設定權限和管理員控管

每個團隊都需要一個數位空間，以便輕鬆將想法連結到專案，打破公司內部的隔閡。讓管理員可以根據使用者的權限，將其新增到專案中；自由存取及建立內容，對於保持健康的商業環境來說至關緊要。

在 Trello 中，只要按幾下就能控制所有一切，讓您的團隊在調整規模時能確保智慧財產權安全無虞。

工作區管理

建立了工作區、邀請了成員、新增了看板，也順利開始協作之後，就能好好研究有哪些方法可以更完善地管理工作區了。

免費的工作區管理員功能

依預設所有成員都會獲得管理員狀態，因此在免費工作區中的協作就變得很容易。當工作區中的每個人都擁有一致的權限時，團隊生產力就不會受限。以下是免費的工作區管理員可以執行的動作：

成員和訪客權限

• 邀請和移除工作區成員
• 建立工作區邀請連結
• 將訪客轉換為工作區成員

看板控制

• 檢視和加入開放工作區成員瀏覽的看板及公開看板 (若看板的設定允許自行加入)

工作區控制

• 編輯工作區設定檔資訊，例如名稱和說明
• 變更工作區觀看權限
• 將工作區升級為 Premium 方案
• 要求將工作區新增至 Enterprise 方案
• 刪除工作區

若工作區的權限需要劃分得更精細 (例如要管理誰是管理員，誰是一般成員)，則可運用 Trello Premium 功能變更權限 (請參閱下方章節「透過 Premium 大顯身手」)。

如果是免費的工作區 (尚未升級至 Trello Premium)，工作區管理員並未擁有工作區看板的管理員控制權，若要變更工作區中其他使用者的看板，該使用者必須手動邀請您成為看板管理員。

工作區觀看權限

在「工作區」頁面中按一下「設定」分頁，就可以在其中設定工作區觀看權限。

工作區觀看權限意指是否允許搜尋引擎為您的工作區建立索引，或是工作區以外的人可否查看。觀看權限可以設定為公開或私密。不過，這不代表您的私人看板或開放工作區成員瀏覽的看板會突然變成公開顯示，儘管放心！

但是，假如您打算建立大量美好的公開看板，像是產品藍圖、使用者社群看板，或是提供團隊或企業相關豐富資訊的資源看板，我們建議不妨設定一個可以公開瀏覽的工作區，為使用者、客戶和粉絲提供一個可自由查閱所有公開看板的專屬空間。

設定看板權限

雖然我們已經在第 2 章中提到了這點，但我們認為重申關於看板權限和觀看權限的關鍵細節是很重要的，所以在此快速總結一下。

若您要建立的是位在工作區內的看板，預設設定為「開放工作區成員瀏覽」。 以下是可透過看板設定的隱私選項：

• 若看板設為「開放工作區成員瀏覽」，這表示該工作區的任何成員都可以檢視、加入和編輯卡片。
• 反之，若看板設為「私密」，則只有該特定看板的成員可以檢視看板，以及加入和編輯卡片。
• 若看板設為「公開」，則任何擁有看板連結的人都可以檢視該看板，但只有看板的成員可以編輯卡片。注意：這些看板會由搜索引擎建立索引，並在網際網路上開放供人檢視。

在此深入瞭解

透過 Trello Premium 管理使用者

隨著團隊成長，您必須確保工作區看板是由適當的人員以正確的方式存取。有了 Trello Premium 之後，Workspace 系統管理員即可取得進階的安全功能，以確保一切順利執行。

有了 Trello Premium 方案，團隊就能獲得更優異的 Trello 使用體驗，取得額外的付費安全與管理功能：

• 將另一個管理員新增至您的工作區： 如果您 (工作區建立者) 出門休假或困在會議中，管理員 #2 可以執行需要執行的動作。

• 工作區成員資格限制： 按電子郵件網域設定工作區成員資格限制，確保不會將公司外部的人員新增到工作區。

• 看板建立限制： 控制誰可以建立私密、開放工作區成員瀏覽以及公開的看板。這些權限可設為允許任何工作區成員、僅限管理員或不允許任何人使用。若您擔心工作區成員會擅自建立公開看板，這一點就非常重要。

• 看板刪除限制： 您最不希望發生的就是重要看板意外遭到刪除。設定工作區的哪些成員可以刪除私密、開放工作區成員瀏覽以及公開的看板。

• 邀請訪客加入看板： 決定哪些成員可以將訪客新增至「工作區」看板。這個簡單的方法可確保不會將工作區外的任何人新增到「工作區」看板。

• 私密看板管理： 身為管理員，您可以看到工作區內的所有私密看板。即使您不是該看板的明確成員，仍可對工作區內的任何私密看板進行變更

• 匯出資料： 將所有看板集中在一起，可讓您輕鬆一次匯出所有資料。在 Trello 的工作區頁面上，按一下「匯出」按鈕。您甚至可以加入附件。匯出後會產生 zip 檔案，其中包含成員、看版和其他所有資料 (CSV 和 JSON 格式)，並可以在您的桌面上開啟。

想知道 Premium 方案還有哪些功能嗎？進一步了解 Premium。

您是否需要確保跨多個工作區的安全性和隱私權？有了 Trello Enterprise，您便可透過系統管理員角色，讓使用者和內容管理多一層保障。請參閱文章：什麼是 Enterprise 管理員？和 Enterprise 入門指南 - 系統管理員。

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