Chapitre 2
Comment créer des projets Trello et inviter des membres
Les tableaux Trello constituent votre moyen idéal de tisser des liens et de collaborer avec des collègues, où que vous vous trouviez. De la création d'un tableau à l'ajout de nouveaux membres pour collaborer sur des tâches, chaque action est un jeu d'enfant grâce à Trello.
Aperçu de la section
Dans cette section, vous découvrirez comment :
Créer un tableau de A à Z ou à partir d'un modèle
Chaque tableau appartient à un espace de travail. Vous pouvez ajouter un nouveau tableau depuis l'accueil de l'espace de travail, ou à tout moment (et depuis n'importe quel tableau) en sélectionnant le signe plus en haut à droite de Trello.
Si vous savez déjà comment vous souhaitez organiser votre tableau, c'est génial ! Mais si vous avez besoin d'aide pour vous lancer, vous pouvez choisir un modèle dans la vaste galerie de modèles de Trello. Faites une recherche par nom ou consultez les modèles par service ou catégorie.
Les modèles Trello vous permettent d'être productifs de nombreuses façons, mais voici quelques utilisations parmi les plus populaires :
- Créer un tableau de projet. Voyez grand et enregistrez de bons résultats grâce à un plan de projet parfait.
- Organiser une réunion d'équipe. Collaborez avec votre équipe sur l'ordre du jour d'une réunion d'équipe récurrente.
- Partager un hub de ressources. Centralisez les ressources essentielles, les calendriers, les résumés de projet et les mises à jour. Les informations sont ainsi plus faciles à localiser, à consulter et à partager.
Inviter des membres à collaborer
Une fois votre tableau créé, invitez des membres à collaborer. Vous pouvez inviter des utilisateurs de la même équipe ou d'autres équipes. Chez Trello, nous sommes très friands de la collaboration entre équipes.
Remarque
Les paramètres de l'espace de travail peuvent restreindre les invitations à rejoindre le tableau aux administrateurs du tableau uniquement. Contactez l'administrateur de votre tableau si vous rencontrez des difficultés pour inviter des utilisateurs à rejoindre un tableau.
Sélectionnez <strong>Inviter</strong> en haut du tableau. Vous pouvez choisir d'inviter d'autres utilisateurs :
- en leur envoyant un e-mail ;
- en sélectionnant leur nom ;
- en les mentionnant (p. ex., @manon) ;
- en créant un lien d'invitation facile à partager. Vous pouvez insérer ce lien dans un canal Slack ou l'envoyer par e-mail aux parties prenantes externes qui souhaitent collaborer.
Définir les permissions d'adhésion
Les permissions d'adhésion garantissent que chaque membre dispose du niveau d'accès et de contrôle approprié. Vous pouvez définir les permissions lorsque vous invitez des membres à rejoindre le tableau à l'aide de la liste déroulante <strong>Ajouter comme Membres</strong>.
- Les membres peuvent consulter et modifier les cartes. Idéal pour les membres de l'équipe qui travaillent de façon active sur un projet.
- Les observateurs peuvent accéder aux informations, afficher le contenu d'un tableau, le commenter ou voter, mais ils ne peuvent pas modifier les cartes, activer les Power-ups ou ajouter des listes.
Vous invitez un utilisateur externe à rejoindre votre offre Enterprise ?
Vous pouvez ajouter des membres de l'équipe sous licence aux tableaux de votre instance Trello Enterprise. Toutefois, pour ajouter des invités externes comme des sous-traitants ou des agences, vous devrez accorder à votre invité sa propre licence, lui accorder le statut d'observateur et des droits d'édition limités ou rendre votre tableau public. Ces permissions peuvent être autorisées ou non en fonction des paramètres de votre équipe informatique/de l'administrateur Enterprise.
Définir vos listes et vos cartes
Les listes vous permettent d'organiser vos cartes à la verticale. Elles peuvent représenter d'autres façons d'organiser les idées ou les tâches au sein d'un projet plus vaste, telles que des listes de choses « à faire, en cours, terminées » dans un flux de projet.
Sélectionnez <strong>Ajouter une liste</strong> pour ajouter votre première liste à votre tableau. Donnez-lui un nom qui illustre la phase à laquelle elle se trouve ou les informations qu'elle contiendra. Voici quelques exemples : « À faire », « En cours » et « Terminé ». Vous pouvez ajouter autant de listes que nécessaire pour créer un processus qui fonctionne pour vous.
Une fois les listes créées, vous pouvez commencer à ajouter des cartes. Sélectionnez <strong>Ajouter une carte</strong> depuis n'importe quelle liste et ajoutez une description de carte. Ajoutez autant de cartes que nécessaire, et archivez-les une fois que vous n'en avez plus besoin. Déplacez les cartes par un simple glisser-déposer d'une liste à l'autre.
Collaborer dans des cartes
La collaboration a lieu au niveau de la carte. C'est là que les membres de votre équipe et vous-même pouvez tirer parti des checklists, des dates limites, des pièces jointes et plus encore pour booster chaque tâche.
Descriptions de carte (A)
Les descriptions vous permettent de clarifier le titre de la carte. Sélectionnez <strong>Modifier</strong> pour ajouter des aperçus généraux, des observations, des énoncés de mission ou des objectifs à la carte. Peut-être même des liens rapides ou quelques phrases de contexte pour les membres de l'équipe qui collaborent sur la tâche, ou ceux qui font simplement des contrôles.
Options d'ajout (B)
Les options <strong>Ajouter à la carte</strong> apparaissent à droite au dos de la carte. Vous pouvez ici attribuer des membres à une tâche, créer des checklists et ajouter des dates limites importantes. Les autres options permettent d'activer des Power-ups et des automatisations, et de joindre des fichiers à partir de Dropbox, de Google Drive ou d'un appareil personnel.
Astuce de pro
Les administrateurs Enterprise peuvent contrôler le type de pièces jointes que les membres peuvent ajouter aux tâches. Pour en savoir plus, cliquez ici et faites défiler jusqu'à la section « Restrictions de pièces jointes ».
Commentaires et activité (C)
La collaboration prend vie dans le flux d'activité de la carte. C'est ici que vous pouvez donner du feedback, poser des questions et fournir des mises à jour. Mentionnez facilement des membres de l'équipe dans un commentaire (p. ex., @nicolas) et envoyez-leur une notification. Les émoticônes constituent également une façon amusante de réagir et de célébrer des activités.
À présent que vous maîtrisez la collaboration au niveau du tableau, il est temps d'en apprendre davantage sur les espaces de travail : le bureau numérique de vos équipes.