Ustawianie uprawnień i kontroli administracyjnej

Każdy zespół potrzebuje przestrzeni cyfrowej, w której będzie mógł łatwo łączyć pomysły i projekty pomimo występowania silosów organizacyjnych w firmie. Dodawanie użytkowników do projektu w oparciu o ich uprawnienia oraz zapewnienie im dostępu do zawartości i możliwości jej swobodnego tworzenia mają kluczowe znaczenie dla budowania zdrowego środowiska biznesowego.

Mając wszystkie narzędzia kontroli na wyciągnięcie ręki, możesz skalować swój zespół, zapewniając jednocześnie bezpieczeństwo własności intelektualnej w Trello.

Administrowanie przestrzenią roboczą

Po utworzeniu przestrzeni roboczej, zaproszeniu członków, dodaniu tablic i rozpoczęciu dynamicznej współpracy nadszedł czas, aby poświęcić chwilę na przeanalizowanie kilku sposobów na lepsze administrowanie przestrzenią roboczą.

Funkcje administracyjne w bezpłatnych przestrzeniach roboczych

W bezpłatnej przestrzeni roboczej współpraca jest łatwa, ponieważ wszyscy członkowie domyślnie otrzymują status administratora. Gdy każdy członek przestrzeni roboczej ma jednakowe uprawnienia, żadne przeszkody nie ograniczają produktywności zespołu. Administratorzy bezpłatnych przestrzeni roboczych mogą:

Uprawnienia członka i gościa

• Zapraszanie i usuwanie członków przestrzeni roboczej
• Tworzenie łączy z zaproszeniami do przestrzeni roboczej
• Przekształcanie gości w członków przestrzeni roboczej

Kontrola nad tablicami

• Wyświetlanie tablic widocznych w przestrzeni roboczej i publicznych oraz dołączanie do nich (pod warunkiem że ustawienia tablicy zezwalają na samodzielne dołączanie)

Kontrola nad przestrzenią roboczą

• Edycja danych profilowych przestrzeni roboczej, takich jak nazwa i opis
• Zmiana widoczności przestrzeni roboczej
• Uaktualnianie przestrzeni roboczej do planu Premium
• Wniosek o dodanie przestrzeni roboczej do planu Enterprise
• Usuwanie przestrzeni roboczej

Jeśli przestrzeń robocza wymaga bardziej szczegółowych uprawnień, na przykład wyznaczenia administratorów i zwykłych członków, można skorzystać z funkcji zmiany uprawnień dostępnej w Trello Premium (patrz poniższa sekcja Zwiększ możliwości dzięki planowi Premium).

W bezpłatnych przestrzeniach roboczych (które nie zostały uaktualnione do planu Trello Premium) rola administratora przestrzeni roboczej nie zapewnia możliwości kontrolowania tablic w przestrzeni roboczej. Aby użytkownik mógł wprowadzać zmiany w tablicach innych użytkowników należących do przestrzeni roboczej, musi zostać ręcznie zaproszony jako administrator tablicy.

Widoczność przestrzeni roboczej

Na stronie przestrzeni roboczej kliknij kartę „Ustawienia”, w której można ustawić widoczność przestrzeni roboczej.

Od ustawień widoczności zależy, czy dana przestrzeń robocza będzie indeksowana przez wyszukiwarki oraz widoczna dla osób spoza tej przestrzeni. Poziom widoczności można ustawić na publiczny i prywatny. To jednak NIE oznacza, że Twoje tablice prywatne lub widoczne w przestrzeni roboczej staną się nagle publicznie widoczne. Bez obaw!

Załóżmy jednak, że planujesz utworzyć wiele wspaniałych tablic publicznych, takich jak tablica z planem rozwoju produktu, tablica dla społeczności użytkowników lub tablica z zasobami zawierającymi informacje na temat zespołu i firmy. W takim wypadku publicznie widoczna przestrzeń robocza może być dobrym rozwiązaniem, ponieważ zapewni odpowiednie miejsce, w którym użytkownicy, klienci i fani będą mogli przeglądać Twoje tablice publiczne.

Ustawianie uprawnień do tablic

Jak już wspominaliśmy w rozdziale 2, naszym zdaniem zawsze ważne jest przypominanie najistotniejszych informacji dotyczących uprawnień oraz widoczności tablic. Oto krótkie podsumowanie.

