Активация различных представлений

Как и все в жизни, проекты нужно рассматривать с разных сторон. Мы создали разные представления, чтобы наглядно показать различные аспекты работы с учетом актуальных для вас сведений. С представлениями Trello вы всегда найдете подходящий способ отслеживать работу над проектом как на уровне доски, так и на уровне рабочего пространства. Представления относятся к платным возможностям (для рабочих пространства Trello Premium и Trello Enterprise), с помощью которых команда сможет гибко менять угол зрения в работе над проектом.

Подробно ознакомьтесь с каждым из представлений Trello.

Представление «Доска»

Как было сказано в предыдущих главах, доски Trello идеально подходят для пошагового планирования проектов, при котором команда может учесть любые детали. Доски Trello такие же гибкие, как и доски Kanban, и позволяют создать уникальный рабочий процесс, который отражает алгоритм работы над проектом и который можно настроить по своему вкусу. Мгновенно просматривайте статусы заданий и празднуйте каждое достижение.

Обзор возможностей:

На досках Trello доступны десятки удобных и мощных возможностей, которые помогут вам в работе.

• Перетаскивайте карточки между колонками, чтобы отразить ход работы над проектом.
• Наполняйте проект важной информацией. Добавляйте нужные сведения на обратную сторону карточек или подключайте к ним тысячи приложений.

В представлении «Доска» удобно делать следующее.

• Планировать любые проекты. Доски Trello будут прекрасной поддержкой для менеджеров с любым опытом ведения проектов.
• Создавать эффективные конвейеры продаж, найма, разработки материалов и не только. На досках вы можете отслеживать ход работ, создавать колонки для различных этапов процесса, а также перетаскивать карточки между колонками, чтобы получить эффективный конвейер, с которым удобно работать команде.
• Поддерживать достоверный источник информации для команды. Используйте мощные возможности досок Trello, чтобы создать полнофункциональный репозиторий для справочных материалов команды.

Представление «Таблица»

Представление «Таблица» дает четкое представление о состоянии всей работы в колонках на одной доске. Это представление облегчает командную работу, координацию и поставку результатов. Карточки или задания можно просматривать в компактном и удобном табличном формате вместе с важной информацией, такой как колонки, метки, участники и даты выполнения.

Обзор возможностей:

• Добавление карточек. В представлении «Таблица» можно легко добавить новое задание, нажав значок плюса (+) между элементами строки.

• Фильтрация и сортировка карточек. Фильтруйте и сортируйте карточки по колонкам, меткам, участникам и датам выполнения, чтобы выделить нужную информацию на доске.

• Редактирование карточек. Редактируйте основные сведения карточки прямо в представлении «Таблица». Все внесенные изменения будут отражены на доске.

В представлении «Таблица» удобно делать следующее.

• Работать со списком. Сразу приступайте к работе и начинайте вносить задания в удобный список дел. Добавляйте информацию к заданиям по ходу выполнения.

• Оценивать проекты в процессе выполнения. Из представления «Таблица» можно быстро узнать, какая работа находится в конвейере, ведь в нем собраны карточки из всех колонок доски, и вы можете вносить изменения в текущую работу или добавлять новые элементы с помощью одного общего списка.

• Отслеживать личную рабочую нагрузку и нагрузку участников команды. Можно отфильтровать назначенные вам карточки на доске, чтобы отображались только ваши. Руководители могут следить, чтобы рабочая нагрузка была равномерно распределена между участниками команды, не допуская выгорания.

• Заранее готовить темы для обсуждения и создавать списки задач на собраниях команды. Заранее составляйте повестки собраний в представлении «Таблица», чтобы они проходили четко и организованно и команда могла сэкономить время.

Представление «Календарь»

Планируйте быстрее и точнее с представлением «Календарь». Отслеживайте прогресс команды и контролируйте ход работы, добавив в проекты измерение времени. Представление «Календарь» позволяет заблаговременно выявить препятствия в работе, а также запланировать мероприятия и определить сроки, чтобы команда без проблем пришла к финишу.

