Đặt quyền và chức năng kiểm soát quản trị

Nhóm nào cũng cần có không gian kỹ thuật số để có thể dễ dàng kết nối ý tưởng và dự án để vượt qua những điểm cản trở giao tiếp của công ty. Khả năng thêm người dùng vào dự án dựa trên quyền của họ, cùng với khả năng tự do truy cập và tạo nội dung là yếu tố then chốt để duy trì môi trường kinh doanh lành mạnh.

Bằng việc sở hữu toàn quyền kiểm soát trong tầm tay, nhóm bạn có thể mở rộng quy mô đồng thời bảo vệ tài sản trí tuệ trong Trello.

Quản trị không gian làm việc

Khi đã tạo Không gian làm việc, mời thành viên, thêm bảng và khả năng cộng tác đang ở mức cao nhất, bạn nên dành ra chút thời gian và xem xét vài cách để quản trị Không gian làm việc của bạn tốt hơn.

Các tính năng quản trị viên Không gian làm việc miễn phí

Trong Không gian làm việc miễn phí, quá trình cộng tác diễn ra dễ dàng nhờ việc tất cả thành viên được cấp trạng thái quản trị viên theo mặc định. Khi mọi thành viên trong Không gian làm việc có quyền như nhau, năng suất nhóm không còn gặp trở ngại. Đây là những điều quản trị viên Không gian làm việc miễn phí có thể làm:

Quyền của thành viên và khách

• Mời và loại bỏ thành viên Không gian làm việc
• Tạo liên kết mời tham gia Không gian làm việc
• Chuyển đổi khách thành thành viên Không gian làm việc

Điều khiển bảng

• Xem và tham gia các bảng hiển thị cho Không gian làm việc và bảng công khai (với điều kiện là phần cài đặt bảng cho phép tự tham gia)

Điều khiển không gian làm việc

• Sửa thông tin hồ sơ Không gian làm việc, chẳng hạn như tên và nội dung mô tả
• Thay đổi khả năng hiển thị Không gian làm việc
• Nâng cấp Không gian làm việc lên Premium
• Yêu cầu thêm Không gian làm việc vào Enterprise
• Xóa Không gian làm việc

Nếu Không gian làm việc của bạn yêu cầu các quyền chi tiết hơn, chẳng hạn như việc quản lý người nào là quản trị viên hay thành viên bình thường, khả năng thay đổi quyền được cung cấp dưới dạng tính năng của Trello Premium (xem mục Làm hết sức mình với Premium dưới đây).

Đối với Không gian làm việc miễn phí (những không gian chưa nâng cấp lên Trello Premium) mà quản trị viên Không gian làm việc không cấp quyền kiểm soát quản trị đối với các bảng Không gian làm việc—để thực hiện các thay đổi đối với bảng của những người dùng khác trong Không gian làm việc, bạn sẽ cần được mời làm người quản trị bảng theo cách thủ công.

Khả năng hiển thị Không gian làm việc

Từ trang Không gian làm việc của bạn, hãy nhấp vào tab “Cài đặt”, tại đây bạn có thể đặt khả năng hiển thị cho Không gian làm việc.

Khả năng hiển thị Không gian làm việc liên quan đến việc Không gian làm việc của bạn được lập chỉ mục bởi các công cụ tìm kiếm hay hiển thị với những người bên ngoài Không gian làm việc. Bạn có thể đặt khả năng hiển thị thành công khai hoặc riêng tư. Cài đặt này KHÔNG có nghĩa là bảng riêng tư hoặc bảng hiển thị cho Không gian làm việc sẽ đột ngột hiển thị công khai. Bạn đừng lo!

Tuy nhiên, giả sử bạn dự định tạo ra nhiều bảng công khai tuyệt vời như là lộ trình phát triển sản phẩm, bảng cộng đồng người dùng hoặc bảng tài nguyên cung cấp thông tin về nhóm hoặc doanh nghiệp của bạn. Trong những trường hợp đó, việc có Không gian làm việc hiển thị công khai có thể phù hợp với bạn bởi cài đặt này sẽ cung cấp địa điểm chuyên biệt cho người dùng, khách hàng và người hâm mộ của bạn, để họ đến tìm hiểu các bảng công khai của bạn.

Đặt quyền bảng

Mặc dù chúng tôi đã nhắc đến trong Chương 2, chúng tôi cho rằng luôn cần phải lặp lại những chi tiết chính về quyền bảng và khả năng hiển thị, vì vậy đây là phần tóm tắt nhanh.

