第 9 章
Enterprise 管理員與 Trello Enterprise 管理員儀表板
Enterprise 管理員在公司持續使用 Trello Enterprise 方面,扮演著重要的角色。他們負責監督整個 Enterprise 方案的設定,包括成員和成員權限、看板設定,以及核准的 Power-Up 和檔案共用工具。
誰應該是 Enterprise 管理員?
Enterprise 管理員可完整存取 Trello Enterprise 的設定和權限。因此,您的公司請務必仔細考量要讓誰成為 Enterprise 管理員。
以下是一些常見的 Enterprise 管理員範例:
- IT 部門的成員
- 負責管理員工/成員的人員
- 系統或網路管理員
每個公司都與眾不同。因此,決定 Enterprise 管理員的的方式可能會因為公司的需要而有所不同。只要記得,較高的權力也伴隨著更大的責任即可。
建議您設定一個程序,決定若現任管理員離職時,誰會擔任新的/替補的管理員。
管理 Enterprise 管理員狀態
只有目前的 Enterprise 管理員可以將其他的工作區管理員、看板管理員或團隊成員升級為 Enterprise 管理員。
![An image showing how to set Trello Enterprise Admin Status for members](http://images.ctfassets.net/rz1oowkt5gyp/ycBB4IFQE77cJQvTyH5lM/b46daa4e76f7a66f9c3191902bd6a67c/manage_image_1.png?w=540)
您可以從儀表板上的「Enterprise 方案成員」頁面,將 Enterprise 管理員狀態授予您 Enterprise 方案的成員。您在這裡可以移除 Enterprise 管理員狀態。
- 選取每個您要變更其管理員權限的成員左側的核取方塊。
- 在成員列表頂端的黃色反白顯示動作選單中,選取「Enterprise」。
- 從下拉式選單中,選擇是否要讓選取的成員成為 Enterprise 管理員、移除其 Enterprise 管理員狀態,或從 Enterprise 方案停用選取的成員。
目前,您無法將部分存取權 (例如 Enterprise 方案之外的成員管理功能) 指派給 Enterprise 管理員。
注意
不確定您是否為 Enterprise 管理員?請連絡 Trello 支援部門以進行確認,或在 Trello 執行個體右上角找到 Trello 行李箱圖示。
![An image showing the navigation icons on Trello Turn on screen reader support](http://images.ctfassets.net/rz1oowkt5gyp/5mfZAJbLnMikvbvv8sEAdo/e6c71a5869a1fa1b269f1eaf6a242269/manage_image_2.png?w=524)
什麼是 Enterprise 管理員儀表板?
將 Enterprise 管理員儀表板視為您的任務控制中心。在這裡,Enterprise 管理員可以存取整個 Enterprise 方案所適用的所有 Trello 重要安全性、成員和看板權限和設定。
在「Enterprise 管理員儀表板」中,管理員可以
- 新增或移除團隊成員;
- 提供或撤銷任何 Enterprise 方案成員的 Enterprise 管理員狀態;
- 管理獲核准的 Power-Up 和檔案共用方法;
- 檢視授權的基座和可用的授權;
- 設定預設的公司範圍看板觀看權限;
- 管理看板管理員權限,例如建立或關閉看板,及新增成員;
- 以及其他等等。
若要存取「Enterprise 管理員儀表板」,請選取 Trello 看板右上角的行李箱圖示。
檢視 Enterprise 管理員活動
您可以從側邊導覽選單的「稽核記錄」選項檢視和匯出 Enterprise 管理員活動。
![An image showing the link to the Audit Log on the Trello Enterprise Admin navigation menu](http://images.ctfassets.net/rz1oowkt5gyp/2LL8v4NipLTssqnEis80Da/29ca613a8b2ce99fd7bfe5aaeb55ec97/admin_activity_image_1.png?w=540)
記錄匯出至 Google 試算表並可包含
- 擱置中工作區核准;
- 成員資格變更;
- 整個 Enterprise 方案的權限設定;以及
- Power-up 管理。
檢視與管理團隊成員和訪客
「Enterprise 管理員儀表板」讓管理企業團隊成員和看板訪客變得輕而易舉。在側邊導覽選單中快速檢視成員、訪客與已停用帳戶的數目,或選取任何類別以存取您的管理工具。
