บทที่ 3
เปลี่ยนสำนักงานให้ออนไลน์: วิธีใช้พื้นที่ทำงานใน Trello
พื้นที่ทำงานคือศูนย์กลางการนำทางทีมของคุณ—ซึ่งเป็นที่ที่คุณสามารถค้นหา แชร์ และทำงานร่วมกันได้ง่ายบนบอร์ดใดก็ได้ คิดเสียว่ามันคือสำนักงานดิจิทัล: ทุกอย่างและทุกคนมารวมกันในสถานที่ที่เหมาะสม
แนะนำพื้นที่ทำงานต่าง ๆ
พื้นที่ทำงานคือศูนย์กลางการนำทางทีมของคุณ—ซึ่งเป็นที่ที่คุณสามารถค้นหา แชร์ และทำงานร่วมกันได้ง่ายบนบอร์ดใดก็ได้
องค์กรของคุณอาจมีพื้นที่ทำงานสำหรับทีมผลิตภัณฑ์ที่จะเก็บรวมบอร์ดที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์ไว้และพื้นที่ทำงานอื่นสำหรับทีมการตลาดที่จะเก็บรวมบอร์ดที่เกี่ยวข้องกับการตลาดไว้
เมื่อเวลาผ่านไป บางแผนกอาจตระหนักว่าพวกเขาต้องการพื้นที่ทำงานเพิ่มเติมที่จะแยกออกมาสำหรับการทำงานร่วมกันเฉพาะ การเป็นสมาชิก Enterprise ไม่ได้จำกัดพื้นที่ทำงานอยู่เพียงพื้นที่เดียว ดังนั้นอย่าลังเลที่จะสร้างพื้นที่ที่สะท้อนถึงสไตล์ของบริษัทของคุณและสนับสนุนความชอบและประสิทธิภาพการทำงาน
เมื่อคุณเข้าร่วม Trello คุณจะถูกเพิ่มไปยังพื้นที่ทำงานโดยอัตโนมัติ บอร์ดก็เช่นกัน: บอร์ดทุกบอร์ดต้องอยู่ในพื้นที่ทำงาน
อัปเดตรายละเอียดพื้นที่ทำงานของคุณโดยเลือก แก้ไขรายละเอียดพื้นที่ทำงาน ที่ด้านบนสุดของพื้นที่ทำงานของคุณ
จากตรงนี้ คุณสามารถ
- อัปโหลดหรือเปลี่ยนโลโก้พื้นที่ทำงานของคุณโดยการเลือกโลโก้ปัจจุบัน
- เลือกประเภทพื้นที่ทำงานของคุณจากรายการแบบเลื่อนลง
- เลือกชื่อย่อสำหรับพื้นที่ทำงานของคุณหรือชื่อที่ปรากฏใน URL ของพื้นที่ทำงาน
- เพิ่ม URL ของเว็บไซต์ภายนอก และ
- เพิ่มคำอธิบายของพื้นที่ทำงานของคุณ
คุณยังสามารถเพิ่มบอร์ดแบบเจาะจงลงในคอลเลกชันจากพื้นที่ทำงานของคุณได้— ซึ่งเป็นวิธีที่ง่ายแต่มีประสิทธิภาพในการจัดกลุ่มและกรองบอร์ดที่ปรากฏในมุมมองพื้นที่ทำงานของคุณ
มองเห็นได้ข้ามบอร์ดด้วยตารางพื้นที่ทำงาน
จากแถบตารางของพื้นที่ทำงาน ผู้ดูแลระบบพื้นที่ทำงานจะมองเห็นการ์ดจากทุกบอร์ดภายในพื้นที่ทำงานได้อย่างรวดเร็ว
เลือกบอร์ดจากรายการแบบเลื่อนลง เพิ่มบอร์ด เพื่อเติมการ์ดลงในตาราง ใช้ ตัวกรองด่วน แบบเลื่อนลงทางด้านขวาของฟิลด์บอร์ดเพื่อกรองการ์ด หรือเลือกส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์เพื่อปรับแต่งผลลัพธ์ กรองโดย:
- การ์ดทั้งหมด
- การ์ดที่มอบหมายให้กับคุณ
- วันครบกำหนด
- สมาชิกที่ได้รับมอบหมาย
- รายการ
- ป้าย
แบ่งปันมุมมองแบบกรองโดยเจาะจงกับเพื่อนร่วมงาน (หรือบุ๊กมาร์กไว้เพื่อใช้ในภายหลัง) โดยเลือกปุ่มบุ๊กมาร์ก คัดลอกลิงก์ที่ให้ไว้และแบ่งปัน
หมายเหตุ
เฉพาะสมาชิกในทีมที่ได้รับอนุญาตให้ดูบอร์ดที่คุณเลือกในมุมมองนี้จะเห็นรายละเอียดของมุมมองที่ถูกกรอง
เตรียมเพื่อนร่วมทีมของคุณให้พร้อมเข้าร่วม
