Geavanceerde Trello-functies: automatiseringen, checklists en meer

Waarom Butler gebruiken?

De veelzijdigheid van Butler maakt het een waardevolle tool voor je borden. En dit is waarom:

• Butler bespaart je tijd en moeite door terugkerende taken te automatiseren.
• Butler blijft consistent en voert dezelfde taken elke keer onder dezelfde omstandigheden uit.
• Butler houdt je board overzichtelijk door periodiek onderhoudstaken uit te voeren.

Regels automatiseren

Regels bestaan uit twee onderdelen: een trigger en een resulterende actie. Je kan beide onderdelen van een regel aanpassen en meer dan één resulterende actie opnemen.

Selecteer Regels in het zijmenu. Hier kun je bestaande regels bekijken, bewerken, kopiëren of verwijderen. Om een nieuwe regel te maken selecteer je Regel aanmaken in de rechterbovenhoek.

Begin met het definiëren van je trigger. Dit is de actie die ertoe leidt dat de opdracht wordt uitgevoerd. Een trigger kan bestaan uit het verplaatsen van een kaart naar een nieuwe lijst, het toevoegen van een label, het als voltooid markeren van een taak, het afvinken van items in een checklist, enzovoort.

Als je de trigger hebt gedefinieerd, selecteer je het groene plusteken aan de rechterkant van de trigger om deze aan de regel toe te voegen.

Definieer vervolgens de resulterende actie, of wat Butler moet doet wanneer de trigger plaatsvindt. Voorbeelden van resulterende acties zijn het verplaatsen van een kaart, het toewijzen of verwijderen van leden en het instellen van een vervaldatum.

Als je de resulterende actie hebt gedefinieerd, selecteer je het groene plusteken op de juiste actie om deze aan de regel toe te voegen. Je kan meer dan één resulterende actie definiëren (bijvoorbeeld: ‘verplaats kaart naar Gereed’ en ‘verwijder mij van de kaart’).

Selecteer Opslaan in de rechterbovenhoek om de nieuwe regel op te slaan.

Dit zijn een paar voorbeelden van handige regels:

• Urgente taken identificeren

  • Trigger: Wanneer een teamlid een kaart als ‘Dringend’ markeert
  • Acties: De kaart verplaatsen naar het begin van de lijst, de kaart versturen naar het Slack-kanaal van het bord met het bericht “Kan iemand dit doen?” en een vervaldatum toevoegen van drie dagen na vandaag.

• Een taak voltooien

  • Trigger: Wanneer een teamlid een checklist voltooit
  • Acties: De vervaldatum als voltooid markeren, de kaart naar de lijst ‘Gereed’ verplaatsen en @-vermelding “Helemaal klaar!” naar teamleider

Knoppen aanmaken op kaarten en borden

Knoppen bieden snelle toegang tot acties op kaart- en bordniveau. Wanneer je een knop selecteert, wordt er een reeks acties uitgevoerd voor een specifieke kaart of voor het hele bord.

Selecteer Kaartknop of Bordknop in het zijmenu. Hier kun je bestaande knoppen bekijken, bewerken, kopiëren of verwijderen. Je kan zelfs knoppen delen met je Workspace, zodat ze niet opnieuw op elk bord hoeven te worden aangemaakt. Om een nieuwe regel aan te maken selecteer je Knop aanmaken in de rechterbovenhoek.

Kies een pictogram voor je knop en geef de knop een naam. Definieer vervolgens de resulterende actie of wat Butler moet doen wanneer je de knop selecteert.

Een resulterende actie kan bestaan uit het toepassen van een sortering, het verplaatsen een kaart, het instellen van een vervaldatum, enzovoort. Zodra je de resulterende actie hebt gedefinieerd, selecteer je het groene plusteken aan de rechterkant van de trigger om de actie aan de knop toe te voegen.

Zodra je je knop hebt gedefinieerd en de resulterende actie(s) hebt geselecteerd, selecteer je Opslaan in de rechterbovenhoek om de nieuwe knop op te slaan.

Dit zijn een paar voorbeelden van handige knoppen:

• Werk naar de volgende stap verplaatsen.

  • Knop: Maak een kaartknop aan met de naam ‘Volgende stap’.
  • Actie: Als deze knop wordt geselecteerd, verplaatst Butler de kaart naar de volgende lijst, voegt het teamlid toe dat verantwoordelijk is voor de volgende stap en voegt een vervaldatum toe.