![A view of the Enterprise Admin Dashboard](http://images.ctfassets.net/rz1oowkt5gyp/4DVUR5o1umVSCY5IZWklly/d17e4b838db01f064552370c566ffb16/viem_and_mange_image_1.png?w=540)
以下是不同成員類別的細目:
- 付費 Enterprise 方案成員:您 Enterprise 方案中的有效授權 Trello 使用者。您身為 Enterprise 管理員,可以完全管理這些成員的權限。
- 免費託管帳戶:貴公司未經授權的 Trello 使用者。這些使用者是您已宣告網域的一部分,但依預設無法存取 Enterprise 工作區或看板。您必須邀請他們成為訪客。
- 看板訪客或查閱者:屬於您 Enterprise 方案或公司以外協作者的免費帳戶。
- 停用的帳戶:Enterprise 管理員已從 Enterprise 方案和 Enterprise 工作區停用的帳戶。
尋找成員
要在大型組織的數百個 (或幾千個) 人之中追蹤一位成員,可能會令人怯步。「Enterprise 管理員儀表板」提供數個選項,可讓您輕鬆找到團隊成員。
![An image showing how to find members in the Trello Enterprise Admin Dashboard](http://images.ctfassets.net/rz1oowkt5gyp/6lDatHdxo1yuEgAXTwcSrW/eea5b885cd9befc6a15d01aed8c4ab75/view_nad_manage_image_2.png?w=540)
- __搜尋。__使用搜尋欄位可依 @ 控制代碼或名稱搜尋團隊成員。系統會依照您的輸入篩選結果。
- __篩選依據。__使用提供的任何篩選條件來縮小團隊成員列表。選項包括依團隊、轉移狀態、最近活動 (30/60/90 天) 和管理狀態。
管理成員狀態
在管理成員的啟用中或已停用狀態時,您可以選擇個別或大量管理狀態。
![An image showing how to manage Trello members' activation statuses](http://images.ctfassets.net/rz1oowkt5gyp/4icWt0yY3RujnT1vjeCzrm/cb9b3a2221671bd15077031935f0d10c/view_and_manage_image_3.png?w=540)
若要停用團隊成員,您可以
- 選取成員列最右側的「停用」;
- 選取所需成員名稱左側的核取方塊,然後選取「停用」;或
- 選擇停用所有顯示的成員,方法是先選取列表頂端的「全選」,然後選取「停用」。
*若要讓先前停用的 Enterprise 成員再次啟用,請在左側導覽選單中選取「已停用」帳戶,然後按一下「*重新啟用」
了解 Enterprise 方案帳戶 vs. 免費託管帳戶
屬於您 Enterprise 方案 (並可存取重要 Enterprise 方案內容與看板) 的成員,必須是經授權的 Enterprise 方案成員。
您 Enterprise 方案的授權 (亦即基座) 數目,取決於貴公司的 Trello 帳戶。您可以在「Enterprise 管理員儀表板」的側邊導覽選單底部輕鬆檢視可用授權的數目。
![An image showing an example of seat usage in the Trello Enterprise Admin Dashboard](http://images.ctfassets.net/rz1oowkt5gyp/4TwySa59cIHlYGzf4xEamh/a61ec382f4bd0193fd397b9d7179af75/enterprise_vs_free_image_1.png?w=484)
以下是授權與免費使用者的快速分類:
授權的 Enterprise 方案帳戶。您 Enterprise 方案中的付費 Trello 帳戶。
這些使用者可以檢視所有開放組織觀看的看板、受邀加入任何 Enterprise 工作區,以及可完整存取所有的付費 Trello 功能,例如檢視、Power-Up 及 Butler 自動化。
由於這些使用者是 Enterprise 方案的一部分,因此受 Enterprise 管理員的管理。
__免費託管帳戶。__透過宣告網域與貴公司相關聯的免費 Trello 帳戶。
這些使用者未授權成為您的 Trello Enterprise 方案的一部分。
由於這些使用者不屬於您的 Enterprise 方案,因此這些使用者無法存取 Enterprise 工作區或看板,且無法受到管理,因為 Enterprise 管理員只能管理授權的 Enterprise 方案帳戶。
是否已宣告貴公司為 Atlassian 組織?
