Підготовка команди до роботи в Trello

Що таке робоча область

Робоча область — це навігаційний центр вашої команди, де кожен користувач може отримати доступ до всіх дощок, списків учасників і подань робочої області. У робочій області ви знайдете всі необхідні інструменти, що сприяють ефективній колективній роботі.

Коли ви приєднуєтеся до Trello, вам автоматично надається доступ до робочої області. У ній можна створити до 10 дощок безкоштовно. Щоб створити дошку в робочій області, натисніть кнопку «Створити» в головному меню робочої області.

Підготовка команди

Знизьте ризик непорозумінь (або синдрому втрачених можливостей) і запросіть усіх потрібних учасників і колег до команди. До робочої області можна додати необмежену кількість учасників.

Щоб запросити користувачів до робочої області, натисніть «Запросити учасників робочої області» на вкладці робочої області «Учасники». Людей можна шукати за адресою електронної пошти або іменем.

У безкоштовних планах кожному учаснику автоматично надається статус адміністратора, що дає змогу запрошувати учасників до робочої області й видаляти їх звідти, створювати посилання для запрошення, перетворювати гостей на учасників тощо.

Перейшовши на тариф Premium, ви зможете оперувати детальнішими дозволами для робочої області. У цьому разі зазначені вище можливості буде надано лише призначеним адміністраторам робочої області, які зможуть установити для інших учасників звичайний рівень доступу, роль адміністратора або спостерігача. Крім того, адміністратори робочої області зможуть:

• зберігати статус адміністратора на всіх дошках робочої області, зокрема приватних;

• керувати тим, хто зможе створювати й видаляти дошки робочої області різного рівня видимості;

• призначати тих, хто зможе додавати гостей на дошку;

• надавати гостям однієї дошки доступ до кількох дощок.

Докладніші відомості див. тут.

Налаштування кількох дощок

Зробити так, щоб усі користувались однаковими інструментами, буває непросто. Ось кілька порад, які допоможуть вам підготувати команду до роботи в Trello без зайвих клопотів.

Налаштуйте дошки Trello відповідно до наявних проєктів і дій команди

Найпростіший спосіб підготувати учасників команди до роботи в Trello — почати з того, що їм уже відомо. Виберіть діяльність або проєкт, з якими ваша команда вже знайома, і створіть дошку Trello, щоб полегшити виконання задачі. На щастя, ми маємо шаблони, які допоможуть вам розпочати роботу.

Надавайте вільний робочий простір для всіх груп або проєктів, створюючи дошки, що відображають наявні робочі процеси. Не перевантажуйте одну дошку надмірною кількістю даних — натомість створюйте нові дошки, щоб розбити робочий процес на частини.

Поради для успішної адаптації

Поставте перед командою чіткі задачі. Увійшовши в офіс, ви зазвичай хочете роззирнутися та зрозуміти, у яке середовище потрапили. Те саме стосується і дошки Trello. І щоб надати команді якомога ясніше розуміння задач, рекомендуємо заповнити розділ «Про дошку». Сюди можна додати відомості про призначення, цілі дошки тощо. Вона буде корисною для будь-кого, хто приєднається до дошки, від клієнтів до нових учасників команди та тимчасових партнерів.

Список «Про дошку» має містити три розділи:

1. Автор. Цей розділ містить відомості про автора дошки.

2. Опис. Тут публікуються всі дані про передумови створення дошки та її призначення, рекомендації щодо роботи й етапи проєкту.

3. Дії. Тут можна легко позначити дозволи на голосування та коментування.

Комплексне бачення командної роботи

Комплексне бачення — це можливість розглянути всі аспекти роботи й вибрати актуальний підхід до поставлених задач. Те саме стосується й групової роботи: зробивши один крок назад або приділивши більше уваги окремим деталям, можна вивести проєкт на новий рівень.

Завдяки табличному поданню робочої області можна візуалізувати картки на різних дошках і фільтрувати їх за різними критеріями. Якщо ви менеджер, це чудовий спосіб відстежувати робоче навантаження учасників власної команди чи контролювати роботу інших відділів.

Дізнайтеся більше про подання робочої області тут.

Робочі області Trello є надійним і безпечним місцем для продуктивної командної роботи, а гнучкість дощок Trello дає безмежні можливості для створення бездоганних робочих процесів.