Erweiterte Funktionen von Trello – Automatisierungen, Checklisten und mehr

Vorteile von Butler

Butler ist ein flexibles Tool und bestens für deine Boards geeignet. Das sind die Gründe:

• Butler reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand, indem Routineaufgaben automatisiert werden.
• Butler arbeitet einheitlich und führt jedes Mal die gleichen Aufgaben unter den gleichen Umständen aus.
• Butler führt regelmäßig Wartungen durch und sorgt so für Ordnung auf deinem Board.

Regelautomatisierungen erstellen

Regeln bestehen aus zwei Teilen: einem Auslöser und einer darauf folgenden Aktion. Sowohl der Auslöser als auch die Aktion können individuell angepasst werden.

Wähle im seitlichen Menü Regeln aus. Hier kannst du deine vorhandenen Regeln anzeigen, bearbeiten, kopieren oder löschen. Um eine neue Regel zu erstellen, wähle oben rechts "Regel erstellen" aus.

Lege zunächst einen Auslöser fest. Dabei handelt es sich um die Aktion, die dafür sorgt, dass ein Befehl ausgeführt wird. Auslöser können zum Beispiel das Verschieben einer Karte in eine neue Liste, das Hinzufügen eines Labels, der Abschluss einer Aufgabe oder das Abhaken von Elementen in einer Checkliste sein.

Sobald du den Auslöser festgelegt hast, wählst du das grüne Pluszeichen ganz rechts vom Auslöser aus, um ihn zur Regel hinzuzufügen.

Lege dann fest, welche Aktion oder welche Butler-Automatisierung ausgeführt werden soll, wenn der Auslöser aktiviert wurde. Mögliche Aktionen können zum Beispiel das Verschieben einer Karte, das Zuweisen oder Entfernen von Mitgliedern oder das Festlegen eines Fälligkeitsdatums sein.

Sobald du eine Aktion ausgewählt hast, wählst du das grüne Pluszeichen rechts von der Aktion aus, um sie zur Schaltfläche hinzuzufügen. Du kannst mehr als eine Aktion festlegen (zum Beispiel "die Karte auf 'Erledigt' verschieben" und "mich von der Karte entfernen").

Wähle oben rechts "Speichern" aus, um deine neue Regel zu speichern.

Einige Beispiele für nützliche Regeln:

• Dringende Aufgaben an die Oberfläche bringen.

  • Auslöser: Wenn ein Teammitglied eine Karte als "dringend" kennzeichnet
  • Aktionen: Verschiebe die Karte in der Liste nach oben, sende die Karte an den Slack-Channel des Boards mit der Nachricht "Kann das jemand übernehmen?" und füge ein Fälligkeitsdatum (drei Tage ab jetzt) hinzu.

• Eine Aufgabe abschließen

  • Auslöser: Wenn ein Teammitglied eine Checkliste abschließt
  • Aktionen: Markiere das Fälligkeitsdatum als abgeschlossen, verschiebe die Karte in die "Erledigt"-Liste und informiere den Teamleiter per @-Erwähnung, dass alles erledigt ist.

Karten- und Board-Schaltflächen erstellen

Schaltflächen ermöglichen einen schnellen Zugriff auf Aktionen im Karten- und Board-Bereich. Wenn du eine Schaltfläche auswählst, wird eine Reihe von Aktionen ausgeführt – entweder für eine bestimmte Karte oder das gesamte Board.

Wähle im seitlichen Menü Karten-Schaltfläche oder Board-Schaltfläche aus. Hier kannst du deine vorhandenen Schaltflächen anzeigen, bearbeiten, kopieren oder löschen. Du kannst sogar Schaltflächen mit deinem Arbeitsbereich teilen, damit sie nicht auf jedem Board neu erstellt werden müssen. Um eine neue Schaltfläche zu erstellen, wähle oben rechts Schaltfläche erstellen aus.

Wähle ein Symbol für deine Schaltfläche aus und benenne sie. Lege dann fest, welche Aktion oder welche Butler-Automatisierung nach dem Auswählen der Schaltfläche ausgeführt werden soll.

Mögliche Aktionen können zum Beispiel die Anwendung einer Sortierung, das Bewegen einer Karte oder das Festlegen eines Fälligkeitsdatums sein. Sobald du eine Aktion festgelegt hast, wählst du das grüne Pluszeichen ganz rechts vom Auslöser aus, um sie zur Schaltfläche hinzuzufügen.

Nachdem du deine Schaltfläche und die damit verbundenen Aktionen festgelegt hast, kannst du die neue Schaltfläche speichern, indem du oben rechts "Speichern" auswählst.

Einige Beispiele für nützliche Schaltflächen:

• Ermögliche den Übergang von Aufgaben zum nächsten Schritt.

  • Schaltfläche: Erstelle eine Karten-Schaltfläche mit der Bezeichnung "Nächster Schritt".
  • Aktion: Wenn die Schaltfläche ausgewählt wird, verschiebt Butler die Karte in die nächste Liste und fügt die für den nächsten Schritt verantwortlichen Teammitglieder sowie ein Fälligkeitsdatum hinzu.

