คุณสมบัติ Trello ขั้นสูง - Automation รายการตรวจสอบ และอื่น ๆ

ทำไมต้องใช้บริการ Butler

ความเก่งกาจรอบด้านทำให้ Butler เป็นเครื่องมือที่ทรงคุณค่าสำหรับบอร์ดของคุณ เหตุผลคือ:

• Butler ช่วยประหยัดเวลาและความพยายามให้คุณโดยสร้างระบบอัตโนมัติให้กับงานที่ต้องทำซ้ำ ๆ
• Butler มีความเสมอต้นเสมอปลายที่จะปฏิบัติงานแบบเดียวกันภายใต้สถานการณ์เดียวกันในทุก ๆ ครั้ง
• Butler ช่วยดูแลบอร์ดของคุณให้เป็นระเบียบเรียบร้อยโดยทำงานบำรุงรักษาเป็นระยะ ๆ

สร้างระบบอัตโนมัติเป็นกฎ

กฎประกอบด้วยสองส่วนคือการกระตุ้นและการดำเนินการที่เป็นผลลัพธ์ คุณสามารถปรับแต่งกฎได้ทั้งสองส่วนและรวมการดำเนินการที่เป็นผลลัพธ์มากกว่าหนึ่งรายการได้

เลือก กฎ จากเมนูด้านข้าง คุณสามารถดู แก้ไข คัดลอก หรือลบกฎที่มีอยู่ได้ที่นี่ หากต้องการสร้างกฎใหม่ ให้เลือก สร้างกฎ ที่มุมบนขวา

เริ่มต้นด้วยการกำหนดการกระตุ้นของคุณ นี่คือการดำเนินการที่จะส่งสัญญาณให้คำสั่งทำงาน การกระตุ้นอาจเป็นย้ายการ์ดไปยังรายการใหม่ การเพิ่มป้าย การทำเครื่องหมายงานเสร็จสมบูรณ์ การการายการในรายการตรวจสอบออกไป ฯลฯ

เมื่อคุณกำหนดการกระตุ้นของคุณแล้ว ให้เลือกเครื่องหมายบวกสีเขียวด้านขวาสุดของการกระตุ้นเพื่อเพิ่มลงในกฎ

จากนั้นกำหนดการดำเนินการที่เป็นผลลัพธ์หรือสิ่งที่คุณต้องการให้ Butler ทำเมื่อการกระตุ้นเกิดขึ้น การดำเนินการที่เป็นผลลัพธ์สามารถเป็นการย้ายการ์ด การมอบหมายหรือลบสมาชิก การกำหนดวันครบกำหนด ฯลฯ

เมื่อคุณกำหนดการดำเนินการที่เป็นผลลัพธ์แล้ว ให้เลือกเครื่องหมายบวกสีเขียวบนการดำเนินการที่ถูกต้องเพื่อเพิ่มลงในกฎ คุณสามารถกำหนดการดำเนินการที่เป็นผลลัพธ์ได้มากกว่าหนึ่งอย่าง (เช่น: “ย้ายการ์ดไปเสร็จสิ้น” และ “เอาฉันออกจากการ์ด”)

เลือก บันทึก ที่มุมบนขวาเพื่อบันทึกกฎใหม่

นี่เป็นตัวอย่างบางส่วนของกฎที่มีประโยชน์:

• ดึงงานเร่งด่วนขึ้นมาด้านบน

  • การกระตุ้น: เมื่อสมาชิกทีมกำหนดป้าย “เร่งด่วน” ให้กับการ์ด
  • การดำเนินการ: ย้ายการ์ดไปด้านบนของรายการ ส่งการ์ดไปยังบอร์ดช่องทาง Slack พร้อมข้อความว่า “มีใครสามารถรับผิดชอบการ์ดนี้ไปได้หรือไม่” จากนั้นเพิ่มวันครบกำหนดในอีกสามวันนับจากนี้

• ทำงานให้เสร็จสมบูรณ์

  • การกระตุ้น: เมื่อสมาชิกทีมทำรายการตรวจสอบเสร็จสิ้น
  • การดำเนินการ: ทำเครื่องหมายวันครบกำหนดว่าเสร็จสมบูรณ์ ย้ายการ์ดไปที่รายการ “เสร็จสิ้น”และ @ กล่าวถึงผู้นำทีม “เสร็จเรียบร้อยหมดแล้ว!”

