Impostazione di permessi e controlli dell'amministratore

Ogni gruppo di lavoro ha la necessità di uno spazio digitale dove mettere in relazione idee e progetti dei vari silos aziendali. Far sì che gli utenti possano essere aggiunti a un progetto in base ai permessi di cui dispongono e possano accedere e creare liberamente dei contenuti è fondamentale per mantenere un ambiente aziendale sano.

Con tutti questi controlli a portata di mano, il gruppo è scalabile e la proprietà intellettuale viene tenuta al sicuro all'interno di Trello.

Amministrazione dello Spazio di lavoro

Dopo aver creato il tuo Spazio di lavoro, invitato i membri, aggiunto le bacheche e mentre la collaborazione è in pieno svolgimento, prenditi un momento per capire come gestire meglio lo Spazio di lavoro.

Funzioni gratuite per l'amministratore degli Spazi di lavoro

In uno Spazio di lavoro gratuito è facile collaborare per impostazione predefinita perché a tutti i membri viene concesso lo stato di amministratore. Quando tutti membri dello Spazio di lavoro dispongono degli stessi permessi, non ci sono ostacoli alla produttività del gruppo. Ecco cosa possono fare gli amministratori di Spazi di lavoro gratuiti:

Permessi per membri e guest

• Invita e rimuovi membri dello Spazio di lavoro
• Crea link di invito a partecipare allo Spazio di lavoro
• Converti gli utenti guest in membri dello Spazio di lavoro

Controllo delle bacheche

• Visualizza e unisciti alle bacheche pubbliche e visibili allo Spazio di lavoro (a condizione che le impostazioni della bacheca consentano di aggiungersi da soli)

Controllo dello Spazio di lavoro

• Modifica le informazioni del profilo dello Spazio di lavoro, ad esempio nome e descrizione
• Modifica la visibilità dello Spazio di lavoro
• Effettua l'upgrade dello Spazio di lavoro a Premium
• Richiedi di aggiungere uno Spazio di lavoro a Enterprise
• Elimina lo Spazio di lavoro

Se lo Spazio di lavoro richiede permessi più granulari, ad esempio per la definizione dei ruoli per membri normali o amministratori, la modifica dei permessi è disponibile tra le funzioni di Trello Premium (vedi la sezione seguente Fai un salto di livello con Premium).

Negli Spazi di lavoro gratuiti (che non sono stati aggiornati a Trello Premium), il ruolo di amministratore non autorizza a controllarne le bacheche. Per modificare le bacheche di altri utenti nello Spazio di lavoro, dovrai essere invitato manualmente come amministratore della bacheca.

Visibilità dello Spazio di lavoro

Dalla pagina dello Spazio di lavoro, clicca sulla scheda “Impostazioni” per impostare la visibilità dello Spazio di lavoro.

La visibilità dello Spazio di lavoro riguarda la sua eventuale indicizzazione eseguita dai motori di ricerca o visibilità da parte di persone esterne allo Spazio di lavoro. La visibilità può essere impostata su pubblica o privata. Questo non significa che le tue bacheche private o visibili allo Spazio di lavoro saranno all'improvviso visibili al pubblico. Non preoccuparti!

Tuttavia, se hai intenzione di creare tante straordinarie bacheche pubbliche come la tabella di marcia di un prodotto, una bacheca della comunità di utenti o una bacheca di risorse per le impressionanti informazioni sul tuo gruppo o attività, avere uno Spazio di lavoro pubblicamente visibile potrebbe fare al caso tuo in quanto fornirà a utenti, clienti e sostenitori una posizione in cui controllare le tue bacheche pubbliche.

Impostazione dei permessi delle bacheche

Come già accennato nel Capitolo 2, pensiamo che sia sempre importante ribadire i dettagli chiave riguardanti i permessi e la visibilità delle bacheche, quindi ecco un breve riepilogo.

Se stai creando una bacheca che è ospitata all'interno di uno Spazio di lavoro, l'impostazione predefinita è visibile allo Spazio di lavoro. Queste sono le opzioni di privacy definite dall'impostazione della bacheca.

• Se una bacheca è visibile allo Spazio di lavoro, gli eventuali membri dello Spazio di lavoro possono unirsi alle schede, visualizzarle e modificarle.
• Se una bacheca è privata, solo i membri di quella bacheca specifica possono visualizzarla, unirsi alle schede e modificarle.
• Se una bacheca è pubblica, chiunque abbia il link può visualizzarla, ma solo i membri possono modificarne le schede. Nota: queste bacheche sono indicizzate dai motori di ricerca e pubblicamente visibili su Internet.

Scopri di più qui

Gestione degli utenti con Trello Premium

Man mano che il tuo gruppo cresce, devi assicurarti che le persone giuste dispongano dell'accesso corretto alle bacheche degli Spazi di lavoro. Con Trello Premium, gli amministratori degli Spazi di lavoro hanno a portata di mano funzionalità di sicurezza avanzate per garantire che tutto funzioni senza problemi.

In Trello Premium, i gruppi possono potenziare l'esperienza Trello con funzioni amministrative e di sicurezza a pagamento aggiuntive:

• Aggiunta di un altro amministratore al tuo Spazio di lavoro: se tu che hai creato lo Spazio di lavoro sei in vacanza o alle prese con una riunione, il secondo amministratore può intervenire al tuo posto.

• Limiti all'iscrizione allo Spazio di lavoro: assicurati che nessun utente estraneo alla tua azienda possa essere aggiunto al tuo Spazio di lavoro impostando limiti all'iscrizione basati sul dominio e-mail.

• Limiti alla creazione di bacheche: controlla chi può creare bacheche private, visibili allo Spazio di lavoro e pubbliche. Puoi scegliere di autorizzare qualsiasi membro dello Spazio di lavoro, solo gli amministratori o nessuno. Questo è un aspetto molto importante se temi che i membri dello Spazio di lavoro possano creare bacheche pubbliche.

• Limiti all'eliminazione delle bacheche: evita che si verifichi l'accidentale eliminazione di una bacheca importante. Individua i membri dello Spazio di lavoro che possono eliminare bacheche private, visibili allo Spazio di lavoro o pubbliche.

• Invito di guest nelle bacheche: decidi quali membri possono aggiungere guest alle bacheche dello Spazio di lavoro. Questo è un modo semplice per assicurarsi che nessun utente esterno allo Spazio di lavoro venga aggiunto alle bacheche.

• Gestione delle bacheche private: in qualità di amministratore, puoi visualizzare tutte le bacheche private all'interno dello Spazio di lavoro. Anche se non sei esplicitamente un membro della bacheca, puoi apportare modifiche a qualsiasi bacheca privata all'interno del tuo Spazio di lavoro.

• Esportazione dei dati: disporre di tutte le bacheche in un'unica posizione semplifica l'esportazione di tutti i dati contemporaneamente. Nella pagina Spazio di lavoro di Trello, clicca sul pulsante Esporta. Puoi anche includere allegati. Questo ti fornirà un file zip che include membri, bacheche e tutti gli altri dati in formato CSV e JSON, da aprire sul tuo desktop.

Vuoi scoprire quali altri vantaggi offre il piano? Scopri di più su Premium.

Vuoi ottimizzare le impostazioni di sicurezza e privacy tra più Spazi di lavoro? Trello Enterprise mette a disposizione il nuovo ruolo di Amministratore di sistema per una più efficace gestione di utenti e contenuti. Vedi gli articoli: Che cos'è un Amministratore Enterprise? e Guida introduttiva di Enterprise - Amministratori di sistema.

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