Обзор возможностей:

• Календарь. Карточки в представлении «Календарь» можно отображать по месяцам, чтобы видеть общую картину, или по неделям, чтобы сосредоточиться на ближайших задачах. Все важные даты проекта — как на ладони: добавляйте в карточки даты начала и выполнения, чтобы карточки отображались в представлении в виде календаря.
• Кнопка Today (Сегодня) и стрелки времени. Без труда путешествуйте во времени и находите нужный день с помощью элементов управления на верхней панели. А если заблудитесь — просто нажмите Today (Сегодня).
• Добавление дат начала и выполнения. Обеспечьте себе необходимый уровень детализации работы. Благодаря событиям на полный день или несколько дней вашей команде будет проще уяснить целостную картину.
• Перетаскивание карточек. Привычный способ упорядочивания и перемещения элементов в Trello теперь доступен и в представлении «Календарь». Перетаскивайте карточки на нужные даты календаря — и сроки волшебным образом обновятся автоматически благодаря синхронизации из представления в виде календаря.
• Растягивание карточек. Возьмите край карточки и без труда растяните ее до нужных дат. Карточку можно растянуть на несколько дней или недель.
• Продвинутые списки задач. Поддерживаются элементы с датами выполнения. Можно просматривать и перетаскивать элементы продвинутого списка задач, а также отмечать их как выполненные.
• Создание новых карточек. Если вам кажется, что в проекте не хватает карточки, быстро добавьте ее из представления в виде календаря, дважды нажав соответствующую дату.

В представлении в виде календаря удобно делать следующее.

• Отслеживать прогресс команды. Быстро узнавайте статус любого задания независимо от процесса, будь то отслеживание встреч с потенциальными клиентами и сроков заключения контрактов или управление собеседованиями при найме.
• Планировать предстоящую работу. От эффективного ведения маркетингового редакционного календаря до планирования мероприятий и конференций — вы легко наметите любое будущее событие.
• Отслеживать даты выполнения на ходу. Используйте представление в виде календаря в мобильном приложении Trello. Так вы сможете узнавать информацию о критических датах выполнения и заданиях, где бы вы ни находились.
• Контролировать задания. Без труда настраивайте напоминания для себя и команды, чтобы помнить обо всех поставленных задачах.

Представление «Хронология»

«Хронология» — это красивое, динамическое представление командной работы и ее взаимосвязей. Это удобное и мощное представление подойдет для любых проектов. Вы будете заблаговременно устранять препятствия в работе, видеть приближающиеся сроки и оставаться в курсе всех задач, над которыми работает команда. Вы сможете искусно управлять проектом и получите признание команды за эффективную работу.

Обзор возможностей:

• Полосы. Они служат границами для карточек. Карточки могут занимать одну полосу, если при этом нет временных накладок. В противном случае будет создана новая полоса. С помощью полос можно получить наглядное представление о взаимном расположении заданий в хронологии.
• Кнопка Today (Сегодня) и стрелки времени. Как и в представлении «Календарь», эти элементы служат для перемещения по хронологии и помогают ориентироваться в датах.
• Добавление дат начала и выполнения. Добавляйте даты начала и выполнения на обратной стороне карточек. Расположенные в полосе карточки с датой можно растягивать, чтобы установить интервал дат. Его всегда можно изменить путем растягивания или сужения карточки в хронологии.
• Панель незапланированных карточек. Здесь находятся все карточки без дат. Просто откройте ее, выберите карточку и добавьте дату. Карточка сразу появится в нужном диапазоне дат в хронологии, чтобы дополнить ваш план.
• Группировка. Группируя данные в хронологии по колонкам, участникам или меткам, вы получаете наглядное представление о рабочей нагрузке. Хотите увидеть рабочую нагрузку конкретного участника команды? Сгруппируйте карточки по участникам команды и перетаскивайте между полосами, чтобы перераспределить задания, если рабочая нагрузка окажется неравномерной.
• Увеличение масштаба. Изменяйте степень временной детализации. Просматривайте данные в масштабе дня, недели, месяца, квартала или года, чтобы переходить от недельных целей команды к квартальному планированию или годовой дорожной карте.

В представлении «Хронология» удобно делать следующее.

• Планировать все спринты при разработке продукта — от самого начала до поставки. Создавайте новую метку для каждого спринта, чтобы упорядочить карточки в полосы по спринтам и видеть взаимосвязи в проекте на всех этапах, от начала и до конца.
• Получать общее представление о целях и OKR компании. Взгляните шире и оцените целиком конвейер, выстроенный для достижения целей компании. В этом поможет годовое или квартальное представление «Хронология».
• Эффективно организовывать и проводить мероприятия. Готовьтесь к мероприятиям в представлении «Хронология» на мобильном устройстве: прикрепляйте к карточкам материалы докладчика, презентации и ресурсы, чтобы информация была под рукой в нужный момент.
• Управлять рабочей нагрузкой команды и не допускать перегруженности. Определяйте, у каких участников команды есть свободное время на дополнительные задания или когда нужно перераспределить работу и завершить ее совместными усилиями.
• Проверять и корректировать хронологию на ходу. Представление «Хронология» прекрасно работает в приложении Trello, поэтому вы можете отслеживать и обновлять даты, где бы ни находились.