ลดความเสี่ยงในการสื่อสารที่ผิดพลาด (หรือทำงานอย่าง FOMO) ด้วยการเชิญสมาชิกทุกคนในทีมที่เกี่ยวข้องเข้ามายังพื้นที่ทำงาน สมาชิกพื้นที่ทำงานต้องเป็นสมาชิก Enterprise ที่ได้รับอนุญาตให้เข้าร่วมพื้นที่ทำงานที่เป็นส่วนหนึ่งของ Enterprise
จากแถบ สมาชิก คุณสามารถ
- กรองหาสมาชิกพื้นที่ทำงานหรือผู้ใช้ทั่วไปแบบเจาะจงบุคคลได้
- ดูบอร์ดที่มอบหมายให้กับสมาชิกที่เจาะจง
- เปลี่ยนการอนุญาตสมาชิก (หากการอนุญาตของคุณสามารถทำได้) และ ลบหรือปิดการใช้งานสมาชิก (หากการอนุญาตของคุณสามารถทำได้)
หมายเหตุ
การเชิญสมาชิกทีมที่ไม่ได้รับอนุญาตให้เข้าร่วมในพื้นที่ทำงานของคุณจะเป็นการเปลี่ยนสมาชิกคนนี้ให้กลายเป็นสมาชิกพื้นที่ทำงานที่ได้รับอนุญาตและใช้ที่นั่งที่ได้รับอนุญาตที่มีอยู่ได้ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับสมาชิกที่ได้รับอนุญาตในบทที่ 9
ดู Power-Up ที่เปิดใช้งาน
ผู้ดูแลระบบพื้นที่ทำงานสามารถดู Power-Up หรือการบูรณาการทั้งหมดที่เปิดใช้งานภายในพื้นที่ทำงานได้อย่างรวดเร็วจากแถบ Power-Up
เลือกรายละเอียดทางด้านขวาสุดของแต่ละ Power-Up เพื่อดูรายการบอร์ดที่เปิดใช้งาน Power-Up อยู่ในขณะนี้ เข้าไปไปยังบอร์ดใดบอร์ดหนึ่งโดยเลือกจากรายการ
ส่งออกข้อมูลพื้นที่ทำงาน
ผู้ดูแลระบบพื้นที่ทำงานสามารถส่งออกบอร์ดภายในพื้นที่ทำงานทั้งในรูปแบบ CSV และ JSON จากแถบส่งออก เลือกรวมถึงไฟล์แนบแบบไม่ผ่านการประมวลผลใด ๆ เพื่อรวมไฟล์แนบของการ์ดเป็นไฟล์ .zip
จัดการการตั้งค่าพื้นที่ทำงาน
แถบการตั้งค่าพื้นที่ทำงานของคุณมีการอนุญาตที่ส่งผลต่อทุกบอร์ดและสมาชิกทุกคนในพื้นที่ทำงาน การอนุญาตที่ผู้ใช้เห็นมีแนวโน้มที่จะกำหนดโดยผู้ดูแล Enterprise ดังนั้นผู้ใช้จึงอาจจะเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าได้เพียงบางส่วนและอาจเปลี่ยนแปลงบางส่วนไม่ได้
- การมองเห็นพื้นที่ทำงาน: กำหนดผู้ที่สามารถมองเห็นพื้นที่ทำงานได้ เฉพาะสมาชิกพื้นที่ทำงานเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงและแก้ไขบอร์ดภายในพื้นที่ทำงานได้ การจำกัดการเป็นสมาชิกพื้นที่ทำงาน: บังคับใช้ข้อกำหนดโดเมนอีเมลเฉพาะสำหรับสมาชิกในทีม
- ข้อจำกัดในการสร้างบอร์ด: ระบุว่าสมาชิกคนใดสามารถสร้างบอร์ดภายในพื้นที่ทำงานได้
- ข้อจำกัดในการลบบอร์ด: ระบุว่าสมาชิกคนใดสามารถลบบอร์ดภายในพื้นที่ทำงานได้ (หมายเหตุ: บอร์ดที่ถูกลบจะไม่สามารถกู้คืนได้!)
- ข้อจำกัดการเชิญบอร์ด: เลือกประเภทของสมาชิก (สมาชิกพื้นที่ทำงานหรือสมาชิก Enterprise) ที่สามารถเพิ่มลงในบอร์ดได้
ผู้ดูแลระบบ Enterprise กำหนดข้อจำกัดการอนุญาตไว้ที่ระดับ Enterprise และสามารถเลือกเพื่ออนุญาตให้ผู้ดูแลบอร์ดมีสิทธิ์ในการกำหนดการอนุญาตเหล่านี้ได้ คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้ดูแลระบบ Enterprise และการอนุญาตให้สิทธิ์ทั้ง Enterprise ได้โดยไปที่บทที่ 10
ขณะนี้เมื่อคุณเข้าถึงพื้นที่ทำงานแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะพูดคุยเรื่อง Power-Ups (หรือการบูรณาการ)