Rozdział 7
Automatyzacja dowolnej czynności w Trello
Konfiguracja wbudowanego narzędzia Trello do automatyzacji — Butler — zajmuje tylko kilka sekund, a pozwoli zaoszczędzić wiele godzin pracy Twojego zespołu. Dowiedz się, jak tworzyć automatyzacje, które pozwolą uporać się ze żmudnymi zadaniami ograniczającymi produktywność.
PRZEGLĄD SEKCJI
Zagadnienia omówione w tej sekcji:
- Wprowadzenie do automatyzacji
- Jak zacząć korzystać z automatyzacji
- Automatyzacja oparta na regułach
- Przyciski kart i tablic
- Polecenia kalendarza i terminów
- Automatyzacja poczty e-mail i integracji
Wprowadzenie do automatyzacji
Często musimy poświęcać czas, w którym jesteśmy najbardziej produktywni, na żmudne zadania administracyjne, które trzeba wykonać, aby zapewnić porządek i posuwać pracę naprzód. Na szczęście Trello zawiera wbudowany system automatyzacji, dzięki któremu każdy może z łatwością zautomatyzować niemal dowolną czynność.
Za pomocą systemu automatyzacji można utworzyć:
- Reguły , które umożliwiają natychmiastowe uruchomienie zestawu czynności, gdy zostaną wywołane przez zdefiniowaną czynność.
- Przyciski , które pozwalają na uruchamianie czynności na karcie lub w obrębie całej tablicy za pomocą jednego kliknięcia.
- Polecenia terminów , które są uruchamiane w związku ze zbliżającymi się lub przekroczonymi terminami.
- Polecenia kalendarza , które są uruchamiane w ustalonych odstępach czasu.
Narzędzie oferuje prosty system oparty na języku naturalnym, który nie wymaga pisania kodu, a utworzenie automatyzacji trwa zaledwie kilka sekund. Spójrzmy, w czym to rozwiązanie może Cię wyręczyć.
Jak zacząć korzystać z automatyzacji
![Obraz przedstawiający ekran Automatyzacja na tablicy Trello](http://images.ctfassets.net/rz1oowkt5gyp/1OGBl4107qweAJvs19T0O4/1b1d1f1adc2abc40c8efe7814f82abf8/Chapter_6_-_Butler_-_Butler_menu.png?w=540)
Wybierz opcję Automatyzacja w menu tablicy, aby otworzyć okno poleceń i tworzyć reguły automatyzacji dla swojej tablicy oraz nimi zarządzać. Znajdziesz tam:
- Porady dotyczące automatyzacji: narzędzie automatycznie wykryje powtarzalne czynności wykonywane na tablicy i zasugeruje utworzenie na ich podstawie automatyzacji, które można dodać do tablicy jednym kliknięciem. To doskonały sposób, aby szybko rozpocząć korzystanie z tego rozwiązania.
- Reguły, przyciski kart, przyciski tablic, kalendarz oraz termin: kliknij dowolny z tych elementów, aby utworzyć, zmienić, udostępnić, włączyć lub usunąć automatyzację na tablicy.
- Pomoc: automatyzacja daje niemal nieograniczone możliwości, dlatego udostępniliśmy obszerną dokumentację zawierającą porady i wskazówki, które pomogą Ci je wykorzystać.
- Połączone aplikacje: rozwiązanie pozwala nie tylko tworzyć automatyzacje w Trello, ale także automatyzować pewne czynności w innych aplikacjach, z których korzysta Twój zespół, takich jak Slack lub Jira.
- Konto: sprawdź, ile razy zostało uruchomione dane polecenie, i przeglądaj dane na temat wykorzystania przydziału.
Automatyzacja oparta na regułach
Reguły są uruchamiane po spełnieniu ustawionego warunku, który powoduje wyzwolenie szeregu czynności. Stanowią one doskonały sposób na tworzenie procesów w przepływie pracy, ponieważ każdy użytkownik tablicy, który wyzwoli regułę, spowoduje wykonanie skonfigurowanych czynności, dzięki czemu nic ważnego nie umknie uwadze w trakcie realizacji prac.
