Расширенные возможности Trello — автоматизация, списки задач и многое другое

Преимущества использования Butler

Благодаря универсальности Butler является ценным инструментом для ваших досок. И вот почему.

• Butler позволяет вам автоматизировать выполнение повторяющихся заданий и экономить время и силы.
• Butler сохраняет единообразие, каждый раз выполняя те же задания в конкретных обстоятельствах.
• Butler поддерживает порядок на доске, периодически выполняя задачи по обслуживанию.

Создайте автоматизацию правила

Правила состоят из двух частей: триггера и результирующего действия. Вы можете настраивать обе части правила и добавлять несколько результирующих действий.

Нажмите кнопку Rules (Правила) в боковом меню. Здесь можно просматривать, редактировать, копировать или удалять существующие правила. Чтобы создать новое правило, выберите вариант Create Rule (Создать правило) справа вверху.

Начните с определения триггера. Это побуждающее действие, которое запускает выполнение команды. Триггер может перемещать карточку в новую колонку, добавлять метку, устанавливать отметку о выполнении задания, отмечать элементы в списке задач и т. д.

После определения триггера нажмите зеленый значок плюса в правой части триггера, чтобы добавить его к правилу.

Затем определите результирующее действие или то, что должна сделать система Butler при возникновении триггера. Результирующим действием может быть перемещение карточки, назначение или удаление участников, установка даты выполнения и т. д.

После определения результирующего действия нажмите зеленый значок плюса в правой части действия, чтобы добавить его к правилу. Можно определить несколько результирующих действий (например, «Переместить карточку в колонку "Готово"» и «Удалить меня из карточки»).

Нажмите кнопку Save (Сохранить) в правом верхнем углу, чтобы сохранить новое правило.

Вот пара примеров полезных правил.

• Отображение срочных заданий.

  • Триггер. Когда участник команды присваивает карточке метку «Срочно».
  • Действия. Переместить карточку наверх колонки, отправить карточку в канал Slack доски с сообщением «Кто-нибудь может взять это задание?» и добавить дату выполнения со сроком в три дня от текущего момента.

• Выполнение задания.

  • Триггер. Когда участник команды завершает список задач.
  • Действия. Добавить для даты выполнения отметку о завершении, переместить карточку в колонку «Готово» и создать @упоминание менеджера с текстом «Все готово!».

Создание кнопок для карточек и досок

Кнопки обеспечивают быстрый доступ к действиям с доской или карточкой. При нажатии кнопки выполняется ряд действий для конкретной карточки или для всей доски.

Нажмите кнопку Card Button (Кнопка для карточки) или Board Button (Кнопка для доски) в боковом меню. Здесь можно просматривать, редактировать, копировать или удалять существующие кнопки. Вы также можете поделиться кнопками в рабочем пространстве, чтобы не создавать их заново на каждой доске. Чтобы создать новое правило, выберите пункт Create Button (Создать кнопку) справа вверху.

Выберите значок для кнопки и дайте ей название. Затем определите результирующее действие или то, что должна сделать система Butler при нажатии кнопки.

Результирующим действием может быть применение сортировки, перемещение карточки, установка даты выполнения и т. д. После определения результирующего действия нажмите зеленый значок плюса в правой части триггера, чтобы добавить его к кнопке.

После определения кнопки и выбора результирующих действий нажмите Save (Сохранить) в правом верхнем углу, чтобы сохранить новую кнопку.

Вот пара примеров полезных кнопок.

• Перемещение работы на следующий шаг.

  • Кнопка. Создайте кнопку для карточки под названием «Следующий шаг».
  • Действия. При нажатии кнопки Butler переместит карточку в следующую колонку, а также добавит участника команды, ответственного за следующий шаг, и дату выполнения.

• Сортировка всех карточек по назначенной дате выполнения.

  • Кнопка. Создайте кнопку для доски под названием «Сортировка по дате выполнения».
  • Действие. При нажатии кнопки Butler отсортирует карточки внутри колонок по установленной дате выполнения.

Настройте команды для календаря и дат выполнения

Нажмите Butler, чтобы создать повторяющиеся события и напоминания о важных датах выполнения с помощью команд для календаря и команд по дате выполнения.

Команды для календаря

Команды для календаря позволяют автоматизировать рутинные задания и стандартные действия по обслуживанию досок, такие как создание повторяющихся событий или архивирование выполненных карточек. Вы можете задать конкретное время запуска для этих команд на ежедневной, еженедельной, ежемесячной или ежегодной основе.

Нажмите кнопку Calendar (Календарь) в боковом меню. Здесь можно просматривать, редактировать, копировать или удалять существующие команды для календаря. Чтобы создать команду, выберите Create Command (Создать команду) справа вверху.

Начните с определения триггера. В случае с командой для календаря триггером является интервал, например «каждый день» или «в первый вторник каждого месяца».

После определения интервала нажмите зеленый значок плюса в правой части триггера, чтобы добавить его к команде.

Затем определите результирующее действие или то, что должна сделать система Butler в указанный интервал. Результирующим действием может быть создание повторяющейся карточки, перемещение карточки или архивирование завершенных карточек.

После определения результирующего действия нажмите зеленый значок плюса в правой части триггера, чтобы добавить его к команде.

Нажмите кнопку Save (Сохранить) в правом верхнем углу, чтобы сохранить новую команду для календаря.

Вот пара примеров полезных команд для календаря.

• Выполняйте еженедельное обслуживание доски.

