Настройка прав доступа и инструментов администратора

Каждой команде нужно цифровое пространство, где можно без труда обмениваться идеями и проектной информацией, объединяя все разрозненные подразделения компании. Возможность добавлять пользователей в проект на основе прав доступа, а также свободно создавать контент и получать к нему доступ — залог здоровой корпоративной среды.

С Trello в вашем распоряжении все необходимые средства контроля и способы защиты интеллектуальной собственности, благодаря которым команда сможет масштабироваться без риска.

Администрирование рабочего пространства

Теперь, когда вы создали рабочее пространство, пригласили участников, добавили доски, а совместная работа идет полным ходом, пора подумать над тем, как улучшить администрирование рабочего пространства.

Бесплатные возможности администрирования рабочих пространств

Организовать совместную работу в бесплатном рабочем пространстве просто, так как по умолчанию все его участники обладают статусом администратора. Когда все наделены одинаковыми правами доступа, не возникает блокеров, которые снижают продуктивность команды. Вот какие функции доступны администраторам рабочего пространства.

Права доступа участников и гостей

• Приглашение и исключение участников рабочего пространства
• Создание ссылок с приглашением в рабочее пространство
• Превращение гостей в участников рабочего пространства

Управление досками

• Просмотр досок для рабочего пространства и публичных досок, а также присоединение к ним (если в настройках доски разрешено присоединяться самостоятельно)

Управление рабочим пространством

• Редактирование данных профиля рабочего пространства, например имени и описания
• Изменение уровня доступа к рабочему пространству
• Повышение уровня рабочего пространства до Premium
• Запрос на добавление рабочего пространства в подписку Enterprise
• Удаление рабочего пространства

Иногда права доступа к рабочему пространству нужно разграничить. Для этого можно выделить роли администратора и обычного участника. Возможность изменять права доступа предусмотрена в плане Trello Premium (см. ниже в разделе «Достигайте большего с Premium»).

Администраторы бесплатных рабочих пространств (не выполнивших переход на Trello Premium) не могут управлять всеми досками. Чтобы администратор мог вносить изменения на доски других пользователей в рабочем пространстве, его нужно вручную добавить в качестве администратора каждой конкретной доски.

Доступ к рабочему пространству

Доступ можно настроить на вкладке Settings (Настройки) со страницы рабочего пространства.

Уровень доступа к рабочему пространству определяет, будет ли оно индексироваться поисковой системой и будут ли его видеть пользователи, не являющиеся участниками данного рабочего пространства. Доступ может быть публичным и приватным. Это НЕ значит, что ваши приватные доски или доски для рабочего пространства вдруг станут видны широкому кругу пользователей. Не беспокойтесь на этот счет.

Однако предположим, что вы собираетесь создать большое количество публичных досок для таких целей, как публикация дорожной карты продукта, организация сообщества пользователей или размещение информационных материалов о команде или компании. В этом случае лучше сделать рабочее пространство публичным, чтобы ваши пользователи, клиенты и поклонники могли ознакомиться с публичными досками.

Настройка прав доступа к доскам

Этот вопрос уже рассматривался в главе 2, однако не будет лишним еще раз описать основные моменты касательно прав доступа к доскам.

По умолчанию доски рабочего пространства при создании получают соответствующий уровень доступа. Ниже перечислены варианты настройки уровня конфиденциальности для доски.

• Доски для рабочего пространства. Просматривать и редактировать карточки, а также присоединяться к ним могут все участники данного рабочего пространства.
• Приватные доски. Просматривать доску, присоединяться к ней и редактировать карточки могут только участники данной доски.
• Публичные доски. Просматривать доску по ссылке может любой пользователь, однако редактировать карточки могут только непосредственные участники. Примечание. Такие доски индексируются поисковыми системами и находятся в свободном доступе в Интернете.

Подробнее

Управление пользователями в Trello Premium

По мере роста команды контроль доступа сотрудников к доскам рабочего пространства становится все важнее. С Trello Premium администраторы рабочих пространств получат расширенные возможности обеспечения безопасности, чтобы все могли работать спокойно.

В Trello Premium командам доступны дополнительные возможности для обеспечения безопасности и администрирования, в числе которых:

• Добавление администратора рабочего пространства. Если автор рабочего пространства уйдет в отпуск или задержится на собрании, второй администратор сможет взяться за неотложные дела.

• Ограничения доступа к рабочему пространству. Установите ограничения для рабочего пространства, чтобы присоединяться к нему могли только сотрудники вашей компании с нужным доменом электронной почты.

• Ограничения на создание досок. Контролируйте, кто может создавать доски для рабочего пространства, а также приватные и публичные доски. Право на создание можно предоставить всем участникам рабочего пространства, только администраторам или не предоставлять никому. Это важно, если вас беспокоит, что участники рабочего пространства могут создавать публичные доски.

• Ограничения на удаление досок. Никому не хочется случайно удалить важную доску. Определите, кто из участников может удалять доски для рабочего пространства, а также приватные и публичные доски.

• Приглашение гостей на доски. Определите, какие участники могут добавлять гостей на доски рабочего пространства. Так вы точно будете знать, что доступ к доскам рабочего пространства есть только у его участников.

• Управление приватными досками. Администраторы могут просматривать все приватные доски рабочего пространства. Кроме того, они могут вносить изменения на любой приватной доске рабочего пространства, даже не имея статуса участника этой доски.

• Экспорт данных. Все доски находятся в одном месте, поэтому можно без труда экспортировать все данные за раз. На странице рабочего пространства в Trello нажмите кнопку экспорта и при желании добавьте вложения. Итоговый файл экспорта в формате .zip, содержащий участников, доски и все остальные данные в форматах CSV и JSON, можно открыть на компьютере.

Интересуют другие преимущества Premium? Подробнее о тарифном плане Premium.

Хотите повысить уровень безопасности и конфиденциальности для нескольких рабочих пространств? В Trello Enterprise доступны дополнительные возможности для управления пользователями и содержимым в роли системного администратора. См. статью Кто такой корпоративный администратор? и руководство по началу работы с Trello Enterprise для системных администраторов.

В рамках Atlassian Access вы также получите систему единого входа на базе SAML. Если вам нужны дополнительные функции безопасности и централизованного администрирования, например система единого входа на базе SAML и принудительная двухфакторная аутентификация, остановите выбор на Atlassian Access. Это отдельная подписка, которая будет распространяться на все продукты Atlassian вашей компании.