Представление «Панель»

Добавляйте в проект единицы данных, чтобы принимать оптимальные решения быстрее. Создавайте графики в представлении «Панель», где команда сможет увидеть препятствия в работе или заметить выигрышный ход, который приведет проект к успеху. Визуализируйте основные показатели, такие как даты выполнения, назначенные карточки и количество карточек в колонке, чтобы согласовать действия заинтересованных сторон и повысить уверенность сотрудников. Добавляйте на панель статистику за прошлые периоды и разнообразные графики, чтобы ваша команда всегда была на высоте.

Обзор возможностей:

• Графики по умолчанию. Чтобы вы могли эффективнее оценить рабочую нагрузку, в Trello встроены четыре типа графиков, в которых показано число карточек с учетом фильтра: карточки в колонке, карточки участника, карточки с меткой и карточки со статусом даты выполнения. Представление «Панель» позволяет сэкономить время и сосредоточиться на работе.
• Редактирование. Активируйте эту функцию, а затем выберите гистограмму или круговую диаграмму в качестве способа отображения данных. Выбирайте самый наглядный вариант для каждого случая.
• Удаление. Эта функция позволяет отобразить в представлении «Панель» только нужные данные. Добавляйте или исключайте графики с учетом потребностей.
• Данные за прошлые периоды. Оцените прогресс с течением времени, просматривая количество карточек в колонке за последние 30 дней.

В представлении «Панель» удобно делать следующее.

• Управлять препятствиями в работе над проектом. Без труда находите карточки, которые слишком долго остаются в колонке. С помощью этой возможности удобно анализировать эффективность продаж, найма или любого другого рабочего процесса, который должен функционировать без задержек.
• Контролировать ход работы над проектом. Анализируйте информацию по колонкам, меткам или датам выполнения, чтобы подкрепить свое видение проекта конкретными данными.
• Узнавать о текущей работе коллег. Изучайте рабочую нагрузку участников команды по данным за прошлые периоды.

Представление «Карта»

Многие проекты включают не только задания и даты выполнения, но и места. Чтобы команда могла принимать взвешенные решения, предоставьте ей для этого все средства. Так, можно добавлять в карточки местоположения, а затем просматривать их в представлении «Карта».

Обзор возможностей:

• Местоположение. Указывайте для карточек местоположение, чтобы отобразить их в представлении «Карта».
• Поиск. Представление «Карта» подключено к Google Картам, поэтому вы можете искать местоположение по адресу или даже ввести название места.
• Маркеры местоположения. Располагайте полным контекстом проекта: нажимайте маркеры местоположения на карте для просмотра всех сведений с передней стороны карточек.
• Добавление карточек. В представлении «Карта» видны все карточки с включенным местоположением. Кроме того, вы можете создать карточку прямо здесь, нажав кнопку +Add Card (+Добавить карточку) в правом верхнем углу карты.

В представлении «Карта» удобно делать следующее.

• Планировать очные мероприятия. Представление «Карта» поможет ориентироваться на местности, когда вам нужно добраться до места встречи.
• Отмечать ресурсы на карте. Добавляйте сведения о местоположении объектов, от торговых точек до других ресурсов, чтобы четко понимать, как их найти.
• Управлять конвейерами с физическими объектами. Управляйте объявлениями об аренде и добавляйте местоположения в карточки арендуемых объектов для полного контекста.
• Держать всю необходимую информацию под рукой. Представление «Карта» также доступно на мобильных устройствах через приложение Trello. Привязка проектов и служб к местоположению особенно удобна, когда вы находитесь в пути, и помогает сэкономить время благодаря легкому доступу ко всей необходимой информации о клиенте.

Представления рабочего пространства

Получайте наглядное представление о своей команде с помощью представлений рабочего пространства в виде таблицы и календаря, которые выступают в качестве расширенных версий обычных представлений «Таблица» и «Календарь». Представления рабочего пространства в виде таблицы и календаря позволяют просматривать карточки сразу с нескольких досок рабочего пространства Trello . Принимайте решения с учетом общей картины и повышайте качество совместной работы команд.