สร้างปุ่มการ์ดและบอร์ด

ปุ่มเป็นช่องทางเข้าถึงการดำเนินด่วนในระดับการ์ดและบอร์ด เมื่อคุณเลือกปุ่ม ชุดของการดำเนินการจะทำงานสำหรับทั้งการ์ดใดเป็นการเฉพาะหรือสำหรับทั้งบอร์ดก็ได้

เลือก ปุ่มการ์ด หรือ ปุ่มบอร์ด จากเมนูด้านข้าง คุณสามารถดู แก้ไข คัดลอก หรือลบปุ่มที่มีอยู่ได้ที่นี่ คุณยังสามารถแบ่งปันปุ่มกับพื้นที่ทำงานของคุณ เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องสร้างปุ่มใหม่บนบอร์ดแต่ละบอร์ดได้อีกด้วย หากต้องการสร้างปุ่มใหม่ ให้เลือก สร้างกฎ ที่มุมบนขวา

เลือกไอคอนสำหรับปุ่มของคุณและตั้งชื่อปุ่ม จากนั้นกำหนดการดำเนินการที่เป็นผลลัพธ์หรือสิ่งที่คุณต้องการให้ Butler ทำเมื่อคุณเลือกปุ่ม

การดำเนินการที่เป็นผลลัพธ์สามารถใช้ได้ทั้งการจัดเรียง ย้ายการ์ด กำหนดวันครบกำหนด ฯลฯ เมื่อคุณกำหนดการดำเนินการที่เป็นผลลัพธ์แล้ว ให้เลือกเครื่องหมายบวกสีเขียวด้านขวาสุดของการกระตุ้นเพื่อเพิ่มลงในปุ่ม

เมื่อคุณได้กำหนดปุ่มของคุณและเลือกการดำเนินการที่เป็นผลลัพธ์ของคุณแล้ว ให้เลือก บันทึก ที่มุมขวาบนเพื่อบันทึกปุ่มใหม่ของคุณ

นี่เป็นตัวอย่างบางส่วนของปุ่มที่มีประโยชน์:

• ย้ายงานไปยังขั้นตอนถัดไป

  • ปุ่ม: สร้างปุ่มการ์ดชื่อ “ขั้นตอนถัดไป”
  • การดำเนินการ: เมื่อกดเลือก Butler จะย้ายการ์ดไปยังรายการถัดไป เพิ่มสมาชิกในทีมที่รับผิดชอบในขั้นตอนถัดไป และเพิ่มวันครบกำหนด

• เรียงลำดับการ์ดทั้งหมดตามวันครบกำหนดที่มอบหมาย

  • ปุ่ม: สร้างปุ่มบอร์ดชื่อ “จัดเรียงวันครบกำหนด”
  • การดำเนินการ: เมื่อกดเลือก Butler จะจัดเรียงการ์ดที่อยู่ในรายการตามวันครบกำหนดที่มอบหมายไว้

สร้างคำสั่งปฏิทินและวันครบกำหนด

แตะ Butler เพื่อช่วยสร้างเหตุการณ์ที่เกิดประจำและเตือนคุณเรื่องวันครบกำหนดที่สำคัญโดยใช้คำสั่งปฏิทินและวันครบกำหนด

คำสั่งปฏิทิน

คำสั่งปฏิทินจะสร้างระบบอัตโนมัติให้งานที่เกิดซ้ำและการดำเนินการบำรุงรักษาบอร์ดตามปกติ เช่นการสร้างอีเวนท์ที่เกิดซ้ำหรือการจัดเก็บการ์ดที่เสร็จสมบูรณ์แล้วเข้าแฟ้มถาวร คุณสามารถตั้งคำสั่งเหล่านี้ให้ทำงานตามเวลาที่กำหนดโดยเฉพาะเช่นรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน และรายปีได้

