Hướng dẫn sử dụng ban đầu về Trello cho nhóm của bạn

Không gian làm việc là gì?

Không gian làm việc là trung tâm điều hướng của nhóm, nơi mọi người có thể truy cập vào mọi bảng, thành viên và dạng xem Không gian làm việc của nhóm. Trong Không gian làm việc, bạn sẽ có được toàn bộ ngữ cảnh cần thiết để đóng góp một cách hiệu quả vào nỗ lực chung của nhóm.

Khi tham gia Trello, bạn sẽ được tự động thêm vào Không gian làm việc. Trong không gian này, bạn có tể tạo tối đa 10 bảng miễn phí. Để tạo bảng trong Không gian làm việc, hãy nhấp vào nút "Tạo" từ menu trên cùng trong Không gian làm việc.

Hướng dẫn sử dụng ban đầu cho thành viên nhóm.

Giảm rủi ro của việc thiếu liên lạc (hoặc hội chứng sợ bị bỏ lỡ tại nơi làm việc) và mời tất cả thành viên nhóm cũng như đồng nghiệp liên quan tham gia. Không giới hạn số lượng thành viên có thể thêm vào Không gian làm việc.

Để mời thành viên vào Không gian làm việc, bạn hãy nhấp vào "Mời thành viên vào Không gian làm việc" trong tab Thành viên của Không gian làm việc. Bạn có thể tìm kiếm thành viên theo địa chỉ email hoặc tên.

Trong Không gian làm việc miễn phí, mỗi thành viên sẽ tự động được cấp trạng thái quản trị theo mặc định, cho phép họ mời và loại bỏ thành viên Không gian làm việc, tạo liên kết mời tham gia Không gian làm việc, chuyển đổi khách thành thành viên không gian làm việc và thực hiện nhiều tính năng khác.

Bạn có thể thiết lập các quyền chi tiết hơn cho Không gian làm việc nếu đăng ký gói Premium. Trong gói này, các chức năng được liệt kê ở trên chỉ dành cho quản trị viên Không gian làm việc được chỉ định và quản trị viên có thể giao vai trò quản trị viên, thành viên bình thường và quan sát viên cho các thành viên khác trong Không gian làm việc. Ngoài ra, quản trị viên Không gian làm việc trong gói Premium có thể:

• Duy trì trạng thái quản trị viên trên tất cả các bảng Không gian làm việc, bao gồm bảng riêng tư

• Quản lý những người có thể tạo và xóa bảng Không gian làm việc ở các cấp độ hiển thị khác nhau

• Quản lý những người có thể thêm Khách vào bảng

• Có thể chuyển Khách một bảng thành Khách nhiều bảng

Xem thêm chi tiết tại đây.

Thiết lập một vài bảng

Việc yêu cầu tất cả mọi người sử dụng cùng một công cụ có thể không dễ, dưới đây là một số mẹo để giúp hướng dẫn sử dụng ban đầu về Trello cho nhóm của bạn một cách thông suốt.

Thiết lập các bảng Trello dựa trên các dự án và hoạt động hiện có của nhóm

Cách dễ nhất để hướng dẫn sử dụng ban đầu về Trello cho thành viên nhóm là bắt đầu từ ngữ cảnh mà họ đã biết. Chọn một hoạt động hoặc dự án mà nhóm của bạn đã quen thuộc và tạo bảng Trello để hỗ trợ. Tin vui là chúng tôi có các mẫu để giúp bạn bắt đầu.

Tạo không gian rõ ràng cho từng nhóm hoặc dự án bằng cách tạo các bảng thể hiện quy trình làm việc hiện có. Tránh điền quá nhiều thông tin vào một bảng. Thay vào đó, hãy tạo các bảng mới để chia nhỏ quy trình làm việc theo cách dễ hiểu hơn.

Mẹo để hướng dẫn sử dụng ban đầu thành công

Cung cấp ngữ cảnh để phá vỡ các điểm cản trở giao tiếp. Khi bước vào văn phòng, bạn sẽ tự động nhìn quanh để tìm hiểu môi trường bạn đang bước vào. Bảng Trello cũng tương tự như vậy—và để giúp cung cấp cho nhóm của bạn nhiều ngữ cảnh nhất có thể, bạn nên điền vào phần "Giới thiệu về bảng này". Phần này là nơi để thêm thông tin chi tiết về mục đích, mục tiêu và nhiều thông tin khác của bảng. Đây là công cụ hữu ích với tất cả mọi người tham gia bảng—từ khách hàng, thành viên mới trong nhóm đến bên liên quan tạm thời.

Danh sách "Giới thiệu về bảng này" có ba phần:

1. Người tạo: nêu bật (những) người tạo ra bảng cụ thể này.

2. Mô tả: chia sẻ tất cả thông tin chi tiết liên quan đến ngữ cảnh, mục đích, các biện pháp tốt nhất và các giai đoạn của bảng.

3. Hành động: dễ dàng nêu bật các quyền bình chọn và nhận xét.

Có cái nhìn bao quát về nhóm

Có cái nhìn bao quát về công việc của một người có nghĩa là có thể xem xét công việc đó từ nhiều góc độ khác nhau và chọn một góc độ liên quan nhất đến công việc của bạn. Làm việc nhóm cũng tương tự như vậy—việc dành thời gian để lùi lại hoặc tìm hiểu sâu hơn về các chi tiết cụ thể có thể giúp nhóm của bạn đưa dự án lên tầm cao mới.

Với Dạng xem bảng của Không gian làm việc, bạn có thể hiển thị thẻ trên các bảng trong Không gian làm việc, sắp xếp và lọc chúng theo các tiêu chí khác nhau. Nếu bạn là người quản lý thì đây là một cách tuyệt vời để có cái nhìn bao quát về khối lượng công việc của các thành viên trong nhóm hoặc có thông tin tổng quan về công việc cụ thể có thể diễn ra trên các nhóm khác nhau.

Tìm hiểu thêm về trình xem không gian làm việc tại đây.

Trong khi Không gian làm việc Trello tạo ra một nơi an toàn và mạnh mẽ để nhóm của bạn làm việc hiệu quả thì tính linh hoạt của bảng Trello mang lại cho bạn vô số cơ hội để xây dựng các quy trình làm việc mà nhóm của bạn cần để hoàn thành công việc một cách thông suốt.