — это надежное и безопасное место для продуктивной командной работы, а с помощью гибких досок Trello можно создать бесконечное разнообразие рабочих процессов, необходимых командам для эффективного выполнения всех поставленных задач.