ทำงานทุกอย่างใน Trello ให้เป็นอัตโนมัติ

บทนำสู่ระบบอัตโนมัติ

มีบ่อยครั้งที่ช่วงเวลาที่มีประสิทธิผลมากที่สุดของเราถูกขัดขวางด้วยงานบริหารจัดการที่น่าเบื่อแต่คุณก็จำเป็นต้องดำเนินการเพื่อให้งานเป็นระเบียบหรือก้าวไปข้างหน้าได้ โชคดีที่ Trello มีระบบ Automation ภายในตัวที่ทำให้ทุกคนสามารถสร้างการทำงานอัตโนมัติให้การดำเนินการแทบทุกอย่างใน Trello ได้อย่างง่ายดาย

ด้วยระบบอัตโนมัติ คุณสามารถสร้าง:

• กฎ ที่เปิดใช้ชุดการดำเนินการทันทีเมื่อได้รับการกระตุ้นจากการดำเนินการที่กำหนด
• ปุ่ม ที่เริ่มการดำเนินการบนการ์ดหรือทั่วทั้งบอร์ดภายในคลิกเดียว
• คำสั่งวันครบกำหนด ที่ดำเนินการเกี่ยวกับวันครบกำหนดที่กำลังจะมาถึงหรือวันครบกำหนดที่ผ่านมา
• คำสั่งปฏิทิน ที่ดำเนินการในช่วงเวลาในปฏิทินที่กำหนด

ระบบภาษาพื้นฐานที่เรียบง่ายของ Automation ของ Trello ไม่จำเป็นต้องมีการเขียนโค้ด และคุณสามารถตั้งค่าระบบ Automation ได้ภายในไม่กี่วินาที มาดูกันว่า Automation ทำอะไรให้คุณได้บ้าง

เริ่มต้นใช้งานระบบอัตโนมัติ

คลิก "Automation" ในเมนูบอร์ดเพื่อเปิดหน้าต่างคำสั่ง แล้วสร้างและจัดการระบบ Automation สำหรับบอร์ดของคุณ ภายใน Automation คุณจะพบ:

• เคล็ดลับระบบอัตโนมัติ: ระบบจะตรวจจับการกระทำซ้ำ ๆ ที่คุณทำบนบอร์ดโดยอัตโนมัติและแนะนำการกระทำเหล่านี้ให้เป็นระบบอัตโนมัติที่สามารถเพิ่มลงในบอร์ดได้ในคลิกเดียว นี่ถือเป็นวิธีที่ดีในการเริ่มต้นใช้งานระบบอัตโนมัติอย่างรวดเร็ว
• กฎ ปุ่มการ์ด ปุ่มบอร์ด ปฏิทิน และวันครบกำหนด: คลิกที่ข้อใดก็ได้เพื่อสร้าง แก้ไข แชร์ เปิดใช้งาน และลบระบบอัตโนมัติบนบอร์ด
• รับความช่วยเหลือ: ด้วยระบบอัตโนมัติ คุณจึงสามารถทำทุกสิ่งให้เป็นไปได้อย่างไม่มีที่สิ้นสุด ซึ่งเป็นเหตุผลที่เราได้จัดเตรียมเอกสารเคล็ดลับและเทคนิคการใช้งานอย่างครบครันไว้ให้คุณ
• แอปที่เชื่อมต่อ: ด้วยระบบอัตโนมัติ นอกจากคุณจะสามารถสร้างระบบอัตโนมัติภายใน Trello ได้แล้ว คุณยังสามารถดำเนินการบางอย่างในแอปอื่น ๆ ที่ทีมของคุณใช้งานอยู่ เช่น Slack และ Jira ได้แบบอัตโนมัติเช่นกัน
• บัญชี: ดูจำนวนคำสั่งเรียกใช้ที่เกิดขึ้นและเข้าถึงโควต้าการใช้งาน

ระบบ Automation ตามกฎ

กฎจะทำงานเมื่อมีเงื่อนไขครบถ้วน ซึ่งจะกระตุ้นให้เกิดชุดการดำเนินการ กฎเป็นวิธีที่ดีในการสร้างกระบวนการในขั้นตอนการทำงานเพราะทุกคนบนบอร์ดที่กระตุ้นกฎจะเรียกใช้การดำเนินการที่กำหนดดังกล่าว ซึ่งหมายความว่าจะไม่มีสิ่งสำคัญเล็ดลอดไปได้ระหว่างที่เราก้าวไปข้างหน้า

การสร้างกฎสามารถทำได้ง่าย:

1. คลิก “สร้างกฎ” จากเมนูกฎ
2. เพิ่มการกระตุ้น นั่นก็คือการดำเนินการที่จะกระตุ้นให้เกิดการดำเนินการที่กำหนดไว้
3. เพิ่มการดำเนินการ คุณสามารถเพิ่มการดำเนินการได้มากเท่าที่คุณต้องการ
4. บันทึก กฎใหม่ของคุณ