เลือก ปฏิทิน จากเมนูด้านข้าง คุณสามารถดู แก้ไข คัดลอก หรือลบคำสั่งปฏิทินที่มีอยู่ได้ที่นี่ หากต้องการสร้างคำสั่งใหม่ ให้เลือก สร้างคำสั่ง ที่มุมบนขวา

เริ่มต้นด้วยการกำหนดการกระตุ้นของคุณ สำหรับคำสั่งปฏิทิน การกระตุ้นของคุณคือรอบเวลาเช่น “ทุกวัน” หรือ “อังคารแรกของทุกเดือน”

เมื่อคุณกำหนดรอบเวลาแล้ว ให้เลือกเครื่องหมายบวกสีเขียวด้านขวาสุดของการกระตุ้นเพื่อเพิ่มลงในคำสั่ง

จากนั้นกำหนดการดำเนินการที่เป็นผลลัพธ์หรือสิ่งที่คุณต้องการให้ Butler ทำตามรอบเวลาที่กำหนด การดำเนินการที่เป็นผลลัพธ์สามารถเป็นการสร้างการ์ดที่เกิดซ้ำ การย้ายการ์ด หรือเก็บการ์ดที่เสร็จสมบูรณ์แล้วเข้าแฟ้มถาวร

เมื่อคุณกำหนดการดำเนินการที่เป็นผลลัพธ์แล้ว ให้เลือกเครื่องหมายบวกสีเขียวด้านขวาสุดของการกระตุ้นเพื่อเพิ่มลงในคำสั่ง

เลือก บันทึก ที่มุมบนขวาเพื่อบันทึกคำสั่งปฏิทินใหม่

นี่เป็นตัวอย่างบางส่วนของคำสั่งปฏิทินที่มีประโยชน์:

• ดำเนินการบำรุงรักษาบอร์ดรายสัปดาห์

  • ช่วงปฏิทิน: ทุกวันศุกร์ เวลา 5 โมงเย็น
  • การดำเนินการ: เก็บการ์ดทั้งหมดในรายการ “เสร็จสิ้น” เข้าแฟ้มถาวร ย้ายการ์ดจากรายการ “ความเร็วการทำงานถัดไป” ไปที่รายการ “สิ่งที่ต้องทำ” และจัดเรียงการ์ดทั้งหมดในรายการ “กำลังทำ” ตามวันครบกำหนด

• สร้างการ์ดสำหรับการการประชุม 1:1 หรือการประชุมทั่วไปที่เกิดซ้ำ

  • ช่วงปฏิทิน: ทุกวันจันทร์ เวลา 7 โมงเช้า
  • การดำเนินการ: สร้างการ์ดใหม่ในรายการ “สิ่งที่ต้องทำ" ชื่อ “สร้างวาระการประชุมรายสัปดาห์"

คำสั่งวันครบกำหนด

คำสั่งวันครบกำหนดจะใช้วันครบกำหนดของการ์ดเป็นการกระตุ้น ตั้งโปรแกรมให้ดำเนินการต่อเนื่องเมื่อวันครบกำหนดของการ์ดใกล้เข้ามา เมื่อถึงเวลาครบกำหนด หรือในช่วงเวลาที่กำหนดหลังจากการ์ดครบกำหนด

เลือก วันครบกำหนด จากเมนูด้านข้าง คุณสามารถดู แก้ไข คัดลอก หรือลบคำสั่งวันครบกำหนดที่มีอยู่ได้ที่นี่ หากต้องการสร้างคำสั่งใหม่ ให้เลือก สร้างคำสั่ง ที่มุมบนขวา

เริ่มต้นด้วยการกำหนดการกระตุ้นของคุณ สำหรับคำสั่งวันครบกำหนด การกระตุ้นของคุณคือรอบเวลาที่สัมพันธ์กับวันครบกำหนด เช่น “สองวันก่อนที่การ์ดจะถึงกำหนด” หรือ “วันจันทร์ก่อนที่การ์ดจะถึงกำหนด”

