進階 Trello 功能 - 自動化、待辦清單與更多功能

為什麼要使用 Butler？

Butler 的多功能性使其成為您看板的重要工具。原因如下：

• Butler 透過自動化處理重複任務來節省您的時間和精力。
• Butler 保持一致，每次會在相同的情況下執行相同的任務。
• Butler 會定期執行維護任務，讓您的看板井然有序。

建立規則自動化

規則包含兩個部分：觸發條件和結果動作。您可以自訂規則的兩個部分，並包含多個產生的動作。

從側邊選單中選取「規則」。您在此可以檢視、編輯、複製或刪除現有規則。若要建立新規則，請選取右上角的「建立規則」。

從定義您的觸發條件開始。這個激發動作會提示要執行的命令。觸發條件可以將卡片移至新列表、新增標籤、標記任務完成，以及核對待辦清單上的項目等。

定義觸發器之後，請選取觸發器最右邊的綠色加號，將其新增至規則。

接下來，定義產生的動作，或者您希望 Butler 在觸發條件發生時執行的動作。產生的動作可以是移動卡片、指派或移除成員以及設定截止日期等。

定義產生的動作之後，請選取正確動作上綠色加號，以將其新增至規則。您可以定義多個產生的動作 (例如：「將卡片移至已完成」和「將我從卡片中移除」)。

選取右上角的「儲存」以儲存新規則。

以下是一些實用規則的範例：

• 讓緊急任務浮現。

  • 觸發條件：當團隊成員將卡片標示為「緊急」時；
  • 動作：將卡片移至列表頂端、將含「有人可以接手嗎？」訊息的卡片傳送至看板 Slack 頻道，並新增一個即日起三天後的截止日期。

• 完成工作。

  • 觸發條件：當團隊成員完成待辦清單時，
  • 動作：將截止日期標記為完成、將卡片移至「已完成」列表，並用 @ 提及主管表示「一切搞定！」

建立卡片與看板按鈕

按鈕可供快取存取卡片與看板層級的動作。當您選取一個按鈕時，系統會針對特定的卡片或整個看板執行一系列的動作。

從側邊選單中選取「卡片按鈕」或「看板按鈕」。您在此可以檢視、編輯、複製或刪除現有按鈕。您甚至可以與工作區共用按鈕，而無需在每個看板上重新建立這些按鈕。若要建立新規則，請選取右上角的「建立按鈕」。

為您的按鈕選擇一個圖示，並為按鈕命名。接下來，定義產生的動作或您希望 Butler 在您選取按鈕時執行的動作。

產生的動作可以是套用排序、移動卡片、設定截止日期等。 定義產生的動作之後，請選取觸發條件最右邊的綠色加號，將其新增至按鈕。

定義按鈕並選取產生的動作後，請選取右上角的「儲存」以儲存新按鈕。

以下是一些實用按鈕的範例：

• 將工作移至後續步驟。

  • 按鈕：建立名為「後續步驟」的卡片按鈕。
  • 動作：當選取此按鈕時，Butler 會將卡片移至下一個列表、新增負責後續步驟的團隊成員，以及新增截止日期。

• 依指定的截止日期排序所有卡片。

  • 按鈕：建立名為「截止日期排序」的看板按鈕。
  • 動作：當選取此按鈕時，Butler 會依定義的截止日期排序其列表內的卡片。

設定行事曆和截止日期命令

點擊「Butler」以協助建立週期性事件，並使用行事曆和截止日期命令來提醒您重要的截止日期。

行事曆指令

行事曆命令可自動執行週期性工作和定期看板維護動作，例如建立週期性事件或封存完成的卡片。您可以設定這些命令在特定的間隔執行，例如每日、每週、每月和每年。

從側邊選單中選擇「行事曆」。您可以在此檢視、編輯、複製或刪除現有的行事曆命令。若要建立新命令，請選取右上角的「建立命令」。

從定義您的觸發條件開始。對於行事曆命令，您的觸發條件是間隔，例如「每天」或「每個月的第一個星期二」。

定義間隔後，請選取觸發條件最右邊的綠色加號，以將其新增至命令。

接下來，定義產生的動作，或者您希望 Butler 在特定間隔執行的動作。產生的動作可以是建立週期性卡片、移動卡片或封存完成的卡片。

定義產生的動作之後，請選取觸發條件最右邊的綠色加號，將其新增至命令。

選取右上角的「儲存」，以儲存新的行事曆命令。

以下是一些實用的行事曆命令範例：

• 執行每週看板維護。

  • 行事曆間隔：每週五下午 5 點。
  • 動作：封存「已完成」列表中所有的卡片、將卡片從「下一次衝刺」列表移至「待辦事項」列表，並依截止日期排序「進行中」列表中所有的卡片。