• Sortiere alle Karten nach zugewiesenem Fälligkeitsdatum.

  • Schaltfläche: Erstelle eine Board-Schaltfläche mit der Bezeichnung "Fälligkeitsdaten sortieren".
  • Aktion: Wenn die Schaltfläche ausgewählt wird, sortiert Butler alle Karten innerhalb ihrer Liste nach dem festgelegten Fälligkeitsdatum.

Kalender- und Fälligkeitsdatumsbefehle erstellen

Nutze Butler, um wiederkehrende Ereignisse zu erstellen und dich mithilfe der Kalender- und Fälligkeitsdatumsbefehle an wichtige Fristen zu erinnern.

Kalenderbefehle

Kalenderbefehle automatisieren wiederkehrende Aufgaben und Board-Wartungsarbeiten, z. B. die Erstellung wiederkehrender Ereignisse oder die Archivierung abgeschlossener Karten. Dabei kannst du festlegen, dass die Befehle in festgelegten Intervallen ausgeführt werden sollen, zum Beispiel täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich.

Wähle im seitlichen Menü "Kalender" aus. Hier kannst du deine vorhanden Kalenderbefehle anzeigen, bearbeiten, kopieren oder löschen. Um einen neuen Befehl zu erstellen, wähle oben rechts "Befehl erstellen" aus.

Lege zunächst einen Auslöser fest. Bei einem Kalenderbefehl sollte der Auslöser ein Intervall sein, wie zum Beispiel "täglich" oder "der erste Donnerstag jeden Monats".

Sobald du das Intervall festgelegt hast, wählst du das grüne Pluszeichen ganz rechts vom Auslöser aus, um es zum Befehl hinzuzufügen.

Lege dann fest, welche Aktion oder welche Butler-Automatisierung im angegebenen Intervall ausgeführt werden soll. Mögliche Aktionen können zum Beispiel die Erstellung wiederkehrender Karten, das Verschieben von Karten oder die Archivierung abgeschlossener Karten sein.

Sobald du eine Aktion ausgewählt hast, wählst du das grüne Pluszeichen ganz rechts vom Auslöser aus, um sie zum Befehl hinzuzufügen.

Wähle oben rechts Speichern aus, um deinen neuen Kalenderbefehl zu speichern.

Einige Beispiele für nützliche Kalenderbefehle:

• Führe eine wöchentliche Board-Wartung durch.

  • Kalenderintervall: Jeden Freitag um 17:00 Uhr
  • Aktion: Archiviere alle Karten in der "Erledigt"-Liste, verschiebe die Karten aus der "Nächster Sprint"-Liste in die "Zu erledigen"-Liste und sortiere alle Karten in der "In Bearbeitung"-Liste nach dem Fälligkeitsdatum.

• Erstelle Karten für regelmäßige Einzelgespräche oder Meetings.

  • Kalenderintervall: Jeden Montag um 7:00 Uhr
  • Aktion: Erstelle eine neue Karte in der "Zu erledigen"-Liste und nenne sie "Tagesordnung für wöchentliche Meetings erstellen".

Fälligkeitsdatumsbefehle

Fälligkeitsdatumsbefehle verwenden das Fälligkeitsdatum einer Karte als Auslöser. Lege Aktionen fest, die ausgeführt werden, wenn das Fälligkeitsdatum der Karte näher rückt, wenn sie fällig ist oder wenn ein bestimmter Zeitpunkt nach dem Fälligkeitsdatum erreicht wurde.

Wähle im seitlichen Menü Fälligkeitsdatum aus. Hier kannst du deine vorhandenen Fälligkeitsdatumsbefehle anzeigen, bearbeiten, kopieren oder löschen. Um einen neuen Befehl zu erstellen, wähle oben rechts Regel erstellen aus.

Lege zunächst einen Auslöser fest. Bei einem Fälligkeitsdatumsbefehl sollte der Auslöser ein auf das Fälligkeitsdatum bezogenes Intervall sein, wie zum Beispiel "zwei Tage vor dem Fälligkeitsdatum einer Karte" oder "der Montag vor dem Fälligkeitsdatum einer Karte".

Sobald du das Intervall festgelegt hast, wählst du das grüne Pluszeichen ganz rechts vom Auslöser aus, um es zum Befehl hinzuzufügen.

Lege dann fest, welche Aktion oder welche Butler-Automatisierung im angegebenen Intervall ausgeführt werden soll. Mögliche Aktionen können zum Beispiel die Erstellung wiederkehrender Karten, das Verschieben von Karten oder die Archivierung abgeschlossener Karten sein.

Sobald du eine Aktion ausgewählt hast, wählst du das grüne Pluszeichen ganz rechts vom Auslöser aus, um sie zum Befehl hinzuzufügen.

Wähle oben rechts Speichern aus, um deinen neuen Fälligkeitsdatumsbefehl zu speichern.

