A Trello fejlett funkciói – automatizálások, ellenőrzőlisták és további hasznos lehetőségek

Miért érdemes használni a Butlert?

A Butler számtalan lehetőséget kínál, így értékes eszköz a tábláidhoz. Azt is elmondjuk, hogy miért:

• A Butler segítségével automatizálhatod az ismétlődő feladatokat, így időt és energiát takarít meg neked.
• A Butler kiszámíthatóan működik: azonos körülmények között mindig ugyanazt a műveletet fogja elvégezni.
• A Butler rendszeres karbantartási feladatainak futtatásával rendben tarthatod a tábláidat.

Szabályautomatizáció létrehozása

A szabályok két részből állnak: egy eseményindítóból és az eredményül kapott műveletből. A szabály mindkét részét egyéni igényeidre szabhatod, és akár egynél több eredményműveletet is beállíthatsz.

Válaszd ki a Szabályok lehetőséget az oldalsó menüből. Itt megtekintheted, szerkesztheted, másolhatod és törölheted a meglévő szabályokat. Ha szeretnél új szabályt létrehozni, válaszd a jobb felső sarokban a Szabály létrehozása lehetőséget.

Első lépésként határozd meg az eseményindítót. Ez az a kiváltó esemény, amelynek hatására lefut a kívánt parancs. Az eseményindítóval például új listára helyezheted a kártyát, hozzáadhatsz egy címkét, késznek jelölhetsz egy feladatot, kipipálhatsz egy tételt az ellenőrzőlistán és így tovább.

Ha meghatároztad az eseményindítót, válaszd ki a zöld plusz jelet az eseményindító jobb szélén. Ezzel hozzáadod a szabályhoz.

Ezt követően határozd meg, hogy mi történjen, vagy hogy mit tegyen a Butler, amikor bekövetkezik az eseményindító. A bekövetkező művelet lehet például egy kártya áthelyezése, tagok hozzárendelése vagy eltávolítása, határidő beállítása vagy bármi más.

Ha meghatároztad a bekövetkező műveletet, válaszd ki a zöld plusz jelet a szabályhoz hozzáadni kívánt műveletnél. Egynél több eredményműveletet is beállíthatsz (például „kártya áthelyezése a Kész listára” és „aktuális felhasználó eltávolítása a kártyáról”).

Az új szabály mentéséhez válaszd a jobb felső sarokban látható Mentés lehetőséget.

Íme néhány példa a szabályok használatára:

• A sürgős feladatok felszínre hozása.

  • Eseményindító: Egy csapattag a „Sürgős” címkével lát el egy kártyát
  • Műveletek: A rendszer áthelyezi a kártyát a lista tetejére, a „Tudja valaki vállalni?” üzenet kíséretében elküldi a kártyát a tábla Slack-csatornájába, és beállít egy, az aktuális dátumhoz képest három nappal későbbi határidőt.

• Feladat lezárása.

  • Eseményindító: Egy csapattag teljesít egy ellenőrzőlistát
  • Műveletek: A rendszer teljesítettnek jelöli a határidőt, áthelyezi a kártyát a „Kész” listára, majd @említés segítségével üzen a csapatvezetőnek, hogy „Minden kész!”.

Kártya- és táblagombok létrehozása

A gombok segítségével gyorsan hozzáférsz a különböző műveletekhez a kártyák és a táblák szintjén. Amikor kiválasztasz egy gombot, a rendszer elvégzi a meghatározott műveleteket egy adott kártyán vagy az egész táblán.

Válaszd a Kártyagomb vagy a Táblagomb lehetőséget az oldalsó menüből. Itt megtekintheted, szerkesztheted, másolhatod és törölheted a meglévő gombokat. A gombokat megoszthatod a munkatérrel, így nem kell minden egyes táblán újra létrehozni őket. Új szabály létrehozásához válaszd a Gomb létrehozása lehetőséget a jobb felső sarokban.

Válaszd ki a gombhoz használni kívánt ikont, valamint nevezd el a gombot. Ezt követően határozd meg, hogy a Butler milyen műveletet végezzen el, amikor kiválasztod a gombot.

A bekövetkező művelet rendezheti az elemeket, áthelyezhet egy kártyát, beállíthat egy határidőt és így tovább. Ha meghatároztad az eredményműveletet, válaszd ki a zöld plusz jelet az eseményindító jobb szélén. Ezzel hozzáadod a gombhoz.

Ha meghatároztad a gombokat, és kiválasztottad az eredményművelete(ke)t, az új gomb mentéséhez válaszd a Mentés lehetőséget a jobb felső sarokban.

Íme néhány példa a gombok használatára:

• A munka átléptetése a következő fázisba.

