Funzioni avanzate di Trello: automazioni, checklist e molto altro

Perché usare Butler?

Con il suo alto livello di versatilità, Butler è uno strumento prezioso per le tue bacheche. Ecco alcuni dei suoi vantaggi:

• Ti consente di risparmiare tempo ed energie eseguendo automaticamente i task ripetitivi
• Rimane coerente eseguendo ogni volta gli stessi task nelle stesse circostanze
• Mantiene in ordine la tua bacheca eseguendo periodicamente attività di manutenzione

Creare un'automazione delle regole

Le regole prevedono un trigger e un'azione risultante. Puoi personalizzare entrambi questi elementi e includere più di un'azione risultante.

Seleziona Regole dal menu laterale. Qui puoi visualizzare, modificare, copiare o eliminare le regole esistenti. Per creare una nuova regola, seleziona Crea regola nell'angolo in alto a destra.

Per iniziare, stabilisci il trigger, vale a dire l'azione che attiva l'esecuzione del comando. Un trigger può essere lo spostamento di una scheda in una nuova lista, l'aggiunta di un'etichetta, l'aggiunta del contrassegno "Completato" a un task, la spunta degli elementi di una checklist ecc.

Dopo aver stabilito il trigger, seleziona il segno più verde all'estrema destra del trigger per aggiungerlo alla regola.

A questo punto, stabilisci l'azione risultante o cosa deve fare Butler quando viene attivato il trigger. Esempi di azioni risultanti sono lo spostamento di una scheda, l'assegnazione o la rimozione di membri, l'impostazione di una data di scadenza ecc.

Dopo aver stabilito l'azione risultante, seleziona il segno più verde sull'azione corretta per aggiungerla alla regola. Puoi scegliere più di un'azione risultante (es: "sposta la scheda in Fatto" e "rimuovimi dalla scheda").

Seleziona Salva nell'angolo in alto a destra per salvare la tua nuova regola.

Ecco alcuni esempi di regole utili:

• Dai visibilità ai task urgenti.

  • Trigger: quando un membro del gruppo etichetta una scheda come "urgente".
  • Azioni: sposta la scheda in cima alla lista, inviala al canale Slack della bacheca con il messaggio "Qualcuno può occuparsi di questo task?" e aggiungi una data di scadenza per tre giorni a partire da quel momento.

• Completamento di un task.

  • Trigger: quando un membro del gruppo completa una checklist.
  • Azioni: contrassegna la data di scadenza come "completata", sposta la scheda nella lista "Fatto" e comunica al lead del gruppo il completamento della checklist con una @menzione.

Creare pulsanti scheda e bacheca

I pulsanti forniscono azioni per l'accesso rapido a livello di scheda e bacheca. Quando selezioni un pulsante, vengono eseguite una serie di azioni per una scheda specifica o per l'intera bacheca.

Seleziona Pulsante scheda o Pulsante bacheca dal menu laterale. Qui puoi visualizzare, modificare, copiare o eliminare i pulsanti esistenti. Puoi anche condividere i pulsanti con il tuo Spazio di lavoro per fare in modo che non debbano essere creati su ogni bacheca. Per creare un nuovo pulsante, seleziona Crea pulsante nell'angolo in alto a destra.

Scegli un'icona per il tuo pulsante e assegnagli un nome, quindi stabilisci l'azione risultante o cosa deve fare Butler quando selezioni il pulsante.

Le azioni risultanti possono applicare un ordine, spostare una scheda, impostare una data di scadenza ecc. Dopo aver stabilito l'azione risultante, seleziona il segno più verde all'estrema destra del trigger per aggiungerla al pulsante.

Dopo aver definito il tuo pulsante e aver selezionato le azioni risultanti, seleziona Salva nell'angolo in alto a destra per salvare il nuovo pulsante.

Ecco alcuni esempi di pulsanti utili:

• Sposta il lavoro al passaggio successivo.

  • Pulsante: crea un pulsante della scheda denominato "Passaggio successivo".
  • Azione: se selezioni questo pulsante, Butler sposta la scheda nella lista successiva, aggiunge il membro del gruppo responsabile del passaggio successivo e imposta una data di scadenza.