Einige Beispiele für nützliche Fälligkeitsdatumsbefehle:

• Erinnere dein Team an anstehende Fälligkeitsdaten.

  • Status des Fälligkeitsdatums: Zwei Tage, bevor die Karte fällig ist
  • Aktion: Verschiebe die Karte in die Liste "Zielgerade" und füge ihr ein gelbes Label hinzu.

• Markiere eine überfällige Karte.

  • Status des Fälligkeitsdatums: Der Zeitpunkt, an dem die Karte fällig ist
  • Aktion: Verschiebe die Karte in der Liste nach oben, füge ihr ein rotes Label hinzu und poste den Kommentar "@card Wie ist der aktuelle Stand?"

Butler in dein E-Mail-Programm oder andere Anwendungen integrieren

Nutze Butler für mehr als nur deine Boards, indem du Integrationen mit Slack, Jira und deinem E-Mail-Programm nutzt. So kannst du bequem und automatisch Informationen und Updates mit externen Stakeholdern, Kunden oder Kollegen teilen.

Slack

Halte alle auf dem Laufenden, indem du wichtige Trello-Board-Updates im passenden Slack-Channel postest.

Du kannst zum Beispiel einen wiederkehrenden Kalenderbefehl erstellen, der am Monatsanfang eine neue Karte mit dem Titel "Restaurant für das Mittagessen mit dem Team auswählen" in der "Zu Erledigen"-Liste erstellt. Füge dann eine Slack-Aktion hinzu, die im Slack-Channel des Teams eine Nachricht sendet, in der nach Restaurantempfehlungen gefragt wird.

Jira

Die Jira-Integration von Trello ist ideal, wenn du Aufgaben in Trello verfolgst, dein Kollege jedoch Jira verwendet. Stell dir vor, dass du gerade einen Versionshinweis-Entwurf für ein anstehendes Software-Release fertiggestellt hast. Du musst den Entwurf vor der Veröffentlichung an das Entwicklerteam weiterleiten. Die Entwickler arbeiten jedoch nicht mit Trello, sondern mit Jira.

Du könntest eine Karten-Schaltfläche mit dem Namen__"Für die Entwicklung bereit"__ erstellen, die einen neuen Jira-Vorgang mit dem Namen "Versionshinweise stehen bereit" erstellt. Der Jira-Vorgang wird dann mit deinem Versionshinweis-Entwurf verknüpft, sodass das Entwicklerteam auf deine Datei zugreifen und sie später einfach veröffentlichen kann.

E-Mail

Mit automatischen E-Mails können interne und externe Stakeholder problemlos über die Arbeit auf dem Laufenden gehalten werden. Die Automatisierung von E-Mails erfolgt genauso, wie es bei anderen Regeln, Schaltflächen oder Befehlen der Fall wäre.

Zum Beispiel kann Butler automatisch eine E-Mail an Kunden senden, wenn Feedback erforderlich ist. Teams müssen dazu einfach eine Regel erstellen, die eine E-Mail sendet, wenn ein Teammitglied (oder Butler) eine Karte in die "Feedback erforderlich"-Liste verschiebt.

Mit erweiterten Checklisten Verantwortung übernehmen

Arbeite noch präziser mit Checklisten, indem du bestimmten Unteraufgaben Fälligkeitsdaten und Mitglieder zuweist. Unteraufgaben werden in deiner Kalenderansicht angezeigt, damit du genauer weißt, was noch ansteht. Zugewiesene Unteraufgaben werden zudem im Trello-Arbeitsbereich der Teammitglieder unter "Deine Elemente" angezeigt.

Behalte wichtige Daten mit benutzerdefinierten Feldern im Vordergrund

Mit benutzerdefinierten Feldern kannst du Details hinzufügen, die für dein Team besonders nützlich sind. Füge Daten, Text, Zahlen, Dropdown-Listen und Kontrollkästchen hinzu und beschrifte sie genau so, wie du möchtest.

Einige Beispiele, wie du benutzerdefinierte Felder verwenden kannst:

• Sammle Informationen zu Softwarefehlern. Entwicklerteams können Felder erstellen, die ihnen helfen, wichtige kontextbezogene Informationen zu Fehlern abzurufen, wie etwa das Betriebssystem, den Browser und die Browserversion des Nutzers, der die Meldung erstellt hat.
• Entwickle ein umfassendes Einstellungsverfahren. HR-Teams können Felder erstellen, um mehr darüber zu erfahren, in welcher Phase der Einstellung sich ein Kandidat befindet, zum Beispiel ob bereits ein Lebenslauf eingegangen ist, ein Bewerbungsgespräch stattgefunden hat und ob bestimmte Kompetenztests erforderlich sind.

Jetzt, da du die unendlichen Möglichkeiten der Automatisierung kennengelernt hast, kannst du dich über die fortgeschrittenen Anpassungen und Anzeigemöglichkeiten von Trello Enterprise informieren.