Recursos avançados do Trello: automações, checklists e muito mais

Por que usar o Butler?

A versatilidade do Butler faz dele uma ferramenta valiosa para seus quadros. Entenda o motivo:

• O Butler poupa tempo e esforço ao automatizar tarefas repetitivas.
• O Butler permanece consistente, executando as mesmas tarefas nas mesmas circunstâncias todas as vezes.
• O Butler mantém o quadro organizado executando tarefas de manutenção com periodicidade.

Crie uma automação de regras

As regras contêm duas partes: um acionador e uma ação resultante. É possível personalizar as duas partes de uma regra e incluir mais de uma ação resultante.

Selecione Regras no menu lateral. Aqui é possível visualizar, editar, copiar ou excluir as regras existentes. Para criar uma nova regra, selecione Criar regra no canto superior direito.

Comece definindo o acionador. Esta é a ação de incitação que solicita que o comando seja executado. Um acionador pode mover um cartão para uma nova lista, adicionar uma categoria, marcar uma tarefa como concluída, verificar itens em uma checklist etc.

Depois de definir o acionador, selecione o sinal verde de adição à extrema direita do acionador para adicioná-lo à regra.

Em seguida, defina a ação resultante ou o que você quer que o Butler faça quando o acionador for selecionado. As ações resultantes podem ser mover um cartão, atribuir ou remover membros, definir uma data de entrega etc.

Depois de definir a ação resultante, selecione o sinal verde de adição na ação certa para adicioná-la à regra. É possível definir mais de uma ação resultante (por exemplo: “mover cartão para Concluído” e “remover-me do cartão”).

Selecione Salvar no canto superior direito para salvar sua nova regra.

Veja aqui alguns exemplos de regras úteis:

• Revelar tarefas urgentes.

  • Acionador: quando um membro do time coloca a categoria “Urgente” em um cartão.
  • Ações: mover o cartão para o topo da lista, enviar o cartão para o canal do Slack do quadro com a mensagem “Alguém pode cuidar disso?” e adicionar uma data de entrega para três dias a partir de agora.

• Concluindo uma tarefa.

  • Acionador: quando um membro do time conclui uma checklist;
  • Ações: marcar a data de entrega como concluída, mover o cartão para a lista “Concluído” e mencionar com @ o líder do time para informar que está “Tudo pronto!”.

Criar botões de cartão e quadro

Os botões oferecem ações de acesso rápido no nível do cartão e do quadro. Quando você seleciona um botão, uma série de ações são executadas para um cartão específico ou para o quadro inteiro.

Selecione Botão do cartão ou Botão do quadro no menu lateral. Aqui é possível visualizar, editar, copiar ou excluir os botões existentes. Você também pode compartilhar botões com sua área de trabalho para que não seja necessário recriá-los em cada quadro. Para criar uma nova regra, selecione Criar botão no canto superior direito.

Escolha um ícone para o botão e dê um nome a ele. Em seguida, defina a ação resultante ou o que quer que o Butler faça quando você selecionar o botão.

As ações resultantes podem aplicar uma ordenação, mover um cartão, definir uma data de entrega etc. Depois de definir a ação resultante, selecione o sinal verde de adição à extrema direita do acionador para adicioná-la ao botão.

Depois de definir o botão e selecionar a(s) ação(ões) resultante(s), selecione Salvar no canto superior direito para salvar o novo botão.

Veja aqui alguns exemplos de botões úteis:

• Mover o trabalho para a próxima etapa.

  • Botão: crie um botão de cartão chamado “Próxima etapa”.
  • Ação: quando selecionado, o Butler move o cartão para a próxima lista, adiciona o membro do time responsável pela próxima etapa e adiciona uma data de entrega.

• Ordene todos os cartões pela data de entrega atribuída.

  • Botão: crie um botão de quadro chamado “Ordenação por data de entrega”.
  • Ação: quando selecionado, o Butler ordena os cartões dentro das listas pela data de entrega definida.

Configure comandos de calendário e datas de entrega

Toque em Butler para ajudar a criar eventos recorrentes e receber um lembrete de datas de entrega importantes usando os comandos de calendário e de data de entrega.

Comandos de calendário

Os comandos de calendário automatizam tarefas recorrentes e ações regulares de manutenção do quadro, como criar eventos recorrentes ou arquivar cartões completos. Você pode definir que esses comandos sejam executados em intervalos específicos, como por dia, semana, mês e ano.

Selecione Calendário no menu lateral. Aqui é possível visualizar, editar, copiar ou excluir os comandos de calendário já existentes. Para criar um novo comando, selecione Criar comando no canto superior direito.

Comece definindo o acionador. Para um comando de calendário, o acionador é um intervalo, como “todos os dias” ou “a primeira terça-feira de cada mês”.

Depois de definir o intervalo, selecione o sinal verde de adição à extrema direita do acionador para adicioná-lo ao comando.

Em seguida, defina a ação resultante ou o que você quer que o Butler faça no intervalo especificado. As ações resultantes podem ser criar um cartão recorrente, mover um cartão ou arquivar cartões concluídos.

Depois de definir a ação resultante, selecione o sinal verde de mais à extrema direita do acionador para adicioná-la ao comando.

Selecione Salvar no canto superior direito para salvar o novo comando de calendário.

Veja aqui alguns exemplos de comandos úteis de calendário:

• Execute a manutenção semanal do quadro.