• Ordina tutte le schede in base alla data di scadenza assegnata.

  • Pulsante: crea un pulsante della bacheca denominato "Ordine per data di scadenza".
  • Azione: se selezioni questo pulsante, Butler ordina le schede all'interno delle liste in base alla data di scadenza stabilita.

Comandi per il calendario e le date di scadenza

Tocca Butler per creare eventi ricorrenti e usa i comandi per il calendario e le date di scadenza per non dimenticare le date di scadenza importanti.

Comandi per il calendario

I comandi per il calendario automatizzano i task ricorrenti e le azioni di manutenzione delle bacheche come la creazione di eventi ricorrenti o l'archiviazione di schede completate. Puoi impostare questi comandi affinché vengano eseguiti a intervalli regolari, per esempio giornalmente, settimanalmente, mensilmente e annualmente.

Seleziona Calendario dal menu laterale. Qui puoi visualizzare, modificare, copiare o eliminare i comandi per il calendario esistenti. Per creare un nuovo comando, seleziona Crea comando nell'angolo in alto a destra.

Per iniziare, stabilisci il trigger, nel caso di un comando per il calendario, il trigger è un intervallo di tempo come "ogni giorno" o "il primo martedì di ogni mese".

Dopo aver stabilito questo intervallo, seleziona il segno più verde all'estrema destra del trigger per aggiungerlo al comando.

A questo punto, stabilisci l'azione risultante o cosa deve fare Butler nell'intervallo di tempo indicato. Esempi di azioni risultanti sono la creazione di una scheda ricorrente, lo spostamento di una scheda o l'archiviazione delle schede completate.

Dopo aver stabilito l'azione risultante, seleziona il segno più verde all'estrema destra del trigger per aggiungerla al comando.

Seleziona Salva nell'angolo in alto a destra per salvare il tuo nuovo comando per il calendario.

Ecco alcuni esempi di comandi utili per il calendario:

• Eseguire la manutenzione della bacheca ogni settimana.

  • Intervallo del calendario: ogni venerdì alle 17:00.
  • Azione: archivia tutte le schede nella lista "Fatto", sposta le schede dalla lista "Sprint successivo" alla lista "Da fare" e ordina tutte le schede nella lista "In corso" in base alla loro data di scadenza.

• Creare schede per incontri tra due persone o riunioni ricorrenti.

  • Intervallo del calendario: ogni lunedì alle 7:00.
  • Azione: crea una nuova scheda nella lista "Da fare" denominata "Crea un programma settimanale delle riunioni".

Comandi per le date di scadenza

I comandi per le date di scadenza utilizzano la data di scadenza di una scheda come trigger. Programma le azioni in modo tale che vengano eseguite man mano che la data di scadenza di una scheda si avvicina, la scadenza è trascorsa oppure è trascorso un determinato periodo di tempo dopo la scadenza della scheda.

Seleziona Data di scadenza dal menu laterale. Qui puoi visualizzare, modificare, copiare o eliminare i comandi per le date di scadenza esistenti. Per creare un nuovo comando, seleziona Crea comando nell'angolo in alto a destra.

Per iniziare, stabilisci il trigger, nel caso di un comando per le data di scadenza, il trigger è un intervallo di tempo correlato a una data di scadenza, come "due giorni prima della scadenza di una scheda" o "il lunedì prima della scadenza di una scheda".

Dopo aver stabilito questo intervallo, seleziona il segno più verde all'estrema destra del trigger per aggiungerlo al comando.

A questo punto, stabilisci l'azione risultante o cosa deve fare Butler nell'intervallo di tempo indicato. Esempi di azioni risultanti sono la creazione di una scheda ricorrente, lo spostamento di una scheda o l'archiviazione delle schede completate.

Dopo aver stabilito l'azione risultante, seleziona il segno più verde all'estrema destra del trigger per aggiungerla al comando.

Seleziona Salva nell'angolo in alto a destra per salvare il tuo nuovo comando per la data di scadenza.

Ecco alcuni esempi di comandi utili per le date di scadenza:

• Ricordare al tuo gruppo le date di scadenza imminenti.