Nếu bạn định tạo một bảng ở trong Không gian làm việc, vậy thì cài đặt mặc định là hiển thị cho Không gian làm việc. Đây là các tùy chọn bảo mật bằng cách cài đặt bảng:

• Nếu bảng là hiển thị cho Không gian làm việc, mọi thành viên trong Không gian làm việc đó có thể xem, tham gia và sửa thẻ.
• Nếu bảng là Riêng tư, chỉ thành viên của bảng cụ thể đó mới có thể xem bảng, tham gia và sửa thẻ.
• Nếu bảng là Công khai, bất kỳ ai có liên kết đến bảng đều có thể xem bảng, tuy nhiên chỉ thành viên của bảng mới có thể sửa thẻ. Lưu ý: Các bảng này được các công cụ tìm kiếm lập chỉ mục và hiển thị công khai trên internet.

Tìm hiểu thêm tại đây

Quản lý người dùng bằng Trello Premium

Khi nhóm phát triển, bạn cần đảm bảo người phù hợp có quyền truy cập phù hợp vào bảng Không gian làm việc. Với Trello Premium, quản trị viên Không gian làm việc có sẵn các tính năng bảo mật nâng cao để đảm bảo mọi thứ vận hành suôn sẻ.

Trong Trello Premium, nhóm có thể tăng cường trải nghiệm Trello của họ với các tính năng bảo mật và quản lý bổ sung có trả phí:

• Thêm quản trị viên khác vào Không gian làm việc: Trong trường hợp người tạo Không gian làm việc đi nghỉ hoặc bận họp, Quản trị viên số 2 có thể thực hiện các hoạt động cần thiết.

• Hạn chế tư cách thành viên Không gian làm việc: Đảm bảo không thêm bất kỳ người nào bên ngoài công ty bạn vào Không gian làm việc bằng cách thiết lập hạn chế tư cách thành viên của Không gian làm việc bằng miền email.

• Hạn chế tạo bảng: Kiểm soát người nào có thể tạo bảng riêng tư, bảng hiển thị cho Không gian làm việc và bảng công khai. Bạn có thể thiết lập các hạn chế này để cho phép mọi thành viên Không gian làm việc, chỉ quản trị viên, hoặc không người nào. Tính năng này thực sự quan trọng khi bạn lo ngại về việc thành viên Không gian làm việc tạo các bảng công khai.

• Hạn chế xóa bảng: Bạn chắc chắn không muốn bảng quan trọng vô tình bị xóa. Thiết lập thành viên nào trong Không gian làm việc có thể xóa bảng riêng tư, bảng hiển thị cho Không gian làm việc và bảng công khai.

• Mời khách vào bảng: Quyết định thành viên nào có thể thêm khách vào bảng Không gian làm việc. Cách dễ dàng để đảm bảo không có người nào nằm ngoài Không gian làm việc của bạn được thêm vào bảng Không gian làm việc.

• Quản lý bảng riêng tư: Là quản trị viên, bạn có thể xem tất cả các bảng riêng tư trong Không gian làm việc. Ngay cả khi bạn rõ ràng không phải là thành viên của bảng đó, bạn có thể thực hiện các thay đổi đối với bảng riêng tư trong Không gian làm việc của mình

• Xuất dữ liệu của bạn: Nhờ việc tập hợp tất cả bảng ở cùng một nơi, bạn có thể dễ dàng xuất toàn bộ dữ liệu của mình cùng một lúc. Trên trang Không gian làm việc của bạn trong Trello, nhấp vào nút Xuất. Bạn còn có thể bao gồm tệp đính kèm. Bạn sẽ nhận được một tệp zip bao gồm các thành viên, bảng và tất cả dữ liệu khác ở định dạng CSV và JSON mà bạn có thể mở trên máy tính của mình.

Bạn quan tâm đến tính năng khác đi kèm với Premium? Tìm hiểu thêm về Premium.

Bạn có cần củng cố tình trạng bảo mật và quyền riêng tư cho nhiều nhóm không? Với Trello Enterprise, bạn có thêm một lớp quản lý người dùng và nội dung qua vai trò Quản trị viên hệ thống. Xem bài viết: Quản trị viên Enterprise là gì? và Hướng dẫn bắt đầu sử dụng Enterprise - Quản trị viên hệ thống

Sở hữu SSO SAML với Atlassian Access. Nếu bạn đang tìm khả năng bảo mật bổ sung và quản trị tập trung với tính năng đăng nhập một lần SAML và Kích hoạt xác thực 2 yếu tố, Atlassian Access là gói đăng ký riêng mà công ty bạn có thể kích hoạt trên tất cả các sản phẩm Atlassian.