  • Gomb: Hozz létre egy „Következő lépés” nevű kártyagombot.
  • Művelet: Ha kiválasztod a gombot, a Butler áthelyezi a kártyát a következő listára, és hozzáadja a következő lépésért felelős csapattagot és a határidőt.

• Az összes kártya rendszerezése a hozzárendelt határidő szerint.

  • Gomb: Hozz létre egy „Rendezés határidő szerint” nevű táblagombot.
  • Művelet: Ha kiválasztod a gombot, a Butler a megadott határidő szerint rendszerezi a listákon szereplő kártyákat.

Naptárra és határidőkre vonatkozó parancsok beállítása

Koppints a Butlerre, ha szeretnéd, hogy segítsen az ismétlődő események létrehozásában, és a naptár és a határidő típusú parancsokkal elérheted, hogy emlékeztessen a fontos határidőkre.

Naptárparancsok

A naptárparancsokkal automatizálhatod az ismétlődő feladatokat és a táblák rendszeres karbantartásához szükséges műveleteket, például az ismétlődő események létrehozását vagy a kész kártyák archiválását. Beállíthatod, hogy ezek a parancsok rendszeres időközönként (például naponta, hetente vagy évente) lefussanak.

Válaszd a Naptár lehetőséget az oldalsó menüből. Itt megtekintheted, szerkesztheted, másolhatod vagy törölheted a meglévő naptárparancsokat. Ha szeretnél új parancsot létrehozni, válaszd a jobb felső sarokban a Parancs létrehozása lehetőséget.

Első lépésként határozd meg az eseményindítót. A naptárparancsoknál az eseményindító egy intervallum, például „minden nap” vagy „minden hónap első keddje”.

Ha meghatároztad az intervallumot, válaszd ki a zöld plusz jelet az eseményindító jobb szélén. Ezzel hozzáadod a parancshoz.

Ezt követően határozd meg, hogy mi történjen, vagy hogy mit tegyen a Butler a megadott időközönként. A bekövetkező művelet lehet például egy kártya ismétlődő létrehozása, egy kártya áthelyezése vagy a teljesített kártyák archiválása.

Ha meghatároztad az eredményműveletet, válaszd ki a zöld plusz jelet az eseményindító jobb szélén. Ezzel hozzáadod a parancshoz.

Az új naptárparancs mentéséhez válaszd a jobb felső sarokban látható Mentés lehetőséget.

Íme néhány példa a naptárparancsok használatára:

• A tábla heti karbantartása.

  • Naptári intervallum: Minden pénteken 17:00-kor,
  • Művelet: A „Kész” listán szereplő összes kártya archiválása, a kártyák áthelyezése a „Következő sprint” listáról a „Teendők” listára, és a „Folyamatban” listán szereplő kártyák rendezése határidő szerint.

• Kártyák létrehozása az ismétlődő négyszemközti vagy csapatos megbeszélésekhez.

  • Naptári intervallum: Minden hétfőn 19:00-kor,
  • Művelet: Egy „Heti megbeszélések beütemezése” című új kártya létrehozása a „Teendők” listán.

Határidőparancsok

A határidőparancsok a kártya határidejét használják eseményindítóként. Beállíthatod, hogy a rendszer elvégezzen egy műveletet, amikor közeledik vagy elérkezik a kártya határideje, vagy adott idővel a határidő után.

Válaszd a Határidő lehetőséget az oldalsó menüből. Itt megtekintheted, szerkesztheted, másolhatod vagy törölheted a meglévő határidőparancsokat. Ha szeretnél létrehozni egy új parancsot, válaszd a jobb felső sarokban a Parancs létrehozása lehetőséget.

Első lépésként határozd meg az eseményindítót. A határidő típusú parancsoknál az eseményindító egy, a határidőhöz kapcsolódó intervallum, például „két nappal a kártya határideje előtt” vagy „a kártya határidejét megelőző hétfőn”.

Ha meghatároztad az intervallumot, válaszd ki a zöld plusz jelet az eseményindító jobb szélén. Ezzel hozzáadod a parancshoz.

Ezt követően határozd meg, hogy mi történjen, vagy hogy mit tegyen a Butler a megadott időközönként. A bekövetkező művelet lehet például egy kártya ismétlődő létrehozása, egy kártya áthelyezése vagy a teljesített kártyák archiválása.

Ha meghatároztad az eredményműveletet, válaszd ki a zöld plusz jelet az eseményindító jobb szélén. Ezzel hozzáadod a parancshoz.

Az új határidőparancs mentéséhez válaszd a jobb felső sarokban látható Mentés lehetőséget.

Íme néhány példa a határidőparancsok használatára:

• A csapat emlékeztetése a közelgő határidőkre.