เมื่อคุณกำหนดรอบเวลาแล้ว ให้เลือกเครื่องหมายบวกสีเขียวด้านขวาสุดของการกระตุ้นเพื่อเพิ่มลงในคำสั่ง

จากนั้นกำหนดการดำเนินการที่เป็นผลลัพธ์หรือสิ่งที่คุณต้องการให้ Butler ทำตามรอบเวลาที่กำหนด การดำเนินการที่เป็นผลลัพธ์สามารถเป็นการสร้างการ์ดที่เกิดซ้ำ การย้ายการ์ด หรือเก็บการ์ดที่เสร็จสมบูรณ์แล้วเข้าแฟ้มถาวร

เมื่อคุณกำหนดการดำเนินการที่เป็นผลลัพธ์แล้ว ให้เลือกเครื่องหมายบวกสีเขียวด้านขวาสุดของการกระตุ้นเพื่อเพิ่มลงในคำสั่ง

เลือก บันทึก ที่มุมบนขวาเพื่อบันทึกคำสั่งวันครบกำหนดใหม่

นี่เป็นตัวอย่างบางส่วนของคำสั่งวันครบกำหนดที่มีประโยชน์:

• เตือนทีมของคุณเรื่องวันครบกำหนดที่จะมาถึง

  • สถานะวันครบกำหนด: สองวันก่อนการ์ดถึงกำหนด
  • การดำเนินการ: ย้ายการ์ดไปที่รายการ “งานใกล้เสร็จ” และเพิ่มป้ายสีเหลืองลงในการ์ด

• ติดธงป้ายการ์ดที่เกินกำหนดเวลา

  • สถานะวันครบกำหนด: ทันทีที่การ์ดถึงกำหนด
  • การดำเนินการ: ย้ายการ์ดไปที่ด้านบนสุดของรายการ เพิ่มป้ายสีแดงลงในการ์ดและโพสต์ความคิดเห็น “@card สถานะตอนนี้เป็นยังไงบ้าง”

ใช้งาน Butler ร่วมกับอีเมลและแอปอื่น ๆ

นำ Butler ไปใช้งานให้ไกลกว่าบอร์ดของคุณโดยแตะที่การบูรณาการที่มีอยู่กับ Slack Jira หรืออีเมล ทำให้การแบ่งปันข้อมูลและอัปเดตกับผู้มีส่วนได้เสียภายนอก ลูกค้า หรือเพื่อนร่วมงานเป็นไปได้ง่ายมาก ๆ

Slack

ช่วยให้ทุกคนอยู่ในวงสนทนาด้วยการโพสต์การอัปเดตสำคัญจากบอร์ด Trello ไปยังช่องทาง Slack แบบเจาะจง

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างคำสั่งปฏิทินแบบประจำให้ทุกวันที่ 1 ของเดือนจะสร้างการ์ดใหม่ในรายการ “สิ่งที่ต้องทำ” ชื่อ “เลือกสถานที่กินเลี้ยงมื้อกลางวันของทีม” เพิ่มการดำเนินการ Slack เพิ่มเติมที่โพสต์ข้อความในช่องทาง Slack ของทีมเพื่อขอคำแนะนำร้านอาหาร

Jira

การบูรณาการ Jira ของTrello เป็นโซลูชันที่สมบูรณ์แบบเมื่อคุณติดตามการทำงานใน Trello และเพื่อนร่วมงานติดตามการทำงานของพวกเขาใน Jira ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณเพิ่งเสร็จสิ้นการร่างบันทึกการปล่อยตัวรุ่นสำหรับการการปล่อยตัวรุ่นซอฟต์แวร์ที่จะเกิดขึ้น คุณจำเป็นต้องส่งบันทึกไปยังทีมพัฒนาเพื่อให้แน่ใจว่าบันทึกจะได้รับการเผยแพร่ แต่ทีมพัฒนาไม่ได้อยู่ใน Trello—พวกเขาใช้ Jira

