Ange behörigheter och administratörskontroller

Varje grupp behöver ett digitalt utrymme där de enkelt kan koppla idéer och projekt mellan olika företagssilor. Att tillåta att användare kan läggas till i ett projekt baserat på deras behörigheter och att fritt få tillgång till och skapa innehåll är nyckeln till en sund företagsmiljö.

Eftersom all kontroll finns nära till hands kan gruppen skala samtidigt som de skyddar immateriella rättigheter inom Trello.

Administration av arbetsyta

När du har skapat arbetsutrymmet, bjudit in medlemmar, lagt till tavlor och samarbetet är i full gång är det dags att ägna en stund åt att gå igenom några sätt som kan hjälpa dig att administrera ditt arbetsutrymme.

Gratisfunktioner för administratörer för arbetsytor

I en arbetsyta som är gratis är det enkelt att samarbeta eftersom alla medlemmar får administratörsstatus som standard. När alla i arbetsytan har likadana behörigheter finns det inget som blockerar gruppens produktivitet. Det här kan administratörer för gratisarbetsytor göra:

Medlems- och gästbehörigheter

• Bjud in och ta bort medlemmar i arbetsytor
• Skapa inbjudningslänkar till arbetsytor
• Konvertera gäster till medlemmar i arbetsytor

Tavelkontroll

• Visa och anslut till tavlor som är synliga i en arbetsyta eller offentligt (med de tillhandahållna tavelinställningarna kan du ansluta själv)

Kontroll av arbetsyta

• Redigera profilinformation i arbetsytan, till exempel namn och beskrivning
• Ändra synligheten i arbetsytan
• Uppgradera arbetsytan till Premium
• Be om att lägga till en arbetsyta i Enterprise
• Radera arbetsytan

Om din arbetsyta kräver mer detaljerade behörigheter, till exempel hantering av vem som är administratör eller normal medlem, kan du ändra behörigheter som en Trello Premium-funktion (se avsnittet nedan, Tänk stort med Premium).

När det gäller arbetsytor som är gratis (de som inte har uppgraderats till Premium) kan en administratör för arbetsyta inte ge administratörskontroll över tavlor i arbetsytor. Om du vill göra ändringar i andra användares tavlor i din arbetsyta måste du bjudas in manuellt som taveladministratör.

Synlighet i arbetsyta

Från sidan för arbetsutrymmet klickar du på fliken Inställningar där du kan ställa in synlighet i arbetsutrymmet.

Synlighet för arbetsutrymmen handlar om huruvida ditt arbetsutrymme kommer att indexeras av sökmotorer eller vara synligt för människor utanför det. Synligheten kan ställas in som offentlig eller privat. Det betyder INTE att dina privata tavlor eller tavlor som är synliga för arbetsutrymmet plötsligt blir synliga offentligt. Oroa dig inte!

Men låt säga att du planerar att skapa en hel del grymma offentliga tavlor, till exempel en produktplan, en användargrupptavla eller en resurstavla för information om din grupp eller ditt företag. I dessa fall kan ett arbetsutrymme som är offentligt synligt vara rätt för dig eftersom det kommer att vara en särskild plats som dina användare, kunder och följare kan besöka för att kolla in dina offentliga tavlor.

Ange tavelbehörigheter

Vi har redan nämnt det i kapitel 2, men vi tycker att det alltid är viktigt att upprepa viktiga detaljer om behörigheter och synlighet för tavlor, så här kommer en snabb sammanfattning.

Om du skapar en tavla som finns inom ett arbetsutrymme är standardinställningen synlig för arbetsutrymmet. Det här är sekretessalternativen efter tavlans inställning:

• Om en tavla är synlig för arbetsytan innebär det att alla medlemmar i arbetsytan kan visa, ansluta till och redigera kort.
• Om en tavla är privat kan bara medlemmar i den specifika tavlan se den och ansluta till och redigera kort.
• Om en tavla är offentlig kan vem som helst som har länken till tavlan visa den, men endast medlemmar i tavlan kan redigera kort. Obs! Dessa tavlor indexeras av sökmotorer och visas offentligt på internet.

Läs mer här

Användarhantering med Trello Premium

När gruppen växer måste du se till att rätt personer har rätt åtkomst till tavlor i arbetsytor. Med Trello Premium har administratörer för arbetsytor avancerade säkerhetsfunktioner till hands för att se till att allt fungerar smidigt.

I Trello Premium kan grupper superladda Trello-upplevelsen med ytterligare betalfunktioner för säkerhet och administration:

• Lägg till en annan administratör på din arbetsyta: Om du, som skapat arbetsytan, är på semester eller har fastnat i ett möte kan den sekundära administratören utföra de åtgärder som krävs.

• Medlemsbegränsningar för arbetsytan: Se till att ingen utanför företaget läggs till i din arbetsyta genom att ange medlemsbegränsningar för arbetsytan efter e-postdomän.

• Begränsningar för att skapa tavlor: Bestäm vem som kan skapa tavlor som är privata, synliga i arbetsytan och offentliga. Du kan ställa in dem att tillåta alla medlemmar i arbetsytan, endast administratörer eller ingen. Det här är verkligen viktigt om du är orolig för att medlemmar i arbetsytan ska skapa offentliga tavlor.

• Begränsningar för att radera tavlor: Det sista du vill är att en viktig tavla raderas av misstag. Ange vilka medlemmar i arbetsytan som kan radera tavlor som är privata, synliga i arbetsytan och offentliga.

• Bjuda in gäster till tavlor: Bestäm vilka medlemmar som kan lägga till gäster i tavlor i arbetsytan. Ett enkelt sätt att se till att ingen utanför din arbetsyta läggs till i tavlor för arbetsytan.

• Hantering av privata tavlor: Som administratör kan du se alla privata tavlor i arbetsytan. Även om du inte uttryckligen är medlem i den tavlan kan du göra ändringar i alla privata tavlor inom din arbetsyta.

• Exportera dina data: När du har alla dina tavlor på ett ställe är det enkelt att exportera alla dina data på en gång. Klicka på knappen Exportera på arbetsytans sida i Trello. Du kan även inkludera bilagor. Du får en zip-fil med medlemmar, tavlor och alla andra data i CSV- eller JSON-format, som du kan öppna på din dator.

Är du nyfiken på vad mer som ingår i Premium? Läs mer om Premium.

Behöver du upprätthålla säkerhet och sekretess mellan flera arbetsytor? Med Trello Enterprise får du ytterligare en nivå av användar- och innehållshantering via rollen Systemadministratör. Se artiklarna Vad är en Enterprise-administratör? och Komma igång-guiden för Enterprise – Systemadministratörer.

Få SAML SSO-inloggning med Atlassian Access. Om du vill ha ytterligare säkerhet och centraliserad administration med samlad SAML-inloggning och Enforced 2FA är Atlassian Access ett separat abonnemang som ditt företag kan aktivera för alla Atlassian-produkter.