Jeśli utworzysz tablicę należącą do przestrzeni roboczej, wówczas domyślnie będzie ona widoczna w przestrzeni roboczej. Poniżej przedstawiono opcje prywatności według ustawienia tablicy:

• Jeśli tablica jest widoczna w przestrzeni roboczej, oznacza to, że każdy członek takiej przestrzeni może ją wyświetlać, edytować zawarte na niej karty, a także do niej dołączyć.
• Jeśli tablica jest prywatna, tylko członkowie należący do tej tablicy mogą wyświetlać jej zawartość, a także dołączać do niej i edytować zawarte na niej karty.
• Jeśli tablica jest publiczna, każda osoba dysponująca łączem do niej może ją wyświetlać, jednak tylko jej członkowie mają możliwość edytowania zawartych na niej kart. Uwaga: Tablice te są indeksowane przez wyszukiwarki i są publicznie widoczne w Internecie.

Dowiedz się więcej, klikając tutaj

Zarządzanie użytkownikami za pomocą Trello Premium

Gdy zespół się rozrasta, chcesz zyskać pewność, że właściwe osoby mają odpowiednie uprawnienia dostępu do tablic w przestrzeni roboczej. W planie Trello Premium administratorzy przestrzeni roboczej mają do dyspozycji zaawansowane funkcje zabezpieczeń, dzięki którym mogą zadbać, aby wszystko działało prawidłowo.

W planie Trello Premium zespoły mogą znacznie zwiększyć wydajność aplikacji Trello dzięki dodatkowym płatnym funkcjom administracyjnym i zabezpieczeń:

• Dodaj kolejnego administratora do przestrzeni roboczej: jeśli jako twórca przestrzeni roboczej wyjedziesz na urlop lub utkniesz na spotkaniu, wymagane czynności może wykonać drugi administrator.

• Ograniczenia członkostwa w przestrzeni roboczej: ustaw ograniczenie członkostwa w przestrzeni roboczej do konkretnej domeny poczty e-mail, aby mieć pewność, że nikt spoza Twojej firmy nie zostanie dodany do przestrzeni roboczej.

• Ograniczenia tworzenia tablic: kontroluj, kto może tworzyć tablice prywatne, widoczne w przestrzeni roboczej i publiczne. Ograniczenia można ustawić w taki sposób, aby zezwalać każdemu członkowi obszaru roboczego, tylko administratorom lub nie zezwalać nikomu. Jest to szczególnie ważne, jeśli nie chcesz, aby członkowie przestrzeni roboczej mogli tworzyć tablice publiczne.

• Ograniczenia usuwania tablic: ostatnią rzeczą, jakiej potrzebujesz, jest przypadkowe usunięcie ważnej tablicy. Ustaw, którzy członkowie przestrzeni roboczej mogą usuwać tablice prywatne, widoczne w przestrzeni roboczej i publiczne.

• Zapraszanie gości do tablic: zdecyduj, którzy członkowie mogą dodawać gości do tablic przestrzeni roboczej. Prosty sposób, aby zyskać pewność, że nikt spoza Twojej przestrzeni roboczej nie zostanie dodany do jej tablic.

• Zarządzanie tablicami prywatnymi: jako administrator możesz wyświetlać wszystkie tablice prywatne w przestrzeni roboczej. Masz możliwość wprowadzania zmian w dowolnej tablicy prywatnej w Twojej przestrzeni roboczej, nawet jeśli nie dodano Cię bezpośrednio do tej tablicy.

• Eksportowanie swoich danych: zebranie wszystkich tablic w jednym miejscu ułatwia wyeksportowanie wszystkich danych naraz. Na stronie swojej przestrzeni roboczej w Trello kliknij przycisk Eksportuj. Możesz nawet uwzględnić załączniki. Wykonanie tej operacji spowoduje wygenerowanie pliku zip zawierającego członków, tablice i wszystkie inne dane w formatach CSV i JSON, który następnie można pobrać i otworzyć na komputerze.

Zastanawiasz się, jakie jeszcze korzyści oferuje plan Premium? Dowiedz się więcej o planie Premium.

Potrzebujesz wyegzekwować korzystanie z zabezpieczeń i ochronę prywatności w wielu przestrzeniach roboczych? Dzięki roli administratora systemu Trello Enterprise zyskasz dodatkową warstwę zarządzania użytkownikami i zawartością. Zobacz artykuły: Kim jest administrator Enterprise? oraz Pierwsze kroki z planem Enterprise — administratorzy systemów.

Skorzystaj z logowania jednokrotnego SAML za pomocą Atlassian Access. Jeśli interesują Cię dodatkowe zabezpieczenia oraz możliwość scentralizowanej administracji z wykorzystaniem logowania jednokrotnego SAML i wymuszonego uwierzytelniania dwuskładnikowego, skorzystaj z usługi Atlassian Access dostępnej w ramach odrębnej subskrypcji, którą Twoja firma może aktywować we wszystkich produktach Atlassian.