  • Intervalo do calendário: todas as sextas-feiras, às 17h;
  • Ação: arquive todos os cartões na lista “Concluído”, mova os cartões da lista “Próximo sprint” para a lista “A fazer” e ordene todos os cartões na lista “Fazendo” pela data de entrega.

• Crie cartões para reuniões individuais e recorrentes.

  • Intervalo do calendário: todas as segundas-feiras, às 7h;
  • Ação: crie um novo cartão na lista “A fazer” intitulado “Criar agenda de reuniões semanais".

Comandos de data de entrega

Os comandos de data de entrega usam a data de entrega de um cartão como acionador. Programe as ações para que ocorram à medida que a data de entrega de um cartão se aproxima, no momento em que ele for entregue ou em um período de tempo definido depois que um cartão for entregue.

Selecione Data de entrega no menu lateral. Aqui é possível visualizar, editar, copiar ou excluir os comandos de data de entrega já existentes. Para criar um novo comando, selecione Criar comando no canto superior direito.

Comece definindo o acionador. Para um comando de data de entrega, o acionador é um intervalo relacionado a uma data de entrega, como “dois dias antes de o cartão ser entregue” ou “na segunda-feira antes de o cartão ser entregue”.

Depois de definir o intervalo, selecione o sinal verde de adição à extrema direita do acionador para adicioná-lo ao comando.

Em seguida, defina a ação resultante ou o que você quer que o Butler faça no intervalo especificado. As ações resultantes podem ser criar um cartão recorrente, mover um cartão ou arquivar cartões concluídos.

Depois de definir a ação resultante, selecione o sinal verde de mais à extrema direita do acionador para adicioná-la ao comando.

Selecione Salvar no canto superior direito para salvar o novo comando de data de entrega.

Veja aqui alguns exemplos de comandos úteis de data de entrega:

• Lembre o time das próximas datas de entrega.

  • Status da data de entrega: dois dias antes de um cartão ser entregue,
  • Ação: mova o cartão para a lista “Extensão inicial” e adicione a categoria amarela ao cartão.

• Sinalize um cartão atrasado.

  • Status da data de entrega: o momento em que um cartão for entregue,
  • Ação: mova o cartão para a parte superior da lista, adicione a categoria vermelha e publique um comentário “@card Qual é o status?”.

Integre o Butler com o e-mail e outros aplicativos

Leve o Butler além do seu quadro explorando as integrações existentes com o Slack, Jira e e-mail. Isso facilita muito o compartilhamento automático de informações e as atualizações com interessados externos, clientes ou colegas de trabalho.

Slack

Mantenha todos informados com publicações em um canal específico do Slack com atualizações importantes do quadro do Trello.

Por exemplo, você pode criar um comando de calendário recorrente que, no dia 1º do mês, cria um novo cartão na lista “A fazer” intitulado “Escolher o local do almoço do time”. Adicione uma outra ação do Slack que publica uma mensagem no canal do Slack do time pedindo recomendações de restaurantes.

Jira

A integração do Trello com o Jira é a solução perfeita quando você acompanha o trabalho no Trello e um colega de trabalho acompanha o trabalho no Jira. Por exemplo, faz de conta que você acabou de fazer o rascunho das notas de versão de uma próxima versão de software. Você precisa levar as notas para o time de desenvolvimento para garantir que sejam publicadas, mas os desenvolvedores não estão no Trello; eles usam o Jira.

Você pode criar um botão de cartão chamado “Pronto para desenvolvimento” que cria um novo item do Jira intitulado “Notas de versão prontas”. O item do Jira é vinculado ao rascunho das notas de versão, permitindo que o time de desenvolvimento acesse o arquivo para publicação futura com facilidade.

E-mail

Os e-mails automáticos facilitam a manutenção de interessados internos e externos no loop sobre o trabalho. Automatize os e-mails como você faria com qualquer outra regra, botão ou comando.

Por exemplo, o Butler pode enviar e-mails automaticamente aos clientes quando for necessário obter um feedback. Os times só precisam criar uma regra que envie um e-mail sempre que um membro do time (ou Butler) mover um cartão para a lista “Precisa de feedback”.

Assuma a responsabilidade com checklists avançadas

Seja granular usando checklists e delegue datas de entrega e membros a subtarefas específicas. As subtarefas aparecem na visualização Calendário para que você tenha mais clareza sobre o que está por vir. As subtarefas delegadas também aparecem para os membros do time na seção "Seus itens" da área de trabalho do Trello.

Mantenha os dados essenciais em destaque com Campos personalizados

Use campos personalizados para adicionar informações valiosas exclusivas de como o time trabalha. Adicione datas, texto, números, listas suspensas e caixas de seleção e categorize tudo como você quiser.

Veja aqui alguns exemplos de como você pode usar campos personalizados:

• Reúna informações sobre erros de software. Um time de desenvolvimento pode criar campos para ajudar a capturar informações contextuais importantes sobre erros, como o tipo de sistema operacional usado pelo cliente, o navegador e a versão do navegador, além de informações adicionais.
• Crie um processo de contratação de ponta a ponta. Um time de RH pode criar campos para obter mais visibilidade de onde um candidato está no pipeline de contratação, tais como se o portfólio do candidato foi recebido, o estágio atual da entrevista do candidato e se é necessário algum teste de habilidades.

Agora que você tem uma ideia das infinitas possibilidades da automação, está pronto para as visualizações e personalizações mais avançadas do Trello Enterprise.