  • Stato della data di scadenza: due giorni prima della scadenza di una scheda.
  • Azione: sposta la scheda nella lista "In dirittura d'arrivo" e aggiungi l'etichetta gialla.

• Aggiungere un contrassegno a una scheda scaduta.

  • Stato della data di scadenza: il momento in cui una scheda è scaduta.
  • Azione: sposta la scheda in cima alla sua lista, aggiungi l'etichetta rossa e pubblica un commento "Qual è lo stato della scheda @scheda?".

Integrare Butler con l'e-mail e altre app

Usa Butler al di là della tua bacheca sfruttando le e-mail e le integrazioni esistenti con Slack e Jira. Potrai così condividere facilmente informazioni e aggiornamenti con stakeholder, clienti o colleghi esterni.

Slack

Mantieni tutti informati pubblicando contenuti su un canale Slack specifico con aggiornamenti importanti forniti dalla tua bacheca Trello.

Per esempio, puoi creare un comando ricorrente per il calendario che il 1° di ogni mese crea una nuova scheda nella lista "Da fare" denominata "Scegli il luogo del pranzo di gruppo". Aggiungi un'altra azione Slack che pubblica un messaggio nel canale Slack del gruppo per chiedere consigli sul ristorante.

Jira

L'integrazione con Jira di Trello è una soluzione perfetta quando tu monitori il lavoro in Trello e un altro collega monitora il proprio lavoro in Jira. Per esempio, supponiamo che tu abbia appena completato l'elaborazione delle note di rilascio per una versione del software in programma; ora devi inoltrare queste note al gruppo di sviluppo per assicurarti che vengano pubblicate, ma gli sviluppatori non usano Trello, bensì Jira.

Puoi creare un pulsante per la scheda denominato "Pronta per lo sviluppo" che crea un nuovo ticket Jira denominato "Note di rilascio pronte". Il ticket Jira rimanda alla bozza delle note di rilascio, consentendo al gruppo di sviluppo di accedere facilmente al file per la pubblicazione futura.

E-mail

Le e-mail automatiche consentono di mantenere gli stakeholder interni ed esterni aggiornati sul lavoro più facilmente. Automatizza le e-mail nello stesso modo in cui automatizzi qualsiasi altra regola, pulsante o comando.

Per esempio, Butler può inviare automaticamente un'e-mail ai clienti quando è necessario un feedback. È semplicissimo: i gruppi devono creare una regola che invia un'e-mail ogni volta che un membro del gruppo (o Butler) sposta una scheda nella lista "Feedback necessario".

Avere sotto controllo le attività da svolgere con le checklist avanzate

Gestisci il lavoro in modo granulare usando le checklist per assegnare date di scadenza e membri a sottotask specifici. I sottotask appariranno nella vista Calendario per consentirti di vedere in modo più chiaro quali sono le attività da svolgere. I sottotask assegnati sono visibili anche ai membri del gruppo anche nella sezione "I tuoi elementi" del loro Spazio di lavoro Trello.

Mantenere i dati in primo piano con i Campi personalizzati

Usa campi personalizzati per aggiungere dettagli unici importanti sul modo di lavorare del tuo gruppo. Aggiungi date, testo, numeri, elenchi a discesa e caselle di spunta ed etichettali esattamente nel modo desiderato.

Ecco alcuni esempi di come puoi usare i campi personalizzati:

• Raccogliere informazioni per i bug del software. Un gruppo di sviluppo può creare dei campi per individuare informazioni contestuali importanti per i bug, come il tipo di sistema operativo usato dal cliente che ha inviato la segnalazione, il suo browser, la versione e altri dettagli.
• Creare un processo di assunzione end-to-end. Il gruppo Risorse umane può creare dei campi per ottenere maggiore visibilità su dove si trova un candidato nella pipeline di assunzione, ad esempio se il portfolio del candidato è stato ricevuto, la fase di colloquio attuale del candidato e se sono necessari test delle competenze.

Ora che hai un'idea delle infinite possibilità offerte dall'automazione, è il momento di scoprire di più sulle personalizzazioni e sulle viste di livello superiore di Trello Enterprise.