  • Határidő állapota: Két nappal a kártya határidejének lejárta előtt,
  • Művelet: A kártya átkerül a „Közelgő határidő” című listára, és a rendszer ellátja egy sárga címkével.

• Lejárt határidejű kártyák megjelölése.

  • Határidő állapota: A kártya határidejének lejárta,
  • Művelet: A kártya a lista tetejére kerül, piros címkét kap, és megjelenik rajta a következő megjegyzés: „@kártya Mi a helyzet ezzel a feladattal?”.

Butler integrálása a levelezéssel és más alkalmazásokkal

A Butler a tábládon kívül is segítheti a munkádat: használd a meglévő Slack-, Jira- és e-mail-integrációkat. Így hihetetlenül egyszerűen és automatikusan megoszthatod az információkat és a frissítéseket a külső érdekelt felekkel, az ügyfelekkel vagy a munkatársakkal.

Slack

Tájékoztass mindenkit a fejleményekről: a Trello-táblád fontos frissítéseit tedd közzé egy adott Slack-csatornán.

Például létrehozhatsz egy ismétlődő naptári parancsot, amely minden hónap első napján létrehoz egy új „A csapat közös ebédhelyszínének kiválasztása” című kártyát a „Tennivalók” listán. Emellett hozzáadhatsz egy Slack-műveletet, amely közzétesz egy olyan üzenetet a csapat Slack-csatornáján, melyben megkéred a tagokat, hogy javasoljanak éttermeket, amelyeket érdemes lenne kipróbálni.

Jira

A Trello Jira-integrációja tökéletes választás, ha neked a Trellóban kell nyomon követned a munkát, egy munkatársad pedig a Jirát használja erre a feladatra. Tegyük fel például, hogy nemrég végeztél a közelgő szoftververzió kiadási megjegyzéseinek megszövegezésével. El kell juttatnod a megjegyzéseket a fejlesztőcsapatnak, akik gondoskodnak a közzétételükről. De a fejlesztők nem a Trellót, hanem a Jirát használják.

Ilyenkor például létrehozhatsz egy „Átadás a fejlesztőknek” nevű kártyagombot, amely létrehoz egy „Elkészült kiadási megjegyzések” című új Jira-ügyet. A Jira-ügyben megtalálható az általad elkészített kiadási megjegyzésekre mutató link, így a fejlesztőcsapat könnyedén hozzáfér a kiadásra szánt fájlhoz.

E-mail

Az automatikus e-mailek segítségével könnyedén tájékoztathatod a belső és a külső érdekelteket a munka állásáról. Az e-maileket ugyanúgy automatizálhatod, mint a szabályokat, a gombokat és a parancsokat.

A Butlerrel például automatikusan e-mailt küldhetsz az ügyfeleknek, ha visszajelzésre van szükség. Egyszerűen hozz létre egy szabályt, amely e-mailt küld, amikor egy csapattag (vagy a Butler) a „Visszajelzés szükséges” listára helyez egy kártyát.

A speciális ellenőrzőlisták segítségével mindig tudni fogod, hogy ki miért felelős

Az egyes részfeladatokhoz határidőket és tagokat rendelhetsz, így részletesen kialakíthatod az ellenőrzőlistákat. A részfeladatok a Naptárnézetben is láthatók, így pontosabban áttekintheted a közelgő tennivalókat. A kiosztott részfeladatok a csapattagok számára is megjelennek a Trello-munkatér „Saját tételek” részében.

A leglényegesebb adatok előtérbe helyezése az egyéni mezőkkel

Az egyéni mezők segítségével helyet adhatsz a csapatod munkájához szükséges egyedi és értékes információknak. Adj hozzá dátumokat, szövegeket, számokat, legördülő listákat és jelölőnégyzeteket, és címkézd meg őket a neked megfelelő módon.

Íme néhány példa az egyéni mezők használatára:

• Információk gyűjtése a szoftveres hibákról. A fejlesztőcsapat mezőket hozhat létre, amelyekkel rögzíthetik a hibák kontextusával kapcsolatos fontos információkat, például hogy milyen operációs rendszert, böngészőt és böngészőverziót használ a hibát jelentő ügyfél, valamint tetszőleges további adatokat.
• Átfogó toborzási folyamat létrehozása. A HR-csapat a létrehozott mezőkkel jobb rálátást nyerhet a jelöltek toborzási folyamatbeli helyzetére, például hogy beérkezett-e a jelölt portfóliója, hogy volt-e már interjún, és hogy van-e szükség a készségek felmérésére.

Most, hogy bepillantást nyertél az automatizációban rejlő korlátlan lehetőségekbe, vágj bele a Trello Enterprise fejlett testreszabásába és a nézetek használatába.