• Alle kaarten sorteren op de toegewezen vervaldatum.

  • Knop: Maak een bordknop aan met de naam ‘Sorteren op vervaldatum’.
  • Actie: Als deze knop wordt geselecteerd, sorteert Butler kaarten binnen hun lijsten op de gedefinieerde vervaldatum.

Opdrachten voor kalender en einddatum instellen

Tik op Butler om via kalender- en vervaldatumopdrachten terugkerende gebeurtenissen aan te maken en herinneringen te krijgen voor belangrijke vervaldatums.

Kalenderopdrachten

Kalenderopdrachten automatiseren terugkerende taken en acties voor regelmatig bordonderhoud, zoals het maken van terugkerende gebeurtenissen of het archiveren van voltooide kaarten. Je kan deze opdrachten met specifieke intervallen laten uitvoeren, zoals dagelijks, wekelijks, maandelijks en jaarlijks.

Selecteer Kalender in het zijmenu. Hier kun je bestaande kalenderopdrachten bekijken, bewerken, kopiëren of verwijderen. Om een nieuwe opdracht aan te maken selecteer je Opdracht aanmaken in de rechterbovenhoek.

Begin met het definiëren van je trigger. Bij een kalenderopdracht is je trigger een interval, zoals ‘elke dag’ of ‘de eerste dinsdag van elke maand’.

Als je de interval hebt gedefinieerd, selecteer je het groene plusteken helemaal rechts van de trigger om deze toe te voegen aan de opdracht.

Definieer vervolgens de resulterende actie of wat Butler op de opgegeven interval moet doen. Voorbeelden van resulterende acties zijn het aanmaken van een terugkerende kaart, het verplaatsen van een kaart of het archiveren van voltooide kaarten.

Zodra je de resulterende actie hebt gedefinieerd, selecteer je het groene plusteken aan de rechterkant van de trigger om de actie toe te voegen aan de knop.

Selecteer Opslaan in de rechterbovenhoek om de nieuwe kalenderopdracht op te slaan.

Dit zijn een paar voorbeelden van handige kalenderopdrachten:

• Wekelijks onderhoud van bord uitvoeren.

  • Kalenderinterval: Elke vrijdag om 17.00 uur
  • Actie: Alle kaarten in de lijst ‘Gereed’ archiveren, de kaarten in de lijst ‘Volgende sprint’ verplaatsen naar de lijst ‘Te doen’ en alle kaarten in de lijst ‘Bezig’ sorteren op hun vervaldatum.

• Kaarten maken voor terugkerende 1:1 besprekingen of vergaderingen.

  • Kalenderinterval: Elke maandag om 7.00 uur
  • Actie: Een nieuwe kaart maken in de lijst ‘Te doen’ met de titel ‘Wekelijkse vergaderagenda maken’.

Vervaldatumopdrachten

Opdrachten met een vervaldatum gebruiken de vervaldatum van een kaart als trigger. Acties kunnen plaatsvinden op het moment dat de vervaldatum van een kaart dichterbij komt, op het moment dat de datum is bereikt of een bepaalde periode nadat een kaart is vervallen.

Selecteer Vervaldatum in het zijmenu. Hier kun je bestaande vervaldatumopdrachten bekijken, bewerken, kopiëren of verwijderen. Om een nieuwe opdracht aan te maken selecteer jeOpdracht aanmaken in de rechterbovenhoek.

Begin met het definiëren van je trigger. Bij een opdracht met een vervaldatum is de trigger een aan een vervaldatum gerelateerde interval, zoals ‘twee dagen vóór de vervaldatum van een kaart’ of ‘de maandag voorafgaand aan de vervaldatum van een kaart’.

Als je de interval hebt gedefinieerd, selecteer je het groene plusteken helemaal rechts van de trigger om deze toe te voegen aan de opdracht.

Definieer vervolgens de resulterende actie of wat Butler op de opgegeven interval moet doen. Voorbeelden van resulterende acties zijn het aanmaken van een terugkerende kaart, het verplaatsen van een kaart of het archiveren van voltooide kaarten.

Zodra je de resulterende actie hebt gedefinieerd, selecteer je het groene plusteken aan de rechterkant van de trigger om de actie toe te voegen aan de knop.

Selecteer Opslaan in de rechterbovenhoek om de nieuwe vervaldatumopdracht op te slaan.