Представление «Таблица» для рабочего пространства

С помощью представления «Таблица» для рабочего пространства удобно просматривать карточки с нескольких досок в таблице. Просто выберите доски, которые хотите добавить, и карточки Trello автоматически отобразятся. После этого карточки в данном представлении можно будет фильтровать и сортировать по колонкам, меткам, участникам и датам выполнения. Чтобы внести исправления в ячейку, просто нажмите ее.

Обзор возможностей:

• Добавление досок. Добавляйте нужные доски из представления рабочего пространства в виде таблицы. Выбирайте доски рабочего пространства и просматривайте сразу все относящиеся к ним карточки.
• Фильтрация и сортировка карточек. Фильтруйте и сортируйте карточки по колонкам, меткам, участникам и датам выполнения, чтобы выделить нужную информацию с нескольких досок.
• Редактирование карточек. Редактируйте основные сведения карточки в контексте представления «Таблица». Все внесенные изменения будут отражены на соответствующих досках, чтобы вы могли принимать взвешенные решения с учетом различных точек зрения.
• Добавление в закладки и обмен представлениями рабочего пространства в виде таблицы. Организуйте совместную работу нескольких команд, добавляя в закладки представления рабочего пространства в виде таблицы и обмениваясь ими с участниками рабочего пространства одним нажатием.

В представлении «Таблица» удобно делать следующее.

• Координировать работу нескольких команд и планировать проекты. Создайте условия для эффективного сотрудничества команд, чтобы отдел продаж и юридический отдел вместе оперативно заключали контракты, а дизайнеры и маркетологи быстро согласовывали свою работу.
• Собирать управленческую информацию. Составление еженедельных отчетов и подготовка к собраниям с участием нескольких команд станут проще: просматривайте сведения, включая статусы проектов, сразу на нескольких досках, чтобы без труда принимать верные решения и готовить отчетность.
• Контролировать ход работы. Если вы участвуете в нескольких проектах или хотите согласовать действия с командой, удобнее всего работать сразу с несколькими досками в представлении рабочего пространства в виде таблицы.

Представление «Календарь» для рабочего пространства

Управляйте командной работой, которая привязана к датам выполнения или должна быть выполнена в течение определенного периода времени. Если инициативы охватывают несколько досок, представление «Календарь» для рабочего пространства поможет получить общую картину предстоящей работы, приоритетов и сроков.

Обзор возможностей:

• Добавление досок. Добавляйте нужные вам доски. Выбирайте доски в рабочем пространстве и просматривайте сразу все их карточки в представлении «Календарь».

• Календарь. Просматривайте несколько досок в представлении «Календарь». Включите отображение по месяцам, чтобы видеть общую картину, или по неделям, чтобы сосредоточиться на ближайших задачах.

• Перетаскивание карточек. Привычный способ упорядочения и перемещения элементов в Trello теперь доступен и в представлении «Календарь». Перетащив карточки на нужные даты, вы увидите, как их сроки волшебным образом автоматически обновятся и синхронизируются на всех досках.

• Растягивание карточек. Возьмите край карточки и без труда растяните ее до нужных дат. Карточку можно растянуть на несколько дней или недель.

В представлении «Календарь» удобно делать следующее.

• Четко определять задания при совместной работе подразделений. Оптимизируйте и распределяйте рабочую нагрузку и сроки между подразделениями, например между отделом продаж и юридическим отделом, чтобы ясно понимать обязанности и доступность каждого участника команды.

• Управлять комплексными многоканальными проектами. Отслеживайте маркетинговые кампании и поставляйте основные результаты работы в нужном месте и в нужное время.

• Отслеживать важные даты. Визуализируйте даты выполнения и сроки сразу для множества досок и получайте детальную информацию с помощью доступных фильтров.

• Управлять рабочей нагрузкой команды. Еженедельно контролируйте задания отдельных участников в разных проектах. Используйте обзор дат начала и выполнения, чтобы знать, насколько будет загружена команда в ближайшие недели.

Итак, вы запустили несколько отличных проектов, подключили их к любимым приложениям команды и включили представления Trello для большей наглядности. Пришло время перейти к следующей главе, чтобы узнать об автоматизации досок.

ПРИМЕЧАНИЕ. Эти функции доступны в платных тарифных планах Trello Premium и Trello Enterprise. Узнайте, какой тарифный план Trello лучше всего подходит вашей команде, на странице с ценами Trello.