• 為週期性的一對一或會議建立卡片。

  • 行事曆間隔：每週一早上 7 點。
  • 動作：在「待辦事項」列表中建立名為「建立每週會議議程」的新卡片。

截止日期指令

截止日期命令使用卡片的截止日期作為觸發條件。透過撰寫程式，在卡片截止日期接近、卡片到期時，或卡片到期後設定的一段時間內讓動作發生。

從側邊選單中選取「截止日期」。您可以在此檢視、編輯、複製或刪除現有的截止日期命令。若要建立新命令，請選取右上角的「建立命令」。

從定義您的觸發條件開始。對於截止日期命令，您的觸發條件是與截止日期相關的間隔，例如「卡片到期前兩天」或「卡片到期前的星期一」。

定義間隔後，請選取觸發條件最右邊的綠色加號，以將其新增至命令。

接下來，定義產生的動作，或者您希望 Butler 在特定間隔執行的動作。產生的動作可以是建立週期性卡片、移動卡片或封存完成的卡片。

定義產生的動作之後，請選取觸發條件最右邊的綠色加號，將其新增至命令。

選取右上角的「儲存」，以儲存新的截止日期命令。

以下是一些實用的截止日期命令範例：

• 提醒您團隊即將到來的截止日期。

  • 截止日期狀態：卡片兩天後到期；
  • 動作：將卡片移至「最後階段」列表，並將黃色標籤新增至卡片。

• 標記逾期卡片。

  • 截止日期狀態：卡片到期的時刻。
  • 動作：將卡片移至其列表頂端，將紅色標籤新增至卡片，並貼上「@卡片此項目的狀態是什麼？」的留言

將 Butler 與電子郵件和其他應用程式整合

運用與 Slack、Jira 和電子郵件現有的整合，讓 Butler 不再受限於看板。這能夠非常輕鬆地自動將資訊與更新分享給外部相關人員、客戶或同事。

Slack

透過 Trello 看板將重要的更新張貼在特定的 Slack 頻道，讓所有人都能隨著掌握最新資訊。

例如，您可以建立一個週期性行事曆命令，在每月 1 日於「待辦事項」列表中建立一個標題為「選擇團隊午餐地點」的新卡片。新增額外的 Slack 動作讓您可在團隊的 Slack 頻道中張貼訊息，詢問推薦的餐館。

Jira

當您使用 Trello 追蹤工作，而同事在 Jira 中追蹤他們的工作時，Trello 的 Jira 整合就是一個完美的解決方案。例如，假設您剛剛完成即將發行軟體版本的版本說明草稿。您必須將版本說明給開發團隊，以確保版本說明能夠發佈。但開發人員未使用 Trello，而是使用 Jira。

您可以建立一個名為「準備好進行開發」的__卡片按鈕__，來建立一個標題為「版本說明準備就緒」的__新 Jira 議題__。Jira 議題會連結到版本說明草稿，讓開發團隊能夠輕鬆地存取檔案以供未來發佈。

電子郵件

自動電子郵件可讓內部和外部相關人員輕鬆掌握工作。將電子郵件自動化，就像您自動化任何其他規則、按鈕或命令一樣。

例如，Butler 可以在需要意見回饋時自動傳送電子郵件給客戶。團隊只需要__建立一個規則__，只要有團隊成員 (或 Butler) 將卡片移至「需要意見回饋」列表，就會__傳送電子郵件__。

掌握進階待辦清單

透過將截止日期和成員指派給特定子任務，以使用待辦清單掌握細節。子任務會顯示在「行事曆」檢視畫面中，讓您更清楚要做的事。指派給團隊成員的子任務也會顯示在其 Trello 工作區中的「您的項目」區段中。

利用自訂欄位讓重要資料保持在最方便顯眼的地方。

使用自訂欄位可新增您團隊運作方式專屬的寶貴詳細資料。新增日期、文字、數字、下拉式選單和核取方塊，並完全按照您的需求加上標籤。

以下是一些如何使用自訂欄位的範例：

• 收集軟體錯誤的資訊。開發團隊可以建立欄位，以協助擷取錯誤的重要背景資訊相關資訊，例如報告客戶使用的作業系統類型、其瀏覽器和瀏覽器版本，以及其他詳細資料。
• __建立端對端招聘流程。__人力資源團隊可以建立欄位，以更清楚瞭解應徵者在招聘管道中所處的狀態，例如是否已收到應徵者的作品集、應試者的目前面試階段，以及是否需要任何技能測試。

現在您已經感受到自動化的無限可能性，這表示您已經準備好接受 Trello Enterprise 進階的自訂功能和檢視畫面了。