![Obraz przedstawiający sposób tworzenia reguły automatyzacji na tablicy Trello](http://images.ctfassets.net/rz1oowkt5gyp/4QwbzWec4DUzqs55jQ83Gy/72f5a8b978f68307f5261b044c475346/Chapter_6_-_Automation_-_Rule1.jpg?w=540)
Tworzenie reguł jest proste:
- W menu reguł kliknij przycisk „Utwórz regułę” .
- Dodaj wyzwalacz. Jest to czynność, która spowoduje wyzwolenie zestawu wstępnie zdefiniowanych czynności.
- Dodaj czynności. Możesz dodać tyle czynności, ile potrzebujesz.
- Zapisz swoją nową regułę.
![Obraz przedstawiający sposób tworzenia reguły automatyzacji na tablicy Trello](http://images.ctfassets.net/rz1oowkt5gyp/2cD80vEne8PRps8DubV0Xh/c9dbed7237e7b5e104272f374a3040fa/ch6-create_rule.png?w=540)
Kilka przykładów przydatnych reguł:
Uwidacznianie pilnych zadań
- Wyzwalacz: oznaczenie karty jako „Pilne”.
- Czynności: przenieś kartę na górę listy, dodaj do tablicy wzmiankę @ „Czy ktoś może się tym zająć?”, dodaj termin odpowiadający trzem dniom od dziś.
Zarządzanie napływającymi wnioskami
- Wyzwalacz: dodanie nowej karty do listy „Przychodzące”.
- Czynności: przypisz członka do karty, dodaj wymagane zadania podrzędne do listy kontrolnej, dodaj termin.
Kończenie zadania
- Wyzwalacz: ukończenie listy kontrolnej.
- Czynności: oznacz termin jako zrealizowany, przenieś kartę na listę „Gotowe”, dodaj wzmiankę @ dla menedżera „Wszystko gotowe!” (opcjonalnie: wykonaj taniec radości wokół biurka).
Porada eksperta:
Dodaj reguły bezpośrednio z poziomu listy, klikając ikonę menu w prawym górnym rogu dowolnej listy. Aby ułatwić rozpoczęcie pracy, udostępniliśmy również przydatne szablony reguł sortowania list. Aby ułatwić rozpoczęcie pracy, udostępniliśmy również przydatne szablony reguł sortowania list.
Polecenia kalendarza i terminów
Automatyzację można skonfigurować również do pracy z dowolnym harmonogramem dzięki poleceniom zaplanowanym, działającym w oparciu o daty w kalendarzu lub termin karty.
![Obraz przedstawiający sposób planowania automatyzacji poprzez utworzenie zaplanowanego polecenia](http://images.ctfassets.net/rz1oowkt5gyp/1HuYnBToZTdodultgRCl3A/96d00c8aba059a9a7d3e93c2ad2ce9a1/Chapter_6_-_Automation_-_Schedule_Command.jpg?w=540)
Polecenia kalendarza to doskonały sposób na automatyzację zadań cyklicznych oraz regularnych zadań konserwacyjnych wykonywanych na tablicach, takich jak przenoszenie i archiwizowanie kart, sortowanie list oraz dodawanie nowych list do tablicy. Polecenia te można ustawić tak, aby były uruchamiane o określonej godzinie codziennie, co tydzień, co miesiąc lub co rok.
Oto sposób, w jaki możesz przygotować się do osiągnięcia sukcesu w każdym tygodniu, używając polecenia kalendarza do wykonania rutynowych czynności konserwacyjnych na tablicy:
- W każdy poniedziałek o 9:00…
- Zarchiwizuj wszystkie karty na liście Gotowe.
- Przenieś karty z listy Następny sprint na listę Do zrobienia.
- Posortuj wszystkie karty na liście W trakcie według terminu.
Polecenia terminu wykorzystują termin karty jako wyzwalacz i można je zaprogramować do wykonania szeregu czynności, gdy zbliża się lub upływa termin karty, bądź po określonym czasie od tego terminu.
