Глава 2
Як створювати проєкти Trello й запрошувати учасників
Дошки Trello — чудовий інструмент для співпраці будь-де. Trello полегшує роботу на всіх етапах, від створення дошки до додавання нових учасників.
Огляд розділу
У цьому розділі ви дізнаєтеся про таке.
Створюйте дошку з нуля або на основі шаблону
Кожна дошка належить до певної робочої області. Нову дошку можна додати з головного екрана робочої області або в будь-який час (з будь-якої дошки) натиснувши значок плюса в правому верхньому куті панелі Trello.
Якщо ви вже знаєте, яким чином хочете організувати дошку, це чудово! Якщо ж вам потрібна підказка, можна вибрати шаблон у великій галереї Trello. Проводьте пошук за іменем чи переглядайте шаблони для відділу чи категорії.
Існує багато способів використання шаблонів Trello для продуктивної роботи, але ось кілька популярних.
- Створення дошки проєкту. Перетворюйте великі мрії на ще більші результати завдяки надійному плану проєкту.
- Проведення зустрічей команди. Спільно з командою розробляйте плани для регулярних зустрічей.
- Надання спільного доступу до центру ресурсів. Централізований доступ до важливих ресурсів, розкладів, зведень проєктів й оновлень. Завдяки цьому інформацію легше знаходити, використовувати й поширювати.
Як запросити учасників до співпраці
Створивши дошку, запросіть учасників до співпраці. Можна запросити користувачів з однієї команди чи з різних команд — Trello надає багато можливостей для співпраці між командами.
Примітка
У налаштуваннях робочої області можна встановити, щоб запрошувати користувачів до дошки могли лише адміністратори дощок. Якщо у вас виникли проблеми із запрошенням користувачів до дошки, зверніться до адміністратора дошки.
Натисніть «Запросити» у верхній частині дошки. Користувачів можна запросити через:
- електронну пошту;
- ввівши ім’я;
- згадування @;
- посилання для запрошення, яким легко поділитися, перетягнувши його до каналу Slack чи надіславши його електронним листом зовнішнім учасникам, щоб вони могли приєднатися до спільної роботи.
Встановлення дозволів для учасників
Дозволи учасників потрібні, щоб кожен учасник мав відповідний рівень доступу й контролю. Ви можете визначати дозволи, запрошуючи учасників до дошки за допомогою пункту «Додати як учасників» із розкривного списку.
- Учасники можуть переглядати й редагувати картки. Це чудово підходить для учасників команди, які активно працюють над проєктом.
- Спостерігачі можуть переглядати інформацію, залишати коментарі чи голосувати за вміст на дошці, але не можуть редагувати картки, вмикати доповнення й додавати списки.
Треба запросити когось, хто не входить до вашого акаунта Enterprise?
У Trello Enterprise можна додавати учасників, які мають ліцензію. Однак щоб додати зовнішніх гостей, наприклад підрядників або агентства, необхідно надати їм власні ліцензії, зробити їх спостерігачами з обмеженими правами на редагування або зробити дошку публічною. Ці дозволи можуть бути доступні або недоступні залежно від налаштувань команди IT й адміністратора Enterprise.
Визначення списків і карток
Списки допомагають упорядкувати картки вертикально. У них представлені різні способи організації ідей чи завдань у великому проєкті, наприклад списки «Необхідно виконати», «Виконується» й «Виконано» для різних етапів роботи над проєктом.
Натисніть Додати список, щоб додати перший список на дошку. Дайте йому ім’я, що відображає етап чи інформацію, яку він містить. Наприклад, «Необхідно виконати», «Виконується» й «Виконано». Ви можете додати скільки завгодно списків, щоб створити робочий процес, який вам підходить.
Створивши списки, можете почати додавати картки. Натисніть Додати картку з будь-якого списку й додайте опис картки. Ви можете додавати скільки завгодно карток й архівувати їх, якщо вони вам більше не будуть потрібні. Переміщуйте картки, просто перетягуючи їх між списками.
Співпрацюйте на рівні карток
Співпрацюйте на рівні карток. Тут ви можете додавати учасників команди й використовувати контрольні списки, дати завершення, вкладення й виконувати інші дії у рамках завдань.
Описи карток (А)
Описи дають можливість розширити інформацію, подану в назві картки. Натисніть «Редагувати», щоб додати загальну інформацію, спостереження, призначення чи цілі картки. Можна також додати швидкі посилання чи кілька речень про контекст роботи для учасників команди, які працюють над завданням, чи для тих, хто просто перевіряє інформацію.
Параметри додавання (Б)
Параметри додавання до картки розташовані праворуч на зворотному боці картки. Тут можна призначити учасникам завдання, створити контрольні списки й додати важливі дати завершення. Інші параметри включають активацію доповнень і засобів автоматизації, а також прикріплення файлів із Dropbox, Google Диска чи персонального пристрою.
Порада від професіоналів
Адміністратори Enterprise можуть контролювати типи вкладень, які учасники можуть додавати до завдань. Більше інформації тут — прокрутіть вниз до пункту «Обмеження вкладень».
Коментарі й активність (В)
Співпрацюйте в каналі активності картки. Тут ви можете залишати відгуки, ставити запитання й надавати оновлення. Легко @згадуйте учасників команди в коментарі й надсилайте їм сповіщення. Реакції емодзі створять гарний настрій під час роботи.
Тепер, коли ви знаєте, як налагоджувати співпрацю на рівні дощок, настав час перейти до робочих областей — цифрового офісу для вашої команди.