คุณสามารถสร้าง ปุ่มการ์ด ชื่อ “พร้อมสำหรับทีมพัฒนา” ที่สร้าง ปัญหา Jira ใหม่ หัวข้อ “บันทึกปล่อยตัวรุ่นพร้อมแล้ว” ปัญหาใน Jira จะเชื่อมโยงไปยังร่างบันทึกปล่อยตัวรุ่น ทำให้ทีมพัฒนาสามารถเข้าถึงไฟล์เพื่อเผยแพร่ในอนาคตได้อย่างง่ายดาย

อีเมล

อีเมลอัตโนมัติทำให้การแจ้งความคืบหน้าในการทำงานแก่ผู้มีส่วนได้เสียทั้งภายในและภายนอกสามารถทำได้ง่าย ทำอีเมลให้ทำงานอัตโนมัติเหมือนที่คุณทำกับกฎ ปุ่ม หรือคำสั่งอื่น ๆ

ตัวอย่างเช่น Butler สามารถส่งอีเมลถึงลูกค้าได้โดยอัตโนมัติเมื่อต้องการข้อเสนอแนะ ทีมเพียงแค่ต้อง สร้างกฎ ที่จะ ส่งอีเมล เมื่อใดก็ตามที่สมาชิกในทีม (หรือ Butler)ย้ายการ์ดไปที่รายการ “ต้องการคำติชม”

มีความรับผิดชอบอยู่เสมอด้วยรายการตรวจสอบขั้นสูง

ลงรายละเอียดด้วยรายการตรวจสอบโดยการกำหนดวันครบกำหนดและสมาชิกให้กับงานย่อยอย่างเจาะจง งานย่อยจะปรากฏในมุมมองปฏิทินของคุณ เพื่อให้คุณมองเห็นงานที่อยู่ข้างหน้าได้ชัดเจนยิ่งขึ้น งานย่อยที่ได้รับมอบหมายยังปรากฏสำหรับสมาชิกในทีมในส่วน “รายการของคุณ” ของพื้นที่ทำงาน Trello ของพวกเขาอีกด้วย

วางตำแหน่งข้อมูลสำคัญไว้ตรงกลางและด้านหน้าด้วยฟิลด์ที่กำหนดเอง

ใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองเพื่อเพิ่มรายละเอียดทรงคุณค่าเฉพาะของวิธีการทำงานของทีมคุณ เพิ่มวันที่ ข้อความ ตัวเลข รายการแบบเลื่อนลง และกล่องทำเครื่องหมาย และติดป้ายแบบที่คุณต้องการ

นี่เป็นตัวอย่างบางส่วนของวิธีที่ใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองที่:

• รวบรวมข้อมูลข้อผิดพลาดของซอฟต์แวร์ ทีมพัฒนาสามารถสร้างฟิลด์เพื่อช่วยเก็บข้อมูลบริบทที่สำคัญของข้อผิดพลาด เช่น ประเภทของระบบปฏิบัติการที่ลูกค้าที่เป็นผู้รายงานใช้ เบราว์เซอร์และเวอร์ชันของเบราว์เซอร์ และรายละเอียดเพิ่มเติมอื่น ๆ
• สร้างกระบวนการจ้างงานแบบขั้นต่อขั้น ทีมทรัพยากรบุคคลสามารถสร้างฟิลด์เพื่อให้สามารถมองเห็นขั้นตอนที่ผู้สมัครดำเนินการถึงในกระบวนการจ้างงานได้ เช่น ผู้สมัครได้ส่งผลงานแล้วหรือยัง ปัจจุบันผู้สมัครอยู่ในขั้นตอนใดของการสัมภาษณ์ และจำเป็นต้องมีการทดสอบทักษะใดหรือไม่

ตอนนี้เมื่อคุณเริ่มเห็นความเป็นไปได้ที่ไม่สิ้นสุดของของระบบ Automation แล้ว คุณก็พร้อมสำหรับการปรับแต่งและมุมมองระดับถัดไปของ Trello Enterprise