![Obraz przedstawiający sposób planowania automatyzacji poprzez utworzenie polecenia terminu](http://images.ctfassets.net/rz1oowkt5gyp/1TGCjbYkKItHhXwcSA6r9j/3f71d7500c1e16db62acf56445d99b94/Chapter_6_-_Automation_-_DueDateCommand.jpg?w=540)
Ustawienie poleceń terminów to doskonały sposób, aby upewnić się, że nic ważnego nie umknie uwadze. Te polecenia pozwalają oznaczyć flagą karty nieukończonych, zaległych zadań:
- W momencie upływu terminu karty…
- Przenieś kartę na górę listy.
- Dodaj do karty czerwoną etykietę.
- Dodaj komentarz „@card Jaki jest status tego zadania?”.
Automatyzacja poczty e-mail i integracji
Ułatw sobie pracę również poza swoimi tablicami, tworząc automatyzacje obejmujące pocztę e-mail oraz integracje z rozwiązaniami Slack i Jira. To znacznie ułatwia automatyczne udostępnianie informacji i przesyłanie aktualizacji zewnętrznym interesariuszom, klientom lub współpracownikom korzystającym z innych aplikacji używanych przez Twój zespół.
Przykładowo możesz tworzyć cotygodniowe raporty na temat statusu kart na tablicy, które będą wysyłane pocztą e-mail do liderów zespołu z wykorzystaniem zaplanowanych poleceń. A jeśli współpracujesz z zewnętrznymi interesariuszami, możesz skonfigurować regułę, które będzie powodowała wysyłanie do klientów e-maili automatycznie wtedy, gdy potrzebna będzie ich opinia. Taka reguła będzie wyzwalana po przeciągnięciu karty na listę „Wymagana opinia”.
![Obraz przedstawiający sposób tworzenia reguły do automatyzacji wysyłania wiadomości e-mail](http://images.ctfassets.net/rz1oowkt5gyp/2wNq8LMGeWsnwHQvRAiHCy/ddf8b84dce7826f3a1c179cd5a20f385/Chapter_6_-_Automation_-_Email.jpg?w=540)
Konfiguracja wysyłania e-maili przy użyciu automatyzacji przebiega tak samo, jak konfiguracja dowolnej innej czynności:
- Podczas tworzenia reguły, przycisku karty lub polecenia terminu wybierz opcję „Zawartość”, bądź podczas tworzenia przycisku tablicy lub zaplanowanego polecenia wybierz opcję „Inne” z menu czynności.
- Wpisz temat oraz treść wiadomości e-mail do wysłania.
- Możesz zastosować zmienne, aby wypełnić automatycznie wysyłane e-maile konkretną zawartością kart i tablicy.
Integracja z systemem Jira to doskonałe rozwiązanie, gdy jeden zespół monitoruje pracę w Trello, a inny śledzi własną pracę w Jira. Dzięki tej integracji można tworzyć nowe zgłoszenia Jira lub dodawać komentarze do istniejących zgłoszeń. W przypadku platformy Slack można z poziomu Trello publikować komentarze z ważnymi aktualizacjami na kanałach Slack, aby wszyscy byli na bieżąco.
![Obraz przedstawiający sposób tworzenia przycisku karty do automatyzacji powiadomień w Slack i Jira](http://images.ctfassets.net/rz1oowkt5gyp/5CPAKrcOoWMYp6hFvypXgB/dfc3ac059ff444758850c25f38275e29/Chapter-6---Automation---Jira.jpg?w=540)
Integrowanie systemu automatyzacji w Trello z rozwiązaniami Slack i Jira:
- Tworząc nową automatyzację, wybierz z menu czynności kartę Slack lub Jira.
- Przeprowadź autoryzację aplikacji, aby mogła być używana przez system automatyzacji w Trello.
- Wybierz czynności, które chcesz zautomatyzować w zewnętrznej aplikacji.
Porada dotycząca Trello:
Narzędzie automatyzacji w Trello ma do zaoferowania tak wiele, że po prostu nie sposób opowiedzieć o wszystkim w jednym artykule. Zapoznaj się z naszą bogatą dokumentacją pomocy dotyczącej automatyzacji, aby uzyskać jeszcze więcej porad i wskazówek, które pomogą Ci w pełni wykorzystać możliwości automatyzacji w Trello.
Wypróbuj plan Premium bezpłatnie przez 14 dni
Widoki Trello pozwolą Ci spojrzeć na swoją pracę w zupełnie nowy sposób.