  • Интервал календаря. Каждую пятницу в 17:00.
  • Действия. Архивировать все карточки в колонке «Готово», переместить карточки из колонки «Следующий спринт» в колонку «Нужно сделать» и отсортировать все карточки в колонке «В работе» по дате выполнения.

• Создавайте карточки для повторяющихся индивидуальных или групповых собраний.

  • Интервал календаря. Каждый понедельник в 7:00.
  • Действие. Создать в колонке «Нужно сделать» новую карточку под названием «Создать еженедельную повестку собрания».

Команды на основе дат выполнения

В качестве триггеров для команд по дате выполнения выступают даты выполнения карточек. Запрограммируйте действия, которые будут выполняться по приближении даты выполнения карточки, по наступлении этой даты или по прошествии периода времени после того, как дата выполнения наступит.

Нажмите кнопку Due Date (Дата выполнения) в боковом меню. Здесь можно просматривать, редактировать, копировать или удалять существующие команды по дате выполнения. Чтобы создать новую команду, выберите пункт Create Command (Создать команду) в правом верхнем углу.

Начните с определения триггера. Для команды по дате выполнения триггером является интервал, связанный с датой выполнения, например «за два дня до истечения срока карточки» или «в понедельник перед истечением срока карточки».

После определения интервала нажмите зеленый значок плюса в правой части триггера, чтобы добавить его к команде.

Затем определите результирующее действие или то, что должна сделать система Butler в указанный интервал. Результирующим действием может быть создание повторяющейся карточки, перемещение карточки или архивирование завершенных карточек.

После определения результирующего действия нажмите зеленый значок плюса в правой части триггера, чтобы добавить его к команде.

Нажмите кнопку Save (Сохранить) в правом верхнем углу, чтобы сохранить новую команду по дате выполнения.

Вот пара примеров полезных команд по дате выполнения.

• Напоминание команде о приближении дат выполнения.

  • Статус даты выполнения. Два дня до истечения срока карточки.
  • Действие. Переместить карточку в колонку «Заключительный этап» и добавить на карточку желтую метку.

• Пометка просроченной карточки.

  • Статус даты выполнения. По наступлении даты выполнения карточки.
  • Действия. Переместить карточку наверх колонки, добавить на нее красную метку и опубликовать комментарий «@card Каков статус этой карточки?»

Интегрируйте Butler с электронной почтой и другими приложениями

Используйте Butler за пределами доски, применяя существующие интеграции со Slack, Jira и электронной почтой. Вы сразу заметите, насколько удобно автоматически делиться информацией и новостями с внешними заинтересованными сторонами, клиентами и коллегами.

Slack

Держите всех в курсе событий и публикуйте в определенном канале Slack важные обновления из доски Trello.

Например, можно задать повторяющуюся команду для календаря, которая 1-го числа каждого месяца будет создавать в колонке «Нужно сделать» новую карточку под названием «Выбрать место для обеда команды». Добавьте дополнительное действие Slack, которое будет публиковать в канале команды сообщение с просьбой порекомендовать кафе.

Jira

Интеграция Trello и Jira — это идеальное решение для случаев, когда вы отслеживаете работу в Trello, а ваш коллега просматривает задачи в Jira. Представим ситуацию: вы только что закончили составление примечаний к предстоящему релизу программного обеспечения. Вам необходимо передать примечания команде разработки, чтобы они были опубликованы. Но разработчики не пользуются Trello — они работают в Jira.

Вы можете создать кнопку для карточки под названием «Готово для разработчиков», которая создаст новую задачу Jira под названием «Примечания к релизу готовы». Задача Jira будет ссылаться на проект примечаний к релизу, что позволит команде разработчиков легко получить доступ к файлу для его публикации.

Электронная почта

Автоматические электронные сообщения легко позволяют держать внутренние и внешние заинтересованные стороны в курсе дел. Автоматизируйте электронные сообщения так же, как и любые правила, кнопки или команды.

Например, Butler может отправлять клиентам автоматические электронные сообщения, когда требуется получить от них обратную связь. Командам просто нужно создать правило, которое будет отправлять электронное сообщение каждый раз, когда участник команды (или Butler) перемещает карточку в колонку «Требуется обратная связь».

Держите все под контролем с усовершенствованными списками задач

Получайте подробную информацию с помощью списка задач, назначая даты выполнения и участников для конкретных подзадач. Подзадачи отображаются в представлении «Календарь», чтобы вы могли наглядно изучить предстоящую работу. Назначенные подзадачи также отображаются для участников команды в разделе Your Items (Ваши элементы) рабочего пространства Trello.

Выводите важные данные на первый план с помощью улучшения «Настройка карточек»

Используйте настройку карточек, чтобы добавлять ценные сведения, уникальные для рабочего процесса команды. Добавляйте даты, текст, цифры, раскрывающиеся списки, флажки и помечайте их удобным способом.

Вот пара примеров настройки карточек.

• Собирайте информацию об ошибках программного обеспечения. Команда разработчиков может создавать поля для сбора важной контекстной информации об ошибках, таких как тип операционной системы пользователя, отправившего отчет, браузер пользователя и его версия, а также дополнительные сведения.
• Создавайте наглядный процесс найма персонала. Команда HR может создавать поля для более четкого представления о том, на какой стадии процесса найма находится кандидат. Например, можно отслеживать получение портфолио, текущий этап собеседования и необходимость проверки навыков.

Теперь, когда вы познакомились с бесконечными возможностями автоматизации, перейдем к изучению настроек и представлений нового уровня в Trello Enterprise.