當您連結 Trello Enterprise 與 Atlassian 組織時,這兩個空間會根據組織的宣告網域來分享同一組託管的成員。任何在宣告的網域上擁有電子郵件地址的 Trello 使用者,都將成為 Enterprise 方案和組織的免費託管成員。
將 Enterprises 授權授予使用者
您可以將授權授予使用者,最多可達 Enterprise 帳戶包含的數目。將授權授予成員的方式有以下兩種:
- 將成員新增至 Enterprise 內的工作區。
- 選取成員名稱最右邊的「授予授權」按鈕,即可將授權授予成員。您可以在「Enterprise 管理員 - 儀表板」上側邊導覽選單的「免費託管使用者」類別中,找到未經授權的成員。您也可以手動將授權授予各自類別中的「看板訪客」。
![An image showing how to grant an Enterprise license to a Trello user](http://images.ctfassets.net/rz1oowkt5gyp/4cAKMiNAHecogiz5hIGXb4/856e982f5bb47805bec2e396389d0506/grant_image_1.png?w=540)
將使用者的授權從您的 Enterprise 方案帳戶中移除
您可以隨時撤銷成員的授權,只要停用其對 Enterprise 方案的存取權即可。停用後,該成員將不再被視為經授權成員,也無法存取 Enterprise 方案中的任何看板或工作區。
停用時,任何與您 Enterprise 方案的身分識別提供者相關的啟用中 SSO 工作階段都會終止,該使用者將會登出。
![An image showing how to deactivate an Enterprise license for a Trello user](http://images.ctfassets.net/rz1oowkt5gyp/3SrorwcRmKDsvFx9hecYDH/6b1c2b16c615d8aa1325504127696b1b/grant_image_2.png?w=540)
重要
已停用的使用者仍然可以透過 SSO 登入。如果您想要防止他們存取帳戶,請務必同時在您的「身分識別提供者」中停用該使用者。
自動佈建與取消佈建
您可以透過自動佈建來大量建立免費託管的 Trello 帳戶。但是,目前無法大量套用 Enterprise 方案授權。您必須個別套用授權,並將使用者個別新增至工作區。
想要完全停用帳戶嗎?而不是只是將帳戶從 Trello Enterprise 中刪除?admin.atlassian.com 提供帳戶停用功能,但 Trello Enterprise 管理員儀表板未提供。
檢視與管理 Enterprise 工作區
與成員一樣,「Enterprise 管理員儀表板」可簡化透過 Enterprise 方案管理工作區的程序。在側邊導覽選單中快速檢視 Enterprise 工作區、非 Enterprise 工作區和擱置中要求的數目,或選取任何類別以存取您的管理工具。
![An image showing how to view Workspaces in the Trello Enterprise Admin Dashboard](http://images.ctfassets.net/rz1oowkt5gyp/1eRAUhE2BNgd2a7zPzk6hp/551bb39fa84243fd72043c77d58e6a3f/enterprise_workspaces_image_1.png?w=540)
以下是不同工作區類別的細別:
- __Enterprises 工作區:__您或其他 Enterprise 管理員已核准成為 Enterprise 一部分的工作區。下一章中討論的所有工作區和 Power-Up 設定均適用於這些工作區中的成員和看板。
- 非 Enterprises 工作區:由 Enterprise 以外的 Enterprise 託管成員所管理的工作區。
- 擱置中:已要求加入 Enterprise 的工作區。
升級非 Enterprise 工作區
工作區有兩種方式可加入 Enterprise 方案:由 Enterprise 管理員新增,或要求加入 Enterprise 方案並要求 Enterprise 管理員核准該要求。
![An image showing how to upgrade a Trello Workspace to Enterprise](http://images.ctfassets.net/rz1oowkt5gyp/4TGyC7Zc2C0RJoiex12dvK/409468c41ec60a28f61b8c4ead37828d/upgrade_non_image_1.png?w=540)
重要
若要升級為 Enterprises 工作區,所有目前的工作區管理員必須皆屬於公司宣告的網域 (例如:Acme Inc 宣告網域為 acmeinc.com)。
新增非 Enterprise 工作區
請從非 Enterprise 的工作區頁面,找出您想新增到 Enterprise 的工作區,並選取新增至 Enterprise。就這樣,就是這麼簡單。