Dit zijn een paar voorbeelden van handige vervaldatumopdrachten:

• Je team herinneren aan aanstaande vervaldatums.

  • Status vervaldatum: Twee dagen voordat een kaart vervalt
  • Actie: De kaart verplaatsen naar de lijst ‘We zijn er bijna’ en het gele label toevoegen aan de kaart.

• Een achterstallige kaart markeren.

  • Status vervaldatum: Het moment waarop de vervaldatum van een kaart wordt bereikt
  • Actie: De kaart bovenaan de lijst zetten, het rode label toevoegen aan de kaart en de opmerking ‘@card Wat is de status hiervan?’ posten

Butler integreren met e-mail en andere apps

Profiteer ook van Butler buiten je bord door gebruik te maken van bestaande integraties met Slack, Jira en e-mail. Hierdoor kun je heel eenvoudig automatisch gegevens en updates delen met externe belanghebbenden, klanten of collega's.

Slack

Zorg dat iedereen op de hoogte is door belangrijke updates van je Trello-bord naar een specifiek Slack-kanaal te posten.

Je kan bijvoorbeeld een terugkerende kalenderopdracht maken waarmee op de eerste van elke maand een nieuwe kaart wordt aangemaakt in de to-do lijst ‘‘Locatie voor teamlunch zoeken’. Voeg een extra Slack-actie toe om een bericht te posten in het Slack-kanaal van het team waarin je vraagt om suggesties voor restaurants.

Jira

De Jira-integratie van Trello is een perfecte oplossing als jij werk bijhoudt in Trello en een collega dit doet in Jira. Stel dat je net klaar bent met het opstellen van releasenotes voor een aankomende softwarerelease. Je moet de notities bij het ontwikkelteam krijgen om er zeker van te zijn dat ze worden gepubliceerd. Maar ontwikkelaars zitten niet in Trello, die gebruiken Jira.

Je zou een kaartknop kunnen aanmaken met de naam ‘Klaar voor Dev’ waarmee een nieuwe issue wordt aangemaakt in Jira met de naam ‘Releasenotes klaar’. De issue in Jira wordt gekoppeld aan het concept van de releasenotes, zodat het ontwikkelteam gemakkelijk toegang heeft tot het bestand als de release klaar is voor toekomstige publicatie.

E-mail

Via automatische e-mails is het makkelijk om interne en externe belanghebbenden op de hoogte te houden van het werk. Automatiseer e-mails zoals elke andere regel, knop of opdracht.

Butler kan bijvoorbeeld automatisch een e-mail sturen naar klanten als er behoefte is aan feedback. Teams hoeven alleen maar een regel aan te maken waarmee een e-mail wordt verstuurd zodra een teamlid (of Butler) een kaart verplaatst naar de lijst ‘Feedback nodig’.

Verantwoordelijk blijven met geavanceerde checklists

Maak kennis met checklists en wijs vervaldatums en leden toe aan specifieke subtaken. Subtaken verschijnen in je Kalenderweergave, zodat je meer duidelijkheid krijgt over wat er te wachten staat. Bij teamleden verschijnen toegewezen subtaken in het 'Jouw items'-gedeelte van hun Trello Workspace.

Houd essentiële gegevens in beeld met aangepaste velden

Gebruik aangepaste velden om waardevolle details toe te voegen die uniek zijn voor de manier waarop jouw team werkt. Voeg datums, tekst, cijfers, vervolgkeuzelijsten en selectievakjes toe en label ze precies zoals jij wil.

Dit zijn een paar voorbeelden van hoe je aangepaste velden kan gebruiken:

• Informatie verzamelen voor software-bugs. Een team van ontwikkelaars kan velden aanmaken om belangrijke contextuele gegevens voor bugs vast te leggen, zoals het type besturingssysteem dat wordt gebruikt door de klant die het probleem meldt, de bijbehorende browserversie en aanvullende details.
• Een end-to-end recruitmentproces opzetten. Een HR-team kan velden aanmaken om meer inzicht te krijgen in waar een kandidaat zich bevindt in de recruitmentpipeline, bijvoorbeeld of de portfolio van de kandidaat is ontvangen, wat de huidige interviewfase is van de sollicitant en of vaardigheidstests nodig zijn.

Nu je een idee hebt van de eindeloze mogelijkheden van automation, ben je klaar voor aanpassingen en weergaven van Trello Enterprise op een hoger niveau.