ตัวอย่างกฎบางส่วนที่มีประโยชน์:

• ดึงงานเร่งด่วนขึ้นมาด้านบน

  • การกระตุ้น: เมื่อการ์ดกำหนดป้ายว่า “เร่งด่วน”
  • การดำเนินการ: ย้ายการ์ดไปด้านบนของรายการ, @ พูดถึงบอร์ดว่า “มีใครสามารถรับผิดชอบการ์ดนี้ไปได้หรือไม่” จากนั้นเพิ่มวันครบกำหนดในอีก 3 วันนับจากนี้

• การจัดการคำร้องขอขาเข้า

  • การกระตุ้น: มีการ์ดใหม่เพิ่มเข้ามาในรายการ "ขาเข้า"
  • การดำเนินการ: มอบหมายสมาชิกให้กับการ์ด เพิ่มรายการตรวจสอบที่มีงานย่อยที่จำเป็น เพิ่มวันครบกำหนด

• ทำงานให้เสร็จสมบูรณ์

  • การกระตุ้น: เมื่อรายการตรวจสอบเสร็จสมบูรณ์
  • การดำเนินการ: ทำเครื่องหมายวันครบกำหนดว่าเสร็จสมบูรณ์ ย้ายการ์ดไปที่รายการ “เสร็จสิ้น” @ พูดถึงผู้จัดการของคุณ “เสร็จเรียบร้อยหมดแล้ว!”(กิจกรรมทางเลือก: เต้นฉลองรอบโต๊ะทำงานของคุณ)

ปุ่มการ์ดและบอร์ด

บางครั้งคุณต้องการที่จะสามารถเรียกใช้ระบบ Automation ได้ตามความต้องการ และนั่นคือจุดที่ปุ่มการ์ดและบอร์ดมีประสิทธิภาพอย่างมาก เพียงคลิกปุ่มคุณก็สามารถเปิดใช้งานชุดการดำเนินการตามความต้องการได้ในระดับการ์ดและระดับบอร์ดได้

วิธีการเพิ่มปุ่มลงในการ์ดและบอร์ดมีดังนี้:

1. คลิก “สร้างปุ่ม” จากเมนูปุ่มการ์ดหรือปุ่มบอร์ด
2. ตั้งชื่อปุ่มของคุณและเลือกไอคอนเพื่อการจดจำภาพได้ง่ายขึ้น
3. เพิ่มการกระทำที่คุณต้องการดำเนินการเมื่อมีการคลิกปุ่ม

ตัวอย่างปุ่มที่มีประโยชน์:

• สร้างปุ่มการ์ดที่เมื่อคลิกจะย้ายงานไปขั้นตอนต่อไปในกระบวนการโดย:

  • ย้ายไปยังรายการถัดไป
  • การเพิ่มผู้รับผิดชอบของขั้นตอนถัดไป
  • การเพิ่มวันครบกำหนด
  • การสร้างรายการตรวจสอบของงานย่อยเพื่อให้สามารถติดตามงานทั้งหมดได้

• สร้างปุ่มบอร์ดเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับสิ่งที่เหลืออยู่อย่างไม่สิ้นสุดของคุณโดย:

  • จัดเรียงการ์ดต่าง ๆ ตามฟิล์ดที่กำหนดเองสำหรับหัวข้อย่อย วันครบกำหนด และการลงคะแนนเสียง และอื่น ๆ เพื่อให้คุณรู้ว่าต้องจัดลำดับความสำคัญให้อะไรในความเร็วการทำงานถัดไป

คำสั่งปฏิทินและวันครบกำหนด

นอกจากนี้คุณยังมีความสามารถในการตั้งค่า Automation ให้ทำงานตามตารางเวลาใดก็ได้ที่เหมาะกับคุณด้วยคำสั่งที่กำหนดตามวันที่ปฏิทินหรือวันครบกำหนดของการ์ด

คำสั่งปฏิทินเหมาะสำหรับการทำงานที่เกิดซ้ำและการดำเนินการบำรุงรักษาบอร์ดตามปกติโดยอัตโนมัติ เช่น การย้ายและการจัดเก็บการ์ด การเรียงลำดับรายการ และการเพิ่มรายการใหม่ลงในบอร์ด คำสั่งเหล่านี้สามารถตั้งค่าให้ทำงานตามเวลาที่กำหนดเป็นรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน และรายปีตามที่คุณเลือกได้

แนวทางการตั้งค่าเพื่อความสำเร็จในแต่ละสัปดาห์โดยใช้คำสั่งปฏิทินเพื่อบำรุงรักษาบอร์ดประจำสัปดาห์มีดังนี้:

• ทุกวันจันทร์ เวลา 9:00 น....
  • เก็บการ์ดทั้งหมดในรายการ เสร็จสิ้น เข้าแฟ้มเก็บถาวร
  • ย้ายการ์ดจากรายการ ความเร็วในการทำงานถัดไป ไปยังรายการ สิ่งที่ต้องทำ
  • เรียงลำดับการ์ดทั้งหมดในรายการ กำลังดำเนินการ ตามวันครบกำหนด

คำสั่งวันครบกำหนดจะใช้วันครบกำหนดของการ์ดเป็นเครื่องกระตุ้นและสามารถตั้งโปรแกรมให้ดำเนินการต่อเนื่องได้หลายอย่างเมื่อวันครบกำหนดของการ์ดใกล้เข้ามา ถึงเวลาครบกำหนด หรือในช่วงเวลาที่กำหนดหลังจากการ์ดครบกำหนด

การกำหนดคำสั่งวันครบกำหนดเป็นวิธีที่ดีในการดูแลไม่ให้งานสำคัญตกหล่นด้วยการแสดงธงการ์ดทั้งหมดที่ยังไม่เสร็จและเกินกำหนดเวลา

• เมื่อการ์ดถึงกำหนด...
  • ย้ายการ์ดไปที่ด้านบนสุดของรายการ
  • เพิ่มป้ายสีแดงลงในการ์ด
  • แสดงความคิดเห็น “@card มีสถานะอย่างไรบ้าง”

ระบบ Automation สำหรับอีเมลและการรวมผสาน

นำ Automation ไปใช้งานให้ไกลกว่าบอร์ดของคุณด้วยระบบ Automation ที่ใช้ประโยชน์จากอีเมลและการใช้งานร่วมกันกับ Slack และ Jira ทำให้การแบ่งปันข้อมูลและอัปเดตกับผู้มีส่วนได้เสียภายนอก ลูกค้า หรือเพื่อนร่วมงานที่กำลังทำงานในแอปอื่น ๆ ที่ทีมของคุณต้องพึ่งพาอยู่เป็นไปอย่างอัตโนมัติและสะดวกมาก

ตัวอย่างเช่น เมื่อพิจารณาการสร้างรายงานรายสัปดาห์ ที่ส่งอีเมลสถานะของการ์ดบนบอร์ดให้แก่หัวหน้าทีมตามคำสั่งที่กำหนดไว้ หรือหากคุณกำลังทำงานกับผู้มีส่วนได้เสียภายนอก ให้ตั้งค่ากฎที่จะส่งอีเมลถึงลูกค้าโดยอัตโนมัติเมื่อจำเป็นต้องใช้คำติชมโดยกระตุ้นการส่งอีเมลทุกครั้งเมื่อใดก็ตามที่การ์ดถูกลากไปที่รายการ “ต้องการข้อเสนอแนะ”

การตั้งค่าการส่งอีเมลด้วย Automation นั้นไม่ต่างจากการตั้งค่าการดำเนินการอื่น:

1. เมื่อสร้างกฎ ปุ่มการ์ด หรือคำสั่งวันครบกำหนด ให้เลือก “เนื้อหา” หรือเมื่อสร้างปุ่มบอร์ดหรือคำสั่งตามกำหนดเวลา ให้เลือก “อื่น ๆ” จากเมนูการดำเนินการ
2. กรอกหัวข้ออีเมลและเนื้อหาอีเมลที่คุณต้องการส่ง
3. พิจารณาใช้ ตัวแปร เพื่อเติมเนื้อหาเฉพาะจากการ์ดและบอร์ดของคุณในอีเมลแบบอัตโนมัติ

การบูรณาการ Jira เป็นตัวเลือกที่ดีเมื่อมีทีมหนึ่งติดตามการทำงานใน Trello ขณะที่อีกทีมติดตามใน Jira เนื่องจากจะเป็นการช่วยให้คุณสามารถสร้างปัญหา Jira ใหม่หรือโพสต์ความคิดเห็นไปยังคำสั่งที่มีอยู่ได้ Slack จะช่วยให้ทุกคนอยู่ในวงสนทนาด้วยการโพสต์การอัปเดตสำคัญจาก Trello เป็นความคิดเห็นไปยังช่อง Slack

หากต้องการใช้งาน Automation ของ Trello ร่วมกันกับ Slack และ Jira:

1. จากเมนูการดำเนินการเมื่อสร้างระบบ Automation ใหม่ให้เลือกแถบ Jira หรือ Slack
2. อนุญาตให้ Automation ของ Trello สามารถใช้แอปได้
3. เลือกการดำเนินการที่คุณต้องการให้ Automation ดำเนินการในแอปภายนอก