![An image showing how to upgrade a Trello Workspace to Enterprise](http://images.ctfassets.net/rz1oowkt5gyp/2c3ZGsESexLGoff6wA7GlQ/1aff94c5bc373bc87229a51852abf865/upgrade_non_image_2.png?w=540)
在提交至升級前,Trello 會通知您將從免費託管成員轉換成授權 Enterprise 方案成員的人數。
- __如果工作區中已經有經授權的成員該怎麼辦?可授權他們兩次嗎?__經授權的成員將無法套用第二個授權。Trello 只會將可用的授權套用至工作區中的免費託管成員。
- __如果我們沒有足夠的授權,該怎麼辦?__如果升級一個工作區會超過可用的 Enterprise 授權數目,則在您 [購買更多授權] 之前,Trello 不會讓您確認升級。
核准 (或拒絕) 加入 Enterprise 方案的要求
工作區管理員可以要求 Enterprise 管理員升級其非 Enterprise 工作區。一旦升級,工作區便可以存取所有 Trello Enterprise 功能,並受到 Enterprise 管理員設定的任何安全性權限所限制。
![An image showing how to request an upgrade for a non-Enterprise Trello Workspace](http://images.ctfassets.net/rz1oowkt5gyp/6JkIMDvp8AopwCNPHArCu1/1403e7797d2a2488a8c28c4f9640e9f6/approve_image_1.png?w=540)
從工作區「設定」分頁的「新增至 Enterprise」區段中,選取「要求」。如果工作區管理員屬於多個企業,則 Trello 會要求他們從下拉式選單中指定要加入的 Enterprise 方案。
身為 Enterprise 管理員,您可以在「Enterprise 管理員儀表板」的側邊導覽選單上,核准或拒絕任何要從「擱置中」類別加入企業的要求。
![An image showing a view of pending requests in a Trello Enterprise Admin Dashboard](http://images.ctfassets.net/rz1oowkt5gyp/9tb7ssvn9af1BetLCO81a/9f884d88681feb5a3c6a2e0ad4690cdf/approve_image_2.png?w=540)
如上所述,您可以檢視升級後有多少免費成員會成為授權 Enterprise 方案成員,以及工作區是否包含任何不符合 Enterprise 方案安全限制的成員。Trello 會在升級核准後自動停用這些使用者。
![An image showing a view of Trello Workspace members in a Enterprise Admin Dashboard](http://images.ctfassets.net/rz1oowkt5gyp/2RcTSKLcEhzbo7JiZzVoZ6/7060ddaeedd8ae3e829db5248fdeb21a/approve_image_3.png?w=540)
篩選工作區成員時,有幾個選項:
- 依團隊。依成員所屬的工作區篩選成員。
- 依轉移。從非託管成員中篩選出託管成員。
- __依最後一個活動。__依成員在 Trello 中的最後一個動作或活動篩選成員。選項包括 30 天、60 天和 90 天。您無法定義自己的自訂日期範圍。
- __依管理員狀態。__依工作區管理員或 Enterprise 管理員狀態篩選成員。您可以在此將使用者升級為「工作區管理員」和「Enterprise 管理員」
您可以個別或大量管理工作區成員資格,就像停用工作區成員一樣。
- 選取您要變更其成員資格的每位成員左側的核取方塊。如果您想變更所有已列出成員的成員資格,也有「全選」選項可供選擇。
- 在成員列表頂端的黃色反白動作選單中,選取「工作區」。
- 從下拉式選單中,選擇是否要對所需要的工作區新增、移除、停用或重新啟動選取的成員。
一旦您做了選擇後,Trello 會通知您有關您要求的狀態。您會得到已成功新增或移除成員、哪些成員已經是工作區的一部分,以及因限制而無法新增或移除哪些成員等細節。
![An image showing how to manage Trello Workspace members in bulk in an Enterprise Admin Dashboard](http://images.ctfassets.net/rz1oowkt5gyp/72Hdzura87EcLt9VmZhu6K/177aa1b91081bfe5788987e2a926849e/approve_image_4.png?w=540)
現在您已經瞭解「Enterprise 管理員儀表板」的運作方式,是時候談論整個 Enterprise 方案的權限了。