在 Trello 中自動化所有項目

自動化簡介

通常，我們最有生產力的時刻，反而會浪費在繁瑣的管理任務上，但又不得不執行這些任務以便讓所有事情保持條理，或推展工作進度。幸好 Trello 擁有內建的自動化系統，讓任何人都能輕鬆自動化 Trello 內幾乎任何動作。

有了自動化，您就能建立：

• 由已定義的動作觸發時，立即執行一組動作的 規則 。
• 輕鬆一按即可在卡片上或整個看板上執行動作的 按鈕 。
• 執行與即將到來或過去的截止日期有關的 截止日期指令 。
• 在已設定的行事曆區間執行的 行事曆指令 。

Trello 自動化簡單的原生語言系統不需要編碼，可以在幾秒鐘內設定好自動化功能。讓我們來看看自動化到底能為您做些什麼。

開始使用自動化

按一下看板選單中的「自動化」，就能開啟指令視窗並建立與管理看板的自動化動作。自動化中有：

• 自動化的提示： 自動偵測您在看板上執行的重複動作，並建議將其自動化，只要按一下滑鼠即可將這些自動化動作新增到看板。這是快速開始使用自動化的好方法。
• 規則、卡片按鈕、看板按鈕、行事曆和截止日期： 按一下上述任何一個項目，就能建立、編輯、分享、啟用或移除看板上的自動化動作。
• 取得說明： 有了自動化，能做的事幾乎有無限可能，所以我們提供了各式各樣的說明文件，包含各種提示和訣竅，協助您解決問題。
• 連結的應用程式： 有了自動化，不只可以在 Trello 中建立自動化動作，還能將您的團隊使用的其他應用程式 (例如 Slack 和 Jira) 中的部分動作自動化。
• 帳號： 可查看執行了多少命令，以及存取配額使用量。

基於規則的自動化

規則會在符合設定條件時執行，然後觸發一系列動作。規則是在工作流程中建立流程的絕佳方式，因為在看板上觸發規則的任何人將會執行設定好的動作，讓他們在推展工作進度時，不會錯過任何重要的事物。

輕鬆建立規則：

1. 從規則選單中 按一下「建立規則」 。
2. 新增觸發條件。 這個動作將觸發一組預先定義的動作。
3. 新增動作 。需要多少動作就新增多少動作。
4. 儲存 新規則。

實用規則的範例：

• 讓緊急任務浮現

  • 觸發條件： 卡片標示為「緊急」時。
  • 動作： 將卡片移到列表頂端，使用 @ 提及看板「有人可以接手嗎？」，並新增截止日期為即日起 3 天後。

• 管理收到的要求

  • 觸發條件： 當有新的卡片新增到「收到」列表時
  • 動作： 將成員指派給卡片、新增帶有必要子任務的待辦清單、新增截止日期。

• 完成任務

  • 觸發條件： 待辦清單完成時
  • 動作： 將截止日期標示為完成、將卡片移到「已完成」列表中、用 @ 提及經理，告知經理「一切都搞定了！」(選用：圍著桌子跳舞慶祝。)

卡片和看板按鈕

有時候您會希望能根據需求輕易觸發自動化功能，而這就是卡片和看板按鈕強大之處。按一下按鈕，就可以在卡片和看板層級啟動一系列動作。

將按鈕新增到卡片和看板的方法如下：

1. 按一下卡片按鈕或看板按鈕選單中的「建立按鈕」。
2. 為按鈕命名並選取圖示，讓按鈕一目了然。
3. 新增在按下按鈕時要執行的動作。

實用按鈕的範例：

• 依照下列流程，建立按下後會將工作移到下個步驟的卡片按鈕：

  • 將其移到下一個列表
  • 新增負責下一個步驟的人
  • 新增截止日期
  • 建立子任務的待辦清單，讓所有事情都能按部就班進行

• 建立看板按鈕，透過下列方式深入了解無窮無盡的待辦事項：

  • 按照故事點、截止日期、投票等自訂欄位排序卡片，如此您就可以知道下一次衝刺時，要如何安排各項目的優先順序。

行事曆和截止日期命令

您還可以利用排程指令，按照行事曆日期或卡片的截止日期設定自動化作業，自動完成排定的任何工作。

行事曆命令非常適合將週期性任務和定期看板維護動作 (例如移動和封存卡片、排序列表，以及將列表新增到看板) 等自動化。這些命令可以設為在每日、每週、每月和每年所選的特定時間執行。

這裡提供一個方法，您可以透過行事曆命令來進行每週的例行看板維護動作，為迎向成功而每週做好準備。

• 每個星期一上午 9 點...
  • 封存已完成列表中的所有卡片
  • 將「下一次衝刺」列表中的卡片移到「待辦」列表中
  • 依截止日期排序「進行中」列表中的所有卡片。

截止日期命令會用卡片的截止日期作為觸發條件，且能以程式設計的方式，在卡片的截止日期越來越接近時、卡片到期的那一刻，或卡片到期後的一段時間內，進行一系列的動作。

要確保不錯過任何重要的事物，設定截止日期命令是一個很好的方法，可以標示出已過期而未完成的卡片：

• 卡片到期的那一刻...
  • 將卡片移到列表頂端
  • 將卡片加上紅色標籤
  • 張貼「@card 這個的狀態是什麼？」的留言

電子郵件與整合的自動化

運用電子郵件以及與 Slack 和 Jira 整合的自動化功能，讓自動化不再侷限於看板。若外部相關人員、客戶或同事所使用的不是您的團隊所仰賴的其他應用程式，要自動分享資訊及更新給他們就非常方便。

例如，您可以考慮建立每週報告，將看板中的卡片狀態以電子郵件傳送給團隊領導人，並包含排程命令。或者，如果您正在與外部相關人員合作，請設定一個規則，在有人將卡片拖曳到「需要意見回饋」列表時觸發電子郵件傳送，如此就能在需要意見回饋時，自動傳送電子郵件給客戶。

透過自動化作業設定電子郵件傳送，就像設定任何其他動作一樣：

1. 建立規則、卡片按鈕或截止日期命令時，請選取「內容」；在建立看板按鈕或排程命令時，請從動作選單中選取「其他」。
2. 填寫您想要傳送的電子郵件主旨和本文內容。
3. 您可以考慮使用變數，將您卡片和看板中的特定內容填入自動化的電子郵件。

當某個團隊在 Trello 中追蹤工作，而另一個團隊也可能在 Jira 中追蹤工作時，Jira 整合就是很棒的選擇，因為您可以透過其來新建 Jira 議題，或對現有工單張貼留言。有了 Slack，您可以透過 Trello 的重要更新，在 Slack 頻道上張貼留言，讓所有人都能隨時掌握最新資訊。

將 Trello 自動化與 Slack 和 Jira 整合：

1. 在動作選單中建立新的自動化動作時，選取「Jira」或「Slack」分頁。
2. 授權讓 Trello 自動化使用該應用程式
3. 選取您希望自